Уважаемые коллеги и партнеры!
Как правило, новогодние программы - это стресс для сотрудников, занимающихся организацией мероприятия, и директоров, принимающих решение о его проведении.
Цель данной статьи - рассказать Вам, как организовать Новогодний корпоратив наилучшим образом и сделать так, чтобы подготовка не стала для Вас головной болью, а мероприятие прошло на высоком уровне за разумные деньги.
Предстоящий новогодний сезон 2019 года станет для нашей Компании юбилейным - десятым. Надеемся, что накопленный нами опыт будет полезен для Вас.
Рассмотрим основные моменты, которые необходимо учитывать при подготовке к новогоднему мероприятию:
Временной фактор
Пословица «готовь сани летом» наиболее точно определяет период, когда необходимо начинать подготовку к празднованию корпоративного нового года. Связано это с тем, что если при подготовке любого другого корпоративного мероприятия, будь то летний тимбилдинг, конференция или обучающий семинар, Вы сами назначаете дату и при необходимости можете ее перенести, то новогодний сезон диктует свои условия.
Большинство Компаний заинтересовано провести новогодний корпоратив в одну из пятниц, реже суббот, во второй половине декабря. Так образуются «горячие» даты - это одна из главных особенностей организации новогодних корпоративов. На эти даты приходится максимальная нагрузка у всей цепочки задействованных в мероприятии организаций и персонала: транспортная компания – площадка – служба организации питания – эвент-агентство – ведущий на банкет и ди-джей – фотограф – артисты и т.д. Отсюда вытекает главное правило подготовки к корпоративному Новому Году - подготовка начинается не позже сентября–октября.
Своевременное бронирование услуг по организации Вашего праздника позволит не только быть уверенными в том, что он состоится именно в том виде, в котором этого хотите Вы, но и позволит получить наилучшее предложение по стоимости услуг. Мы можем сказать на примере ценовой политики нашей Компании: до 15 ноября мы готовы предлагать наши новогодние программы на горячие даты по стандартной стоимости, а в будние дни (с понедельника по четверг) еще и предоставим скидку на программу. Никакого подвоха в этом нет - просто мы заинтересованы в своевременном планировании нашего графика.
Есть еще один вариант выбора сроков новогоднего корпоратива - проведение программы в январе, сразу после Новогодних каникул. Этот вариант позволит оптимизировать бюджет, а также подойдет для организаций, которые по своей специфике сильно загружены в декабре. Самый поздний корпоративный Новый Год в истории нашей Компании состоялся….. 1 марта. Бывает и такое:) Очень весело было в первый день весны смотреть на Деда мороза и Снегурочку. Но сценарий праздника был задуман так, что не вызвал у участников непонимания или недовольства.
Вывод очевиден - только предварительное бронирование гарантирует как свободных подрядчиков, так и адекватную стоимость.
Подбор места проведения корпоративного мероприятия
Московский регион предлагает большое количество вариантов площадок, как в городе, так и за его пределами. Если Вы выбираете программу в помещении, можно найти подходящий банкетный зал, ресторан или кафе в пределах города, в районе Вашего офиса или рядом со станцией метро, чтобы всем сотрудникам было удобно добраться до дома после праздника. Но наиболее удобные московские площадки по сочетанию цена/качество/месторасположение в предновогодний период резко повышают цены на аренду и питание.
Поэтому мы рекомендуем найти площадку для новогоднего корпоратива за городом. Это может быть парк-отель, дом отдыха, пансионат, кафе или ресторан в живописном месте. Условия аренды, питания и сервиса там будут намного лучше, а руководство сговорчивее - Вы сможете подробно обсудить все детали меню и уточнить прочие мелочи, столь важные при организации банкета.
При этом бюджет даже с учетом трансфера наверняка будет ниже, чем аналогичное предложение в черте Москвы. И самый главный плюс – это большой выбор вариантов для организации программы. Вы можете выбрать программу как в помещении, так и на улице, а можете совместить оба варианта. Ваши коллеги наверняка оценят такой нестандартный подход к выбору места для праздника и надолго запомнят новогодний корпоратив на природе! Ведь что может быть лучше чашечки горячего глинтвейна в теплом зале ресторана, выпитого после веселой программы на свежем воздухе в окружении заснеженных елок?
Содержательное наполнение мероприятия
Самый важный вопрос – это, собственно, сама новогодняя программа. Каждая Компания решает этот вопрос по-своему, в зависимости от размеров Компании, предполагаемого бюджета, корпоративной культуры, истории новогодних корпоративов прошлых лет, но практически все организации в том или ином виде отмечают этот праздник. Если в компании богатая история и это уже далеко не первый совместный новогодний корпоратив, перед ответственным за мероприятие сотрудником ставится непростая задача - сделать мероприятие оригинальным, запоминающимся, создать интригу среди сотрудников, что позволит максимально повысить мотивацию и процент участия в празднике.
Именно поэтому мы не будем останавливаться на банальных и общепринятых форматах, таких как заказ банкетного зала и согласование меню. Такой корпоратив уже был у каждого сотрудника и уже стал восприниматься с некоторой долей негатива: «опять ресторан, пьянка….» Что бы избежать подобных высказываний и обеспечить максимальную явку, мы предлагаем рассмотреть следующие варианты организации и проведения корпоративного Нового Года:
1. Ресторан с наполнением
По сути ничего нового в этом варианте нет. Просто помимо застолья в ресторан приглашается Ведущий, который оформляет мероприятие, помимо самого ведения банкета проводит различные конкурсы. Также необходим ди-джей для музыкального оформления банкетной программы и проведения дискотеки. В зависимости от бюджета можно пригласить артистов различного жанра, фокусников, танцевальные или вокально-инструментальные ансамбли.
Плюсы данного варианта:
- Простота организации, особенно если коллектив более 200 человек.
- Относительно невысокий бюджет (хотя тут все зависит от популярности приглашенных звезд).
- Не требуется выделять на мероприятие весь рабочий день.
Минусы:
- По сути это стандартный вариант, удивить сотрудников можно лишь пригласив суперпопулярных звезд эстрады, но при этом пропадает бюджетность мероприятия.
- Не все сотрудники вовлечены в процесс, любой может покинуть мероприятие, когда стало неинтересно.
- Если сотрудник не участвует в развлекательной программе, он проводит все время за столом и может перебрать с горячительными напитками.
2. Программа в помещении с вовлечением каждого участника в программу
Данный вариант предполагает обращение в специализированную Компанию, которая может предложить Вам различные сценарии тимбилдинга в помещении. «Опять тимбилдинг? Мы проводили его летом!» - скажете Вы. «Да!» - ответим мы, - «но тимбилдинг не обычный, а именно новогодний, имеющий оригинальный тематический сценарий».
Плюс данного варианта:
- Каждый сотрудник с первой минуты программы вовлекается в процесс.
- Все программы построены по принципу совместного созидания, стремления к общей цели. Это позволяет дополнительно сплотить коллектив, т.е. не просто поощрить сотрудников новогодним корпоративом, а получить ощутимую пользу в виде слаженной команды.
- Как правило, на таких программах сотрудники присутствуют до конца, ощущают свою значимость для Компании и коллектива.
- Заметно уменьшается процент сотрудников, не рассчитавших свои силы в борьбе с «зеленым змием».
Минусы:
- Необходим дополнительный бюджет на оплату услуг организаторов программы тимбилдинга.
- Сложно донести информацию до каждого, что это будет не обычный новогодний корпоратив с банкетом, а что-то новое и интересное, и не все сотрудники прибудут на мероприятие.
3. Выездное мероприятие за городом
В данном случае мы предлагаем провести новогоднее мероприятие в формате полноценного выезда за город на целый день или даже на несколько. Здесь возникают большие возможности для творчества - можно реализовать как программы, описанные выше, так и программы на свежем воздухе.
Но если принято решение покинуть город, то стоит рассмотреть вариант активной программы тимбилдинга на природе. Для многих сотрудников такая программа будет в новинку, что позволит решить поставленную задачу удивить коллектив новым необычным форматом и повысить лояльность к Компании. Даже в разговоре с друзьями или членами семьи, Ваши сотрудники смогут с гордостью рассказать, как их Компания провела новогодний праздник.
Программы новогоднего тимбилдинга позволят не только весело и активно развлечься на природе и подышать свежим воздухом, но также помогут максимально эффективно решить задачи командообразования.
Как правило, если Вы решили проводить программу в данном формате, главный вопрос, который мы слышим: «Не замерзнут ли участники мероприятия, ведь на улице зима?» «Нет!» - уверенно отвечаем мы. Все новогодние программы продуманы до мелочей. Все участники активно двигаются, что не позволяет замерзнуть, но при этом все задания и упражнения не требуют от участников особой спортивной подготовки и по силам абсолютно каждому, вне зависимости от пола и возраста.
Плюсы данного варианта:
- Максимальный процент явки сотрудников.
- Необычно, активно, зрелищно, запомнится надолго.
- В процесс вовлечен каждый сотрудник.
- Помимо развлечения такая программа позволяет максимально сплотить коллектив и решить задачи командообразования.
- Площадки тимбилдинга за пределами столицы значительно дешевле по условиям аренды и питания, чем различные кафе, рестораны и банкетные залы в Москве.
Минусы:
- Требуется выделение дополнительного бюджета на оплату услуг организаторов тимбилдинга.
- Требуется организовать трансфер.
- Необходимо выделить целый рабочий день, а если такой возможности нет - проводить мероприятие в субботу. Но это, как мы писали выше, условный минус, ведь подарив сотрудникам новогодний праздник, Вы поощряете их за работу в течение прошедшего года и вдохновляете на подвиги в наступающем.
- Этот вариант более сложный по общей организации, но для решения этой проблемы есть мы!
4. Совмещение обучения с новогодним праздником.
Это довольно редкий способ отметить корпоративный Новый год. Он похож на предыдущий вариант – проводится за городом в течение целого рабочего дня, только вместо новогодней игры в развлекательном формате, участникам предлагается пройти командообразующий тренинг «Веревочный курс».
Данный вариант актуален в случаях, когда по итогам года руководство осознало, что в рабочем коллективе образовались реальные проблемы коммуникаций, которые ставят под угрозу эффективную работу Компании в новом году. Этот формат подойдет также тем компаниям, где есть явные проблемы в коллективе и нет бюджета провести отдельно тренинг и новогодний праздник.
Плюсы данного варианта:
- «Веревочный курс» - это самый эффективный способ для решения проблем коммуникации в коллективе.
Минусы:
- В период новогодних праздников трудно создать у участников правильную мотивацию перед тренингом, ведь все ждут праздника, а не обучения.
Исходя из этого, мы все же рекомендуем проводить тренинг отдельно. Хорошо работает метод «кнута и пряника»: в декабре можно провести командообразовательную игру, поднять командный дух, но при этом заставить немного задуматься о том, как происходит общение внутри коллектива. А сразу после новогоднего торжества, в течение ближайших месяцев, пока свежи воспоминания о новогодней программе, провести полноценный командообразующий тренинг.
В статье мы привели всего лишь основные форматы новогодних корпоративов. Если у Вас уже были все перечисленные выше новогодние мероприятия – звоните нам и мы расскажем о наших авторских разработках, которые пока не готовы публиковать в открытых источниках.
Уверены, мы сможем удивить Вас и Ваш коллектив!