Множество дел и срочных дедлайнов падают на Вас один за одним? Вы не успеваете справиться с одним, так сразу же добавляется масса новых задач? Что делать? Как справиться со всем этим и научиться делегировать задачи другим, освободив время для себя? Управлять своим временем можно по-разному, но мы постарались найти самый простой способ.
Для начала давайте разделим все Ваши задачи на срочные и менее срочные, а кроме того, на важные и неважные. Думаю, Вы понимаете, что начинать всегда нужно со срочных и важных!
Грамотно раскидав дела согласно табличке, можно прийти к пониманию, что у Вас есть возможность экономить время на части задач. Более того, что-то можно с успехом поручить другим людям.
Конечно, если Вы привыкли принимать все решения сами с этим могут возникнуть некоторые психологические сложности, но со временем их можно преодолеть.
А можно и вовсе игнорировать какие-то задачи. Умение говорить однозначное «нет» — одно из самых важных при расстановке Ваших приоритетов. Оно позволяет освободить время для действительно значимых задач — тех, которые соответствуют Вашим целям.
Незначительные дела
Как правило, большую часть этих дел можно без значительного ущерба игнорировать, даже, если дедлайны поджимают, какое это имеет значение? Проблема с этой категорией дел, в том, что можно легко ошибиться, допустить неловкий просчет, решить, что перед Вами неважное дело, а потом узнать, что Ваша компания — банкрот.
Например, Вы можете посчитать, что нет необходимости работать с определенной документацией. А первая же проверка укажет Вам, что это было крайне неверное решение. Поэтому можно распределять задания по степени важности в отдельной табличке по шкале от 1 до 5, где 1 — задачи с наивысшим приоритетом, а 5 — можно спокойно игнорировать.
Важные дела
Тут все ясно, их надо выполнять, сомнений быть не может. Ранжировать такие задачи лучше одновременно и по значимости, и по срочности. Главное, всегда видеть актуальные задачи и уметь их распределять. Обычно, Вы будете интуитивно догадываться, что является самым важным. Иногда, можно посовещаться с коллегами, чтобы более верно распределить приоритеты.
Делегирование
Чтобы быть уверенным, что задачи, которые Вы делегировали подчиненным не будут полностью провалены, а то и приведут к краху всей организации, начинать надо с малого, плавно увеличивая нагрузку на подчиненных. Правильный персонал и эффективная команда — залог Вашего успеха.
Идеальный тип деятельности компании, это, когда Вам почти не надо работать самому. Пожалуй, данная мечта неосуществима, но приблизиться к ней вполне возможно. Важно развивать у сотрудников умение принимать решения самостоятельно, и пусть первое время за ними придется присматривать и направлять — это неизбежно — но позже Ваша организация может начать работать, как часы. Начинать делегирование лучше с менее важных дел, все больше отпуская ситуацию со временем.
Примерный алгоритм делегирования может выглядеть так:
- Совместное выполнение, когда Вы выполняете задачу вместе с другим человеком.
- Инструктаж по самостоятельному выполнению задачи.
- Позволить другому человеку выполнить задачу самостоятельно.
- Оценить результаты работы и принять решение о передаче задачи на постоянное выполнение подчиненному.
- Начать передавать другие задачи, возвращаемся к пункту 1.Конечно, иногда Вам все равно потребуется быть суперменом и брать на себя самые сложные и неразрешимые задачи, но количество нагрузки при грамотном ее распределении значительно сократится. Помните, что только Вы полностью и абсолютно заинтересованы в успехе Вашего предприятия, никто не будет иметь такую мотивацию, как владелец компании. Поэтому через отдельные дедлайны и проекты придется прорываться только Вам.
Научиться делегированию поможет только практика, другого пути тут нет. Попробуйте в течение двух недель любым удобным для себя способом отмечать задачи, которые можно не выполнять самостоятельно, а передать их другим людям для оперативного управления!
Если на данный момент Вам немного страшно пойти на делегирование задач, которые относятся к вопросам представительства Вашей компании, взаимоотношений с поставщиками и контрагентами, то остается констатировать две вещи: или Вы научитесь делегировать такие задачи, или будете и дальше перегружать себя на работе. Выбор остается только за Вами!
Надеемся, что Вы сможете подобрать наиболее комфортный способ распределения задач!
А если Вы хотите больше узнать о возможных предложениях по аренде различных объектов, посетите наш сайт