Статья от автора телеграм-канала Коала рассказала про жизнь в Австралии
Неважно, пишете вы в поддержку Apple Store или подаетесь в аспирантуру за рубежом – умение хорошо писать на деловом английском будет главным фактором успеха. К сожалению, в наших школах учат самым базовым вещам вроде Dear Sir/Madam, но дальше не продвигаются.
При этом правильный тон письма, вежливая настойчивость, аргументированная просьба или жалоба помогут добиться больше, чем вы думаете. После четырех лет жизни в Австралии и непрерывной переписки с университетской администрацией, работодателями и поддержкой интернет-магазинов делюсь приемами, которые облегчат жизнь и принесут желаемый результат:
Структура письма
1. Приветствие
Если знаете имя адресата или департамента, обязательно указывайте его в начале письма. Dear Sir/Madam подходит только если не удалось установить личность отвечающего. Личное обращение накладывает больше ответственности на получателя, в отличие от безличного. Примеры обращений:
Dear Chris, – если у адресата нет особого титула вроде профессора или доктора, вполне приемлемо обратиться по имени.
Dear Professor Brown/ Doctor Richardson/ Captain Barry, – если у человека есть титул, пишите его плюс фамилию.
Dear Mr. Jensen, – формальное обращение, подходит когда пишете незнакомому человеку и хотите подчеркнуть официальность. Если собеседник – женщина, то пишите Ms. (это обращение годится для замужних и незамужних, в отличие от Mrs). После первого ответа собеседника можно перейти на обращение по имени – Dear Mark
Dear Susan and Lucy, – если письмо адресовано больше чем одному человеку
Dear Customer Support/ Recruitment Officer/ Academic Team, – если имя неизвестно, можно направить письмо в департамент или указать предполагаемую должность адресата.
Кстати, совсем не обязательно начинать письмо с Dear, хоть это и универсальное обращение. Следите за тем, как отвечает собеседник, и подстраивайтесь под него – часто вместо формального Dear пишут Hi/Hello/Good morning [имя]. Это вполне вежливые приветствия.
Единственное, чего стоит избегать – слова Hey. Никогда не пишите Hey, если не находитесь в приятельских отношениях с адресатом. Это очень фамильярно.
2. Представьтесь
Никогда не помешает представиться и объяснить, зачем вы пишете:
My name is Maria, I am a graduate of Moscow State University and am writing about a potential PhD position in your department/ I have purchased your product recently/ I am taking your course in Linguistics/ I found your job advertisement for the position of __ very interesting.
3. Суть письма: вопрос, просьба, извинение, жалоба
- Если задаете вопрос: I was wondering about/ I would like to ask/ I have a question regarding __.
- Если просите: I was wondering if you could please__? / Could you kindly__? / Is there any chance you could __, please?
- Если извиняетесь: I would like to sincerely apologise for __/ My apologies for__/ Sorry about __.
- Если жалуетесь: I would like to complain about/ I had a frustrating experience with/ I am dissatisfied with/ I would like to express my disappointment about __.
В конце жалобы обязательно укажите, чего хотите от получателя. Если напишете длинное описание проблемы и не укажете желаемых действий, то с большой вероятностью получите отписку с вежливыми извинениями. Требуйте возврата денег, обмена товара, пересмотра оценки за эссе – главное, вежливо и настойчиво аргументируйте почему, снабдите письмо подробностями и словами вроде “could you kindly/ please”.
4. Благодарность
Очень важно поблагодарить адресата – за что именно зависит от контекста, но благодарность нужна всегда.
- Заранее спасибо: Thank you very much in advance/ Many thanks in advance
- Благодарю за рассмотрение предложения или кандидатуры: Thank you for your consideration
- Спасибо за поддержку: Thank you in advance for your support/ your help
- За понимание: Thank you for your understanding
- Если собеседник уже ответил вам, то в последующем письме после приветствия сразу пишите благодарность за информацию или ответ: Many thanks for the information/ your reply/ your email.
5. Подпись
Стандартный вариант:
Kind regards/ Best regards,
Michael Shaw
Менее заезженный вариант:
Best,
Derek Yu
Можно объединить подпись и благодарность:
Many thanks,
Sarah
Неформальный вариант:
Cheers/ All the best,
Chris
Если очень хочется подчеркнуть официальность, то пишите:
Sincerely,
Anne
Последнее обращение старомодное и его лучше приберечь для случаев, когда вы зовете важного гостя на мероприятие, например.
Общие принципы
Краткость
Уважайте время получателя и пишите короткими предложениями по делу. Избавляйтесь от длинных предложений со знаками препинания, особенно если не уверены в пунктуации.
Абзацы
Каждая смысловая часть письма должна начинаться с нового абзаца, даже если предыдущий абзац состоит из одного предложеня. Приветствие, благодарность за ответ на предыдущее письмо, первый вопрос, второй вопрос, благодарность за будущий ответ – отдельные абзацы.
Внимательность к тону собеседника
Следите, как оформляет письмо ваш собеседник и подстраивайте интонацию и конструкции под него.
Сокращения: по ситуации
В официальном письме не стоит писать I’m вместо I am, однако в коротких и не слишком формальных письмах это допустимо. Опять же, следите за тоном собеседника.
Особенности стран
Адаптируйте уровень вежливости под страну получателя. В Штатах многие не заморачиваются по поводу всяких if I could kindly ask you, и не ожидают супер-вежливости от других. А в Англии наоборот – стоит один раз написать regards вместо kind regards - и это все, уже passive aggression. Австралия по культуре вежливости находится ближе к Англии. Если сомневаетесь, лучше пишите слишком вежливо, чем наоборот.
Секретные приемы
- Если нужно, чтобы ответили поскорее: I would appreciate your quick response – many thanks in advance/ Сould you please reply as soon as possible. Кстати, as soon as possible иногда сокращают как ASAP.
- Если сами долго не отвечали: Apologies for my delayed response
- Хороший тон – ответить на письмо в течение пары рабочих дней
- Если прикрепляете файл: Please find the [document] attached
- Избегайте восклицательных знаков в деловой переписке. У нас принято писать Дорогой Аркадий!, но в английском это – дурной тон.
- Small talk: если знакомы с собеседником и хотите написать пару любезностей перед тем как перейти к делу, то пишите о погоде, каникулах или понадейтесь, что у человека все в порядке.
Заключение: деловой английский в борьбе за справедливость
Однажды администрация моего университета необоснованно отказалась спонсировать программу обмена в Китае, на которую меня уже приняли. Я написал длинное письмо, где вежливо, но настойчиво раскритиковал нарушенное обещание и предложил варианты разрешения проблемы. Приведу отрывок – обратите внимание на структуру и вводные слова, а не на содержание:
I see several ways in which the College might resolve this:
1. Review the decision to withdraw me from the program despite the latest academic assessment.
2. Review the course outline once again and check its compliance with the Overseas Short Course policy. I hope the College might have another look at the course at SJTU.
3. Provide funding for me to do the course at the exchange university regardless of whether the application I will send today is successful.
I am happy to cooperate with you to find the best solution.
В результате несправедливое решение поменяли, деньги выделили, и я поехал учиться в Китай. К сожалению, другого студента, который не пожаловался и не написал письмо с требованием пересмотреть ситуацию, никуда не отправили. Будьте настойчивы.
Все, о чем я написал – общие ориентиры, не претендующие на исчерпывающую инструкцию. Научиться деловому письму по-английски можно только через собственный опыт, но я надеюсь, что эта статья станет хорошей отправной точкой. Если статья оказалась полезной – не забудьте сохранить ее в закладки и поделиться ей с друзьями и коллегами.
Подписывайтесь на телеграм-канал Коала рассказала, чтобы научиться другим приемам английского и узнать о приключениях москвичей в Австралии.