Как только приходит идея организовать какое-нибудь мероприятие (особенно большое и затратное), первая мысль - монетизировать как будем? Если не заработать миллионы, то хотя бы отбить расходы )) Трезво оценивая ситуацию с мотофестивалем, мы понимаем:
· до хорошего заработка на билетах мы не вполне доросли (пока не так известны, как хотелось бы);
· вложить в рекламную кампанию очень много денег тоже возможности нет;
· аренда площадки - одна из самых больших статей расхода, на бартер договориться нереально;
· очень много запланированных и непредвиденных накладных расходов.
В нашем случае достаточно сложный, но самый реальный вариант - привлекать к сотрудничеству партнеров и спонсоров. Компании и бренды, которые разделяют наши ценности, и которым будет интересна наша аудитория.
Времена, когда можно было предложить разместить баннер на площадке мероприятия и попросить за это денег, ушли давно и безвозвратно. Нужны креативные идеи, интересные и органичные интеграции спонсорского продукта в событие, нестандартные подходы. И все это на фоне финансовых сложностей - после кризиса 2014 года очень многим компаниям срезали маркетинговые бюджеты. Да и стантрайдинг - не самый известный вид спорта.
С чего мы начинаем? С грамотной подготовки презентации и спонсорских пакетов. Для этого мы обратились в лучшее на рынке агентство, которое занимается подготовкой и упаковкой проектов для работы с партнерами.
Первый этап - заполнение брифа.
И это действие заняло у нашей команды несколько дней. Вроде бы чуть более 10 вопросов о готовящемся мероприятии, что там может быть сложного? А потому что каждый пункт требует ответа не на "что", а "почему" и "зачем".
Почему выбрана именно эта площадка? Зачем спонсору сотрудничать с вами? Какая главная идея мероприятия? Кто будет вас поддерживать информационно? Почему вы решили, что ваш проект станет успешным?...
Один вопрос о целевой аудитории чего стоит. Никогда, никогда, никогда ни у какого проекта или продукта не может быть однородная и одинаковая целевая аудитория. Даже если потребители примерно одного пола и возраста, все равно к решению о покупке вашего продукта или услуги они приходят очень разными путями. На момент заполнения брифа у нас было описано 4 ЦА, а позже расскажем, как для мотофестиваля их стало в несколько раз больше.
Будет ли поддержка проекта известными людьми и селебрити. Мы для прошлогоднего фестиваля думали об этом, даже прикидывали и обсуждали кто нам нужен, но так и не реализовали. Как это обычно бывало - не записано - не поставлено в план с конкретными сроками - мало уделяется внимания - ой, не успели. Сейчас мы действуем по-другому: все конкретные фамилии, которые приходят в голову, тут же ищем возможности связаться напрямую или найти, через кого это можно сделать. И это работает :)
Отдельным пунктом идут цели и задачи мероприятия. Почему оно должно быть интересно зрителям, а тем более спонсорам. Что заставит их прийти/приехать именно к вам, а не пойти например в ресторан или кино. Вот вы декларируете, что собираетесь провести целую серию мероприятий. Для решения каких задач?...
Конечно, есть пункт о программе мероприятия. У нас даже площадка еще не выбрана )) Но т.к. параллельно мы пытаемся взаимодействовать с event-агентствами, и они обычно просят от нас техническое задание на фестиваль, то ТЗ в очень общих чертах у нас уже было прописано. Есть понимание, что необходима отдельная детская зона, какие-то развлечения для тех, кто пришел в качестве сопровождающих (а не фанатов мотоспорта), и конечно вопрос питания и фудтраков.
Про команду организаторов тоже отдельный вопрос. Общий смысл такой - а почему нам вообще можно доверять? )) Здесь как раз и пригодился весь наш предыдущий опыт подготовки разных событий.
Понятно, что в этой статье подробно на каждом пункте не останавливаемся и не перечисляем дословно, потому что это разработка и интеллектуальная собственность консалтингового агентства. Но самыми важными вопросами, на которые в первую очередь нужно уметь ответить себе, мы с вами поделились :)
Продолжение следует. Что происходит после брифа?