Проведение мото событий, фестивалей или соревнований - очень непростая затея. Честно говоря, сложности организации на первый взгляд перекрывают все возможные бонусы ))
- полгода - не сезон;
- сложности с площадками для проведения событий (их мало и они дорогие);
- сложности с площадками для тренировок (их мало, поэтому райдеры часто просто тренят на больших парковках);
- на самом мероприятии обязательно должны дежурить скорая, полиция, МЧС и какие-то еще очень важные (и ни разу не дешевые) службы;
- есть отличные площадки в области, но как затащить туда зрителей?
- и продолжать можно бесконечно )
Первый фестиваль по стантрайдингу мы собрали сами, командой в 4 человека. Все наши силы были брошены на организационные вопросы. Правильно подготовить партнерские предложения мы не успели (да и не умели на тот момент), поэтому партнеров было немного, а половина всех ограждений площадки была завешана банерами Motul, хоть они нас и не спонсируют ))
Очень круто повезло с погодой, случился один из первый солнечных и действительно теплых дней. Неожиданно много оказалось гостей с детьми всех возрастов, и тут мы поняли первый наш косяк - а отдельную детскую зону-то мы и не подготовили. Второй косяк - утром затянули с торжественным началом, из-за этого немного съехал весь тайминг. Для зрителей это было совершенно незаметно, но мы-то знали! )) Третий косяк - не продумали интерактив и конкурсы для гостей, а особенно детей. Четвертый косяк - были фудтраки, но не было зоны маркета. А всякая сувенирка и атрибутика улетала бы "на ура".
А в общем и целом, все прошло замечательно :) Зрители и сами райдеры остались очень довольны, а орги еще неделю приходили в себя. Все как обычно ))
Разбор полетов провели, выводы сделали. И чтобы выйти на другой качественный уровень, проводить действительно знаковые события, делегировать организационную текучку, а самим заняться программой и партнерами - нам очень захотелось найти в партнеры опытное event-агентство.
Сформировали список интересных агентств, и сели на телефон. И начались совершенно чудесные ответы.
Звонок в агентство 1. Нуу, наверно мы сможем организовать. Пришлите предложение на почту info@, если кого-то из коллег заинтересует - с вами свяжутся.
Первая реакция - прям с порога и послали, даже не узнав деталей. Одолжение решили сделать, ага.
Звонок в агентство 2. Да, конечно! Дайте мне вашу почту, я записываю. Ой нет, на gmail нельзя, только на корпоративном домене. Да, записала. А можно еще телефон. Да, записала. Я вам прям сейчас пришлю тестовое письмо.
Первая реакция - молодцы, сразу видно заинтересованность. НО! Прошло две недели, а ни одного письма ни на один из адресов, и ни одного звонка не поступило )
Звонок в агентство 3. Конечно, мы занимаемся! Сейчас я переключу вас на ответственного сотрудника. (5 минут ожидания на линии). Ой, она сейчас на совещании, оставьте ваш телефон - я передам, с вами завтра же свяжутся!
Первая реакция - хорошо, пообщаемся завтра. Нужно говорить, что никто так и не перезвонил? )) Или секретарь не передала, или менеджеру не интересно. Опять же, не узнав деталей.
Звонок в агентство 4. Здравствуйте, отлично, мы все для вас сделаем! У меня определился ваш мобильный, меня зовут Иван, я прям сейчас напишу вам в вотсап, и вы пришлете все детали, а мы начнем готовить для вас предложение!
Первая реакция - вообще здорово, очень удобно работать сразу с персональным менеджером. На этом все и закончилось )) Иван не написал, не позвонил, и вообще больше никак не проявился.
WTF??? Теплый входящий лид, сам звонит, готов платить денег - а никому не интересно. Неужели в сфере ивентов все настолько радужно, что жаждущие клиенты атакуют агенства, устраивают аукционы "кто больше заплатит", а мероприятия расписаны на год вперед? Очень сомневаюсь )) Конечно, ни с одним из этих четырех агентств мы работать уже не захотим. Потому что.
Продолжение следует. Мы же не только звонили, но еще и писали письма )