Готовы поспорить, что если вы и слышали о каких-то метаданных, то не ожидали от них подвоха. Точно не в текстовых документах. Точно не в серьезных текстовых документах. Ладно, по крайней мере в суд то из-за них не попадешь.
Нет, нет и еще раз нет. Метаданные в текстовых документах могут принести неприятности и сыграть не в вашу пользу. Как и почему сейчас расскажем.
Метаданные фиксируют все изменения в электронном документе: авторы, время и дата создания, количество изменений и т. п. Даже комментарии, которые вы оставляли и потом стерли, снова могут всплыть на поверхность. Но поскольку мы любим конкретику — вот список всего, что можно вытащить из простого ворд-файла:
• Всех пользователей, которые вносили правки или открывали документ
• Информацию о том сколько конкретный пользователь потратил на редактирование
• Первоначальный автор документа
• На каких устройствах открывался документ
• Сколько раз документ редактировали
• Распечатывали документ или нет
• Комментарии, которые оставляли пользователи внутри документа
Метаданные встроены во многие электронные приложения, включая Microsoft Word, PowerPoint и Excel. Вся вышеперечисленная информация, в общем-то, конфиденциальна и ее передача третьим лицам радости не приносит.
Но дело не только в радости. Практически все, что мы ежедневно делаем на работе, от определения поставщика до составления плана проекта, мы делаем в Word. Ну или в Excel. Так или иначе, без создания документов – никуда. Каждый раз, когда мы создаем или редактируем документ - мы переносим информацию в цифровую форму. И в этом всегда есть риск. И даже если вы поставите на документ пароль и никто посторонний открыть его не сможет, есть огромная вероятность что этот посторонний извлечет для себя неменьшую выгоду из метаданных.
Допустим:
Метаданные, как мы уже объяснили, это цифровой след между вами и людьми, с которыми вы общаетесь, и, следовательно, содержат информацию о вашем бизнесе, сотрудниках, и клиентах. Документы, отправленные по электронной почте или с помощью специального ПО для обмена файлами, могут быть перехвачены, а конфиденциальная информация из метаданных без особых усилий извлечена. Это делает метаданные мощным инструментом для слива информации.
Вообще, метаданные считаются общедоступной информацией, в отличии от содержания документов. Но иногда то, что лежит на поверхности гораздо ценнее того, что внутри. Не обязательно знать все условия вашего договора или фишек проектного плана, достаточно знать кто над ним работал и кому отправлял. То есть метаданные делают кибершпионаж практически законным.
Как найти метаданные?
Некоторые из них, такие как метки времени, можно найти, просто просмотрев «свойства» в документе. Большинство скрытых метаданных можно найти только с помощью специального программного обеспечения, но они также могут быть раскрыты, если файл поврежден - и риск повреждения значительно возрастает когда документ не конвертируется должным образом.
Но не паникуйте. Мы не пытаемся вас убедить вернуться к использованию бумаги (хотя звучит заманчиво). Конечно же, существуют меры предосторожности, которые вы можете предпринять.
Возьмите на вооружение несколько программных решений, которые проверяют правовые документы на наличие метаданных и стирают их перед отправкой кому-либо. Подобное ПО предлагает различные уровни интеграции с почтовыми приложениями, такими как Outlook.
Workshare и Litera - наиболее популярные инструменты для удаления метаданных. Но эти инструменты разработаны специально для юридической отрасли.
Аналогично, Docscorp, с которым вы возможно пересекались для управления документами в формате PDF, предлагает популярное решение – CleanDocs. СleanDocs обещает очистить документ в 100 страниц менее чем за полсекунды.
Однако специализированные приложения - не единственная панацея. Попробуйте отключить или функцию «быстрого сохранения» в Microsoft Word. Некоторые версии офисных продуктов также позволяют пользователям самим определять какие метаданные будут сохраняться. Что касается PDF-файлов, всегда сохраняйте их в «заблокированной» форме в Adobe Acrobat перед отправкой.