Не каждый руководитель задумывается, сколько стоит проведение одного собрания. Сложите среднюю стоимость рабочих часов всех присутствующих, умножьте на продолжительность собрания. Если участники добирались из разных филиалов, не забудьте учесть и часы, потраченные на дорогу. Несмотря на то, что долгие «посиделки» под протокол уходят в прошлое, обсуждения перемещаются в онлайн, совещания по-прежнему отнимают немало времени.
При этом 67% собраний непродуктивны.
2–3 массовых совещания в неделю проводит средний директор
31 час в месяц тратит сотрудник на непродуктивные беседы с начальством
10–18 минут средний человек может воспринимать информацию на слух
Источник: ThinkGrowth.org
Как организовать собрание и не потратить время зря?
1. Сократите длительность собрания до минимума. Гари Вайнерчук, спикер Synergy Global Forum-2019, инвестор и консультант таких компаний, как Uber, Snapchat, Facebook, Twitter, Tumblr, советует ограничить совещания 15, а еще лучше тремя–пятью минутами:
«Если у вас 30-минутное совещание, вы массу времени потратите на то, чтобы за кружкой кофе обсуждать суперкубок по американскому футболу, который прошел прошлым вечером».
2. Собирайтесь для решения конкретной проблемы. Отчёты необязательно читать всем вместе, задания тоже лучше раздавать лично.
3. Никаких «стихийных митингов»: у совещания должна быть повестка, конкретная цель, «хозяин»-модератор. Хорошо, если будут лаконичные и исчерпывающие материалы к собранию: таблицы, блок-схемы, краткие презентации.
4. Без посторонних. Приглашайте только тех, кого реально касается вопрос. Наиболее продуктивны собрания, на которых присутствует менее 8 человек.
5. Без гаджетов. Далеко не каждому из присутствующих на собрании нужен и телефон, и ноутбук. Если нет необходимости в технике, попросите участников прийти без гаджетов.
6. Включайте позитив. Начните с позитива, скажите пару ободряющих слов в конце. Ругайте сотрудников наедине, хвалите прилюдно. Собрания не должны восприниматься как пытка.
7. Подводите итоги. Озвучьте в конце собрания решение или задачи ещё раз, чтобы у всех сложилось чёткое понимание «а что дальше». Назначьте ответственного, который напишет и разошлёт участникам резюме встречи.
«Онлайн-собрание» — выход?
Многие переходят полностью на онлайн-общение. Однако и обсуждения в групповых чатах, конференц-звонки, видеоконференции имеют свои минусы:
- Неоправданная «срочность» — люди вынуждены постоянно реагировать на сообщения в чате, чтобы не пропустить задачи и успеть высказаться, однако большинство вопросов неотложными не являются.
- Бессвязность, повторение, уход от темы. Разговор, который бы занял две минуты, в чате может затянуться на час.
- Утомление. Следить за несколькими чатами — это как слушать несколько разговоров одновременно.
- Технические проблемы. Всякий раз на звонках и видеоконференциях теряется время из-за проблем со связью, неисправной техники.
- Неполнота информации. В спешке в чат пишут не полностью сформулированные мысли, задачи, мнения, а дробят реплики «по строчке», что затрудняет восприятие.
- Перезагрузка информацией. Сообщения могут касаться только нескольких участников, но прочитать/выслушать их должны все
Оптимальный вариант — использовать преимущественно асинхронное общение (например, электронная почта, различные сервисы планирования и управления задачами), чтобы у команды были длительные промежутки времени для выполнения текущих задач и ничего их не отвлекало. Для решения срочных вопросов общаться синхронно: собрание, конференц-звонок, видеосвязь, чат, но не злоупотребляя временем и вниманием работников. Общение по рабочим вопросам не должно занимать больше времени, чем сама работа.
Елена Середа.