Бухгалтерия требует внимательности и точности – практически как в аптеке. Но идеальных условий в реальной жизни не встретишь, поэтому иногда можно найти бухгалтерские недочеты, из-за которых предприниматели платят лишние налоги или рискуют попасть на штрафы при проверке. Вот список самых частых проблем.
Отчеты по старой форме
Иногда кажется, что и недели не проходит без внесения изменений в бухучет: то форму обновят, то код новый введут, то срок сдачи сдвинут. Например, в этом году нужно сдавать новую форму 2-НДФЛ за 2018 год, сделать расчет по страховым взносам по новым правилам, отчитаться по обновленным формам о сотрудниках и их зарплате – и это только малая часть изменений.
За изменениями нужно пристально следить, потому что сдать отчет по старой форме — то же самое, что не сдать совсем. За это наказывают штрафами. Причем, как относительно небольшими, так и такими, будут стоить компании несколько сотен тысяч рублей. Чтобы не попасть в такую ситуацию, у бухгалтера должен быть новый софт и подписка на профильные издания.
Отсутствие базы
Ошибки и недочеты могут быть даже у самого опытного бухгалтера – все мы люди. Но хуже не бывает, если предыдущий исполнитель не может или не хочет отдавать бухгалтерскую базу. Особенно это касается аутсорса. В этом случае придется восстанавливать бухучет с нуля, что стоит немалых денег, либо смириться с его отсутствием, что переводит компанию в группу риска.
Почему можно оказаться в такой ситуации?
• Учет ведется в маргинальной системе, формат данных которой не совместим с общепринятой. В итоге все данные приходится переносить вручную.
• Бухгалтер ведет несколько клиентов в одной базе. Отдать данные всех клиентов не может, а разделять базы не умеет. Приходится нанимать программиста, который сделает это за ~ 30 000 рублей.
• Бухгалтер просит заплатить за базу по его личным причинам. Тут придется либо договариваться, либо восстанавливаться.
Важно изначально определиться, где будет вестись учет, и что станет с бухгалтерской базой, если сотрудник уволится или закончится договор с аутсорсом. Если учет ведет фрилансер или штатный бух, храните базу у себя на сервере или просите присылать копии по окончании каждого отчетного периода. Лучше вести учет в специальной программе, чтобы в будущем не было проблем с передачей базы.
Проблемы с НДС
Компании на общей системе налогообложения платят НДС, который включают в стоимость товаров и услуг. Но сумму налога можно уменьшить, если ваши поставщики выставляют счета-фактуры с НДС.
Больше всего проблем встречается при возмещении НДС с предоплаты и с международных сделок. Как правило, приходящие бухгалтеры и аутсорсеры часто возмещают НДС за отдельную плату. Предприниматель не хочет переплачивать и отказывается от дополнительной услуги, хотя потенциально может сэкономить больше.
Иногда невозмещенный НДС не дотягивает и до 1000 рублей, но часто выходят суммы больше 100 000 рублей. Помните, что возмещать НДС — хорошо и выгодно. Всего лишь нужно правильно оформлять счета-фактуры.
Бардак в документах
Даже если вы ИП на «упрощенке», все финансовые операции нужно подкреплять документами: собирать акты, накладные, фискальные чеки, бланки строгой отчетности. Все эти документы нужны, чтобы подтвердить доходы и расходы при налоговой проверке.
При налоговой проверке вам нужно будет доказать, на каком основании были учтены те или иные расходы. Поэтому каждую бумажку нужно бережно хранить в течение трех лет с момента сделки. Иначе вам доначислят налоги с пенями. Поэтому наведите порядок в вашей бухгалтерии сейчас, чтобы не переплачивать потом.
«Недоучет» сотрудников
Учет кадров и зарплатные налоги – отдельная сфера бухгалтерии. Даже можно сказать, самая «живая». Сотрудники болеют, ходят в отпуск, рожают, просят премии и отгулы. А современное законодательство трепетно относится к комфорту работника и защите его прав.
Сотрудников нужно правильно трудоустраивать, увольнять, начислять им декретные, больничные и правильно считать налоги на эти выплаты. А в этом ошибок бывает целое море и маленькая лужица. Например, при расчете больничных бухгалтер не учитывает премии, выплаченные в текущем периоде. Из-за этого сотрудник получает меньше денег, а предприниматель — штрафы из трудовой инспекции.
Поэтому, лучше лишний раз проверить бухгалтерию по сотрудникам – может, найдется парочка, по которым можно что-то возместить из ФСС?
Есть тысяча способов сэкономить на бухгалтерском обслуживании: найти фрилансера или недорогого аутсорсера за пару тысяч в месяц, поручить учет кому-то из друзей или родственников. Но если у вас серьезный бизнес, то лучше всего использовать специальные сервисы для ведения учета. Один из них – новый «Астрал Отчет».
Среди преимуществ сервиса – возможность его использования в любой точке мира с помощью различных устройств, автоматическое обновление форм отчетов, составление персональной доски задач и ведение нескольких компаний одновременно.