Сегодня обойдемся без предисловия и сразу погрузимся в мир изобилия программ для распоряжения своим временем. Иногда кажется, что все вокруг помешались, что каждый хочет быть невероятно эффективным и что именно это цель. Спорная конечно позиция, но сегодня не об этом. Я не зациклен на планировании своего времени, не мастер тайм менеджмента и последовательного выполнения личных и рабочих задач. Я банально забываю, и чтобы иногда что-то делать и не быть киселем на работе, я все свои задачи документирую.
Иногда кажется, что инструментов для этого больше чем времени, чтобы обо всех них узнать или попробовать. Взять ручку и лист бумаги уже неплохо, а иногда и самый верный способ. Но сегодня поговорим все же о более автоматизированных и специализированных инструментах. Знаю много людей, кто планирует свое время просто в Word-е, каждый день его обнуляя и наполняя заново. Я не осуждаю, наоборот, мне кажется, что в итоге инструмент у каждого свой. Главное, это привычка. Важно научиться не лениться и все записывать. Чем меньше инструмент отторгает, тем больше шансов, что вы не бросите его на второй неделе попыток.
Для меня таким инструментом долгое время был обычный календарь. Но у него есть очевидный недостаток. Все, что в него попадает, должно быть привязано ко времени исполнения. Для меня это настоящий провал. Мне нужен пул - некое место, куда задачи сначала попадают в сыром виде, где я могу их окинуть взглядом, планируя свои дела.
Временный покой я нашел в Wunderlist-е. Это такой «тудушник», где все задачи делятся на списки и где можно создать команду. У нас были общие с женой списки, где мы записывали домашние дела и успешно их не делали. С рабочими задачами было получше, но тоже была проблема. Когда мне звонил руководитель и говорил что-то сделать мне приходилось сразу думать, а в какой же список поместить эту задачу. Сложно, мозг перегревался, я бросал всякие списки и брал ручку с бумагой. Закономерный финал и крах автоматизации.
Суть начинается здесь
Вижу, без предисловия не обошлось. Итак, в итоге спасением для меня стал именно Trello. Лучше всего сервис может описать сравнение с обычной пробковой доской, которая научилась хранить все заметки, распределять их на группы и которая умеет интегрироваться с остальными вашими рабочими инструментами.
Вообще это довольно популярный сервис, а значит пора добавить личного опыта.
В самом начале Трелло немного шокирует. Пустая область, где висит предложение создать новую карточку. Но постепенно, наполняя доски задачами, ты начинаешь понимать, как это работает. Для себя я выделил несколько главных принципов:
- не мешать рабочие и личные задачи, под это должны быть отдельные доски;
- не делить задачи по смыслу, а делить время на их выполнение и фокус своего внимания;
- делать понятные заголовки и проверять доску не меньше двух раз в день.
Группировка
Мой личный воркфлоу в Трелло существует по принципу:
- задачи, которые я делаю прямо сейчас;
- задачи, которые я делаю последние дни, но по которым жду ответ или приоритет которых пострадал от задач из группы «сейчас»;
- задачи, которые надо сделать, но для которых нет конкретного срока.
Последний список как раз стал тем самым пулом, куда я скидываю новые задачи. Раньше для этого была отдельная группа, но в итоге мне она показалась избыточной. Не люблю горизонтальный скролл в программах.
Но помимо трех основных есть и еще группы. По работе мне нужно знать, что я делал в том или ином месяце. Поэтому все выполненные задачи летят в соответствующую текущему месяцу группу. Когда месяц заканчивается, я его архивирую и всегда могу вернуться к нему позже. Удобно, что поиск по карточкам работает и в архиве, а потому найти что-то совсем не проблема.
Последняя группа — это регулярные задачи. Мне просто нужно в конце/начале месяца сверяться с карточками из этой группы и делать их. Очень помогают напоминания на каждой из задач, это не дает мне опростоволоситься и забыть что-то.
Я пробовал использовать простые заметочники для организации дел, пробовал на постоянной основе Evernote, но функциональность списков там на примитивном уровне, а составить общую картину и вовсе не представляете возможным. Все таки не для этого создавалась программа.
Карточки
Каждая карточка в Трелло — настоящий клад знаний. Задачам я стараюсь добавлять описание. Обычно в каждой карточке есть и список задач поменьше, выполнив их я всегда ставлю отметки, это позволяет выстроить последовательность действий и придерживаться ее. Сюда можно добавлять описания, файлы, сроки дедлайнов, списки и просто картинки. Все это позволяет в полной мере описать задачу, а главное сделать это быстро. Если доска командная, то тут же можно подписаться на обновления карточки и все комментарии и изменения к ней буду сыпаться вам в оповещения. Ничего не пропустите.
Текст описаний каждой карточки поддерживает markdown разметку и ничего не мешает оформить его, как хочется вам или как заведено в вашей команде. Здесь можно посмотреть поддерживаемые теги.
Не менее важная фича для меня это напоминания и интеграция с календарем. Все дело в том, что для Трелло написана уйма полезных модулей, которые могут шарить ваши задачи или наоборот забирать их откуда-то. Если мы не планируете подключать больше одного такого Power up-а, то сервис будет для вас бесплатным. Я остановился на календаре. Он забирает все напоминания из карточек и кладет их в мой календарь, где я все также веду встречи и совещания. Это помогает видеть, какой день может стать продуктивным, а какой наоборот я проведу на связи с разработчиками и до моих собственных задач дело уже не дойдет.
Еще важный для меня момент — это наличие нормального приложения для десктопа. Причем в случае Трелло это скорее веб-вью, но сделанный аккуратно и не бесящий, как некоторые другие сервисы. Ну и конечно никто не мешает пользоваться веб версией.
Досками можно и нужно делиться, для многих команд это очень полезный инструмент в совместной работе.
И чего в итоге?
Что в Трелло работает так себе, так это система уведомлений. Например, вы назначили задаче (карточке) дедлайн, но уведомление о его наступлении придет только, если вы подписались на эту доску. Я понимаю такую систему для «пошаренных» досок, но почему не присылать уведомления по умолчанию для приватной доски не понимаю. Возможно, дело в позиционировании самого инструмента, все таки это не программа-напоминалка. Это скорее из той категории приложений, когда вы садитесь и начинаете плотно работать.
Подведу личные итоги:
- Трелло это инструмент, который позволяет окинуть взглядом сразу все текущие и отложенные задачи;
- Трелло позволяет интегрироваться с другими сервисами, такими как Slack, Jira или что вы там используете для общения в команде;
- Трелло это электронная пробковая доска, которая позволяет быстро ставить задачи и радоваться их выполнению;
- Трелло бесплатна для большинства задач, я ее использую именно так и не испытываю никакого дискомфорта.
Читайте больше статей в моем блоге.
