Сегодня я вам покажу, какой текст письма идеален, на мой взгляд, для запроса у потенциальных поставщиков. Он выработан у меня уже восемью годами подобной практики и показывает пока наивысшую эффективность по всем показателям - время, затраты и пр. Текст письма буду выделять жирным и курсивом одновременно.
1) Приветствие
Доброго времени суток!
Самое универсальное приветствие, так как поставщика мы часто ищем по всей России, а часовых поясов у нас столько, что если у кого-то сейчас утро, то у других уже может быть и вечер :) Подходит всем!
2) Суть проблемы
В заголовке статьи я верно указал, что в тексте письма, лучше не экономить. Даже если вам кажется, что вы указываете совершенно лишнюю для заказа информацию, то как раз она и может оказаться очень важной для точного подбора именно того товара или услуги, которые вам нужны. И потом вам в ответ обрушиться шквал однотипных вопросов, типа: "А какую жидкость вы используете в системе отопления - воду или антифриз?". Поэтому максимально подробно вместе с контекстом описываем то, что нам нужно, пусть даже своими словами, а не профессиональным жаргоном. Хорошие специалисты в своей сфере и так вас должны понять. Пишем:
Нам требуется на данный момент приобрести специальные шланги для тепловентиляторов, которые обогревают производственный цех. Нужно таких 2 шт.
Маркировка на тепловентиляторах - BHP-W-30. Подробности и фото вот тут: https://photos.app.goo.gl/tj8PCnmakqK97bQx7
Маркировка на шлангах - ALT Stream Super (гибкая подводка). Диаметр 32 мм ГИГАНТ/СТАЛЬ. Длина 0,6 м. Арт. 023021506 и т. д. Полные данные по внешнему виду и маркировке вот тут: https://photos.app.goo.gl/KjTS1qmcUnzCMnYQA
Да, я обычно предоставляю ссылку на облачный фотоальбом. Очень удобно. Фоткаешь на телефон всё, что нужно. Оно тут же синхронизируется с облаком, пока я пишу письмо. Далее уже на компе формирую из этого в пару кликов фотоальбом и даю на него ссылку в письме. Во-первых, не перегружаю письмо большим размером вложений. У некоторых размер входящих писем ограничен. Во-вторых, можно подписать комментарии к каждому фото. Продолжаем писать суть запроса:
Дело в том, что когда нам установили эти тепловентиляторы, то привезли вот эти, якобы специальные шланги, которые просто в магазине не продаются. Типа они предназначены для использования в агрессивной среде, с антифризом, как у нас. Обычные же шланги используются в системах с обычной водой и для антифриза не подходят, так как их быстро разъест и они протекут. Так нам объяснили специалисты при установке.
Так вот у нас один из этих шлангов всё равно потёк, спустя полгода. Один пока работает. Специалисты с нашего производства считают, что эти шланги тоже не подходят для агрессивной среды и поэтому необходимо приобрести новые, которые подходят. Я в этом плане им, естественно, доверяю. Соответственно, мне нужно теперь купить два новых качественных подходящих шланга. Один поставить взамен снятого, а второй в запас. Шланги нужны ИМЕННО ДЛЯ АНТИФРИЗА! Просьба обратить на это внимание.
3) Запрос
Сможете помочь нам в решении данной проблемы? Если да, то интересует минимальная сумма заказа и сроки поставки товара. Либо подскажите по возможности, кто сможет помочь.
Может они сами помочь не смогут, но посоветуют того, кто сможет.
Только безналичный расчёт.
Про расчёт пишу, так как есть компании, которые по безналичному расчёту не продают, только за наличные. Мы закупаем всё только по безналичному расчёту.
Адрес оказания услуг - наш юридический, он же фактический (в подписи). Будут вопросы, пишите. Извините, если не по адресу, можете просто не отвечать.
А бывает так, что поставщики "вхолодную" по почте предлагают мне свои услуги, которые я не запрашивал, и ещё пишут типа: "Просьба обязательно ответить нам на вопрос, даже если вам ничего не нужно". Этим они меня "напрягают" и пытаются украсть у меня время и внимание. Если я заинтересуюсь, то я отвечу, а если нет, то и даже отвечать ничего не буду. Просто удалю и всё. Соответственно, я обязательного ответа не требую. Не интересует, просто не отвечайте и всё :)
Ждем коммерческое предложение по электронной почте в ответ на это письмо. Также укажите, что у вас с доставкой. Либо мы сами пришлём транспортную компанию (курьера) за готовым товаром. Просьба в таком случае указать точный адрес вашего склада. Заранее спасибо за любой ответ!
Подпись с контактами и адресом.
В следующей статье я расскажу вам, как эффективно и корректно разослать данный запрос и получить максимально выгодные во всех смыслах предложения в ответ.
А что вы думаете по этому вопросу? Какие способы вы используете в подобной работе? Пишите в комментариях.
Если вам понравился материал, прошу поставить лайк и подписаться на мой канал. Заранее спасибо за ваше мнение, каким бы оно ни было!