Вы когда-нибудь задавались вопросом, почему многие успешные люди успевают сделать намного больше за отведенное время, чем другие, менее успешные? Почему они работают меньше, но получают от работы намного больше? Или это всего лишь «обман зрения»? На самом деле, все намного проще! Они используют технику «тайм-менеджмента».
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент – это искусство управления временем. Оно позволяет сделать так, чтобы время работало на вас, а не наоборот. Учит человека так распоряжаться каждой минутой своего времени, чтобы успевать выполнить все поставленные задачи. При этом затратив намного меньше времени, чем обычно.
Если вы думаете, что это не про вас, что это касается только успешных и состоятельных людей, то вы ошибаетесь. Таймменеджмент необходим каждому, школьнику, живущему по школьному расписанию, молодой маме, смотрящей за тремя детьми и в равной мере руководителю крупной фирмы.
Как работает таймменеджмент?
Тайм-менеджмент, как и любая система, состоит из нескольких элементов, на которых основывается его эффективность.
– Необходимо вести строгий учет своего времени;
– Необходимо оптимизировать рабочие временные ресурсы;
– Необходимо распланировать каждый день своей жизни;
– Необходимо подпитывать стремление «все успевать» постоянной мотивацией.
Может показаться, что следуя этим рекомендациям, вы будете делать все на автомате и совершенно потеряете радость в жизни. Однако, это не так. Наоборот, четко планируя время работы и отдыха, вы сможете выделить для себя пару «лишних» часов на отдых и развлечения.
Принципы тайм-менеджмента
Распланируйте свой день
Каждый вечер, перед сном, вам необходимо записывать те задачи, которые вы хотели бы решить завтра, а также выделять время на отдых и возможные непредвиденные обстоятельства.
Эффективнее всего будет записывать такой план в блокнот или ежедневник, в который вы сможете периодически в течение дня смотреть и сверяться с тем, что уже сделали. Современные технологии позволяют завести ежедневник прямо в телефоне, скачав специальное приложение. Также важно вычеркивать или отмечать выполненные задачи – это принесет вам чувство удовлетворенности и легкости.
Фиксация плана действий
Для упрощения работы с вашими задачами на день, месяц, год, вам необходимо грамотно их зафиксировать, так, чтобы значительно упростить их выполнение. В этом вам поможет так называемая «Диаграмма Ганта».
Это такая таблица, которая позволит вам расписать этапы достижения вашей цели, а также конкретные сроки на выполнение каждой промежуточной задачи. Кроме того, вы сможете объединить несколько мелких задач в одну и выполнить их намного быстрее.
Постановка целей
Каждому человеку свойственно мечтать. Но мечта лишь тогда станет реальностью, когда она превратиться в конкретную цель. Цель обязательно должна быть достижимой и реальной. К примеру, не стоит ставить цель заработать миллион рублей, если сейчас вы имеете доход в 50 тысяч рублей в месяц.
Также важно при постановке целей учитывать временные рамки, то есть конкретный период времени, за который вы должны достичь цели. Ваша цель должна иметь физические свойства, то есть ее достижение можно измерить, например, приобретенный автомобиль конкретной модели или заработанная сумма денег.
Расстановка приоритетов
В жизни каждого человека есть огромное количество дел, которые необходимо выполнить. Однако, браться за все сразу не стоит, так вы только усугубите положение и затратите огромное количество времени на выполнение работы, положив на это все силы.
Чтобы сохранить баланс сил на весь день, специалисты в области таймменеджмента рекомендуют расставлять приоритеты. Что это значит? Необходимо выделить несколько самых важных и сложных дел, и выделить второстепенные дела. Выполнить первые рекомендуется в начале дня, то есть желательно с утра, когда ваша энергия еще на пике. Кроме того, так вы не будете чувствовать груз ответственности на протяжении всего оставшегося дня, а наоборот, почувствуете легкость и удовлетворение.
Кроме того, рекомендуется использовать принцип Парето, суть которого заключается в том, что 20 процентов приложенных усилий, дают 80 процентов результата, и наоборот, 80 процентов приложенных усилий, дают 20 процентов результата. Это говорит о том, что необходимо выделять 20 процентов своего времени на самые важные дела, занимающие у вас обычно до 80 процентов времени и сил на их выполнение.
Делегирование
Умение делегировать, то есть поручать выполнение несложных задач кому-то из сотрудников или членов вашей семьи – эффективный способ освободить время для чего-то по-настоящему важного – выполнение тех задач, которые не могут быть выполнены без вашего участия или контроля.
Все и сразу
Не стоит браться за выполнение нескольких дел одновременно, в надежде, что так вы успеете больше. Наоборот, вы не сможете сконцентрироваться ни на одном из них, а качество выполнения задач существенно ухудшиться.
Но есть исключения из правил, например, поездка в общественном транспорте занимает достаточно большое количество времени каждый день, так почему бы не потратить его на изучение чего-то нового и полезного, займитесь самообразованием или выполнением тех задач, которые возможно сделать в транспорте.
Максимальная «выкладка»
Чтобы важные и трудные дела не накапливались в вашей жизни, необходимо каждый день выполнять максимум полезных дел, выкладываться на 100 процентов, проживать каждый день, как последний. Так вы сможете выполнять дела точно в срок.
Выделяйте главное
В век современных технологий, каждый наш день переполнен массой информации. Но не вся она полезна для восприятия. Учитесь выделять среди массы информации главное и читать «между строк», так вы сможете сэкономить массу времени и получать только полезную информацию.
То же касается и всего остального, что забирает наше время – социальные сети, разговоры по телефону и другие малополезные занятия. Научитесь отказываться от них или минимизируйте их влияние на вашу жизнь, выделяя для этого пару часов в день.
Время анализировать и отдыхать
Прожив какое-то время по принципам таймменеджемента, остановитесь и проанализируйте ситуацию. Как изменилась жизни, насколько эффективнее вы стали достигать свои цели и решать повседневные задачи? Или наоборот, чего вам не хватает, где стоит приложить больше усилий и получить желаемый результат. А затем, снова применяйте принципы тайменеджемента, подкорректировав их под себя.
Но не стоит забывать про отдых и пренебрегать им. Сон и отдых способствуют повышению вашей эффективности и позволят продуктивнее справляться с задачами. Наоборот, если вы все время будете отдавать работе, забыв про отдых, вы не сможете быть эффективными, и через какое-то время вам будет не под силу выполнить элементарную задачу. Отдых должен быть включен в ваш список задач на день. Также обязателен сон не менее 8 часов в сутки. Не стоит отказываться от развлечений и хобби, эти пункты также должны быть в вашем плане на день.
Кроме того, очень важно подстраивать ваши планы под индивидуальные биологические ритмы. Кто-то может работать с утра, а кто-то только вечером. Планируйте свой день, учитывая эти персональные особенности.
Подписывайтесь на наш канал Я.Дзен.
Мы пишем о фрилансе, удаленной профессии и разных способах дополнительного заработка.
