В последнее время принято считать, что вопрос о том, как прошить документы нитками - это отголосок далекого докомпьютерного прошлого. Однако это не совсем верно. Как показывает практика, уметь прошить документы нитками должен практически любой бухгалтер. Ведь налоговая инспекция может при проверке отказать в приеме бумаг, не прошитых по всем правилам.
Как вы знаете, согласно ст. 93 НК РФ налоговые инспекторы при проведении проверки имеют право затребовать необходимые документы. Причем они могут понадобиться налоговой как в печатном, так и в электронном виде. И в случае неправильной прошивки документов нитками налоговая вправе отказать предприятию в их приеме. В таком случае это может быть воспринято как отказ в предоставлении. Ст. 126 НК РФ предусматривает штрафы в размере до 100 тыс. руб.
При предоставлении документов на бумажном носителе их необходимо сшивать в соответствии с обязательными требованиями. Недавно ФНС приказом № ММВ-7-2/628@ от 07.11.18 г. обновила нормативные правила о том, как прошить документы нитками. Вот основные новшества.
- Листы документов нужно прошить нитками в тома. В каждом томе не может быть более 150 листов.
- Каждый из томов необходимо прошить отдельно.
- При прошивке необходимо уделить внимание тому, чтобы нитки не мешали пролистывать или читать документы. Нитки также не должны задевать никаких важных цифр, букв, печатей.
- Нитки, чтобы прошить документы, используются прочные. Относительно цвета никаких указаний нет, однако, принято использовать белые нитки.
- Концы нитки прошивки выводятся на обратную сторону сшитого тома с документами, завязываются узлом.
- В место, где связываются концы нитки, размещают наклейку, в которой указывается: подпись ответственного лица, его должность, ФИО, количество листов тома, дату заверения. Если документы сшивал ИП, то должность указывать не требуется.
- Наличие сопроводительного письма обязательно для всех. В письме в обязательном порядке составляется опись передаваемых документов.