Часто слышу одни и те же вопросы про BIM360Docs, поэтому решил написать статью, чтобы ответить сразу всем. Данная статья будет состоять из 3 частей, я буду их писать по мере появления времени, поэтому подписывайтесь и ждите оповещений.
Итак, для внедрения системы BIM360Docs BIM-менеджеру компании необходимо :
1. Провести презентацию руководству, желательно тем, кто принимает решение об инвестициях в развитие компании. Так сказать, держателя бюджета, "за чей счет этот банкет". Чаще всего это либо генеральный директор, либо директор службы развития, либо ИТ-директор.
2. Собрать данные как сейчас происходит взаимодействие в компании с внешними контрагентами и внутри, для аргументации эффективности применения более современной системы.
2.1. Чаще всего внутри компании используется файловый сервер, к которому невозможно подключиться с телефона или удаленно (если и есть возможность подключения удаленно, то только у избранных и часто не у тех кому действительно это надо). Так же практически все документы у руководителей хранятся в эл. почте и поиск актуальной версии может занимать до 10 минут, т.е. документы не "под рукой", плюс на совещании никто не станет ползать с демонстрируемого экрана по своей почте (мало ли что найдется). Ещё можно отметить что письма по эл. почте могут уходить не туда (однофамильцу, например при опечатке или выборе из адресной книги). Мне так за год раз 10 бухгалтерские документы и юридические приходили, т.к. там были однофамильцы.
2.2. С внешними контрагентами большинство общается так же через эл. почту, но тяжелые файлы (а такими довольно часто бываю технические документы: модели, чертежи) выкладываются в облачные сервисы dropbox, googledrive, cloud.mail и т.д. Т.е. если так, то про аргументы "американские сервера" от безопасников можно забыть. Вы им предлагаете легализовать и взять под контроль рабочий процесс, который сейчас так и работает. Если же ftp сервера или закрытые каналы, то необходимо поинтересоваться сколько стоит поддержание этого хозяйства, требуется ли ежегодное обновление или расширение (дозакупка серверов) и какая информация из содержащейся и транспортирующейся на данный момент является содержащей коммерческую тайну, стоит ли на ней гриф и уведомлены ли контрагенты о том, что они работают с такой информацией (но насколько вы наверное уже понимаете "коммерческая тайна" - это болото, в котором чем глубже копаешься, тем сильнее оно парализует рабочий процесс - в этом случае надо занимать сторону безопасников и начинать этот бред, чтобы даже уборщица в компании поняла насколько безопасность - это важно, затем безопасников уволят и можно будет внедрять систему).
3. Написать "Регламент по Единой информационной среде". В данном документе необходимо описать все системы для взаимодействия (чаще всего это 1С, Outlook, WhatsApp, BIM360Docs), разграничить функционал каждой из них.
1С - юридический документооборот;
Outlook - корпоративное официальное общение (постановка задачи, оповещения), официальное общение с внешними контрагентами;
WhatsApp - Быстрая коммуникация, неформальное общение, решение оперативных вопросов.
BIM360Docs - технический документооборот. Загрузка исходных данных, результатов выполнения работ, передача файлов заданий, выдача замечаний, согласование технических документов.
Тут важно привести пример того, что именно я считаю техническими документами: сканы и dwg файлы геодезии, геологии, документы по геологическим изысканиям, пояснительная записка, чертежи как в dwg, так и в pdf, модели, файлы расчетов, jpeg изображения результатов расчетов, фотографии со строительной площадки, акты испытаний и выполненных работ, сканы журналов со стройплощадки, сертификаты на материалы и т.д.
Данный документ станет основным аргументом, когда будут всплывать факты передачи информации через эл. почту, поэтому обратите внимание, чтобы было прописано все конкретно: файлы выкладываются в BIM360Docs, при необходимости BIM-менеджеру отправляется почта контрагента, чтобы он добавил нового участника (это надо будет делать максимально оперативно, иначе все будут думать, что это долго и "работать по серой схеме"), затем копируется ссылка из браузера и отправляется в письме контрагенту с текстом.
Рекомендуется добавить со стороны технического заказчика, что проектировщик должен загружать информационные модели или промежуточные dwg и pdf материалы (если по данным разделам нет моделей) раз в неделю по пятницам - таким образом он получает возможность контроля того, что проектировщик работает над его проектом, и может вовремя увидеть решения, которые его не устраивают, в результате чего выдать замечания, и сэкономить время проектировщика, и, возможно, избежать допников.
Данный документ или вырезки из него должны быть добавлены как приложение к ТЗ на проектирование со стороны технического заказчика, чтобы в процессе работы можно было ссылаться на них (в случае нарушения).
4. Помочь специалисту отвечающему за ИТ-безопасность написать документ "Политика информационной безопасности", в котором описать роли внутри компании, их доступы к различного рода информации, для этого ещё потребуется классифицировать всю информацию (в одной из следующих статей напишу об этом подробнее), возможно потребуется описать бизнес-процессы компании, если доступы меняются походу реализации проекта (поначалу настолько углубляться я бы не советовал, все-таки, чем проще система, тем она стабильнее работает и более управляема). Также в ИТ-безопасность может входить Риск-менеджмент, в нем необходимо описать возможные события, неблагоприятные для компании, которые могут повлиять на безопасность бизнеса - в данном документе необходимо учесть, что чем он будет ближе к реальности, тем он будет лучше работать. Часто в компаниях эти вещи копируются из интернета или рефератов и там сплошная вода и общие слова (об этом тоже будет отдельная статья).
