Мы проводим конференцию «Optimization: продвижение бизнеса в Интернете» с 2002 года. За это время мы поняли одно: законы Мерфи работают!
Само по себе проведение конференций — удачное решение. Клиенты и потенциальные клиенты на конференции узнают о том, как ведут работу профессионалы, и потом с ними проще взаимодействовать. Специалисты получают ответы на наболевшие вопросы, в нашем случае - не только от экспертов, но и от поисковиков.
Но чтобы конференция прошла хорошо, нужно продумать все организационные моменты. Все, что может пойти не так, пойдет не так. Поэтому каждый момент нужно контролировать.
Люди могут заскучать
К вам придут за интересными и полезными докладами.
На них рассчитывают, отдавая деньги за билет (а билеты продавать придется: вам нужно будет как минимум отбить аренду, еду для участников, если она будет, рекламу, возможно — заплатить спикерам). На них надеются, выделяя свое время, скорее всего — рабочее.
Что можно сделать, чтобы слушателям было не скучно?
- не ограничивайтесь своими специалистами. Пусть доклады читают спикеры и из других компаний, лучше из лидеров в отрасли;
- разделите все доклады на секции и параллельные потоки. Так люди смогут послушать именно то, что им интересно (не забудьте про видеозапись, вдруг кто-то захочет послушать доклад, на который не попал?);
- никаких рекламных докладов. Как бы ни хотелось. Ни от своих, ни от внешних экспертов (а они захотят порекламировать свой бренд и рассказать, какие они молодцы).
Спикеры не будут экспертами
Если вы не суперэксперт во всех областях своей отрасли, то подходящих спикеров на все выступления и не подберете. Но это не страшно.
На Optimization первоначальную структуру конференции подбирает программный комитет. В него входит 5-10 самых известных и уважаемых специалистов отрасли. Они предлагают идеи для секций и подбирают модераторов.
Каждый модератор отвечает на свою секцию. Он выбирает спикеров и согласовывает их с программным комитетом, проверяет доклады, ведет секцию на самой конференции: говорит вступительное слово, следит за выступлениями, задает вопросы от слушателей.
Конечно, модераторы тоже люди. С любой из их задач что-то может не сложиться. Подумайте заранее: что вы будете делать, если модератор, например, опоздает на свою секцию? Кто из спикеров сможет при необходимости его заменить?
Добираться до места проведения придется три часа на верблюдах, оленях и ковре-самолете
Площадок мало. В том числе в Москве. За четыре месяца до конференции их не останется вообще.
При этом кажется, что их много: бери и бронируй. Но не хватайте что попало: посмотрите отзывы, свяжитесь с другими организаторами, обязательно съездите на площадку. Проверьте: хорошо все выглядит изнутри, нет ни неприятного запаха, легко ли ориентироваться, есть ли парковка, как там с оборудованием и менеджментом. Меньше всего вам нужно, чтобы в середине конференции сломался проектор и три часа никто не мог его починить.
Заодно определитесь с датами. Проводить в пятницу — хорошо, в понедельник — плохо. Последние два дня перед мероприятием будут самыми суматошными: нужно будет завезти стенд на площадку, проверить оборудование, получить последние материалы от спикеров и полиграфию, уточнить список участников и распечатать контакты для бейджей так далее. Если перед конференцией будет два выходных — кто-то обязательно что-нибудь не успеет.
Затраты на еду внезапно увеличат бюджет на пару миллионов
Чаще всего у площадок есть свои аккредитованные поставщики кейтеринга (собственно еды). Но они дороже. Согласитесь на условия по умолчанию — переплатите в полтора-два раза. Был один миллион — станет два. А за завоз напитков могут взять пробковый сбор.
Все уточняйте и считайте заранее. Что вам нужно? Сколько вы готовы потратить? Можно ли использовать своих подрядчиков? Если только с доплатой площадке, то с какой? Заранее всегда можно скорректировать и количество, и объем порций. Или заменить площадку.
Вы пообещаете участникам блокноты, а их не привезут
Типография, как и любой другой внешний подрядчик, это фактор риска. С ней можно все обсудить, взять с них слово, заключить договор, но пока они не напечатают материалы — риск остается.
Ориентировочно на печать блокнотов, пакетов, ручек и пакетов нужна неделя. С запасом, чтобы тираж привезти к вам в офис и вы успели разложить по пакетам — десять дней. Но что, если тираж окажется с браком? У нас десять раз было все в порядке, а на одиннадцатый — тираж привезли только к середине второго дня конференции. Кому они уже нужны?
Не включайте в печатные материалы информацию, которая может устареть: например, программу в блокнотах, фамилии в бейджах (можно, например, сделать стандартные бейджи, а затем распечатать имена и фамилии участников на наклейках). Это позволит заказать тираж заранее. Пусть он лучше полежит у вас в офисе.
Вас завалят негативом в сети
У посетителей будет много эмоций, и среди них обязательно будут негативные. Они есть всегда.
Что можно сделать, чтобы уменьшить негатив:
- давать возможность высказываться так, чтобы это было быстро, удобно и позволяло вам быстро реагировать и исправлять недоработки. Мы заводим для этого телеграм-чат. Там участники оставляют свои вопросы, там же выпускают пар, и к тому же там они могут знакомиться между собой и задавать вопросы спикерам;
- отслеживать все отзывы и быстро отвечать, причем не шаблонными фразами. Мы уже много раз писали, как реагировать на негатив; суть проста — людям нравится, когда их замечания не игнорируют, отвечают вежливо и по делу;
- ввести хештеги и бонусы за отклики. Все мы предпочитаем писать о негативных эмоциях или не писать вообще, а вы дадите мотивацию делиться любыми, в том числе (и в первую очередь) положительными впечатлениями.