Чтобы своевременно получить первичные документы, приходится потратить немало времени. Кроме того, нужно без ошибок заводить в учет, правильно хранить и быстро находить при проверках. Как при решении таких задач избавиться от рутины, избежать авралов и возможных санкций, которые грозят за нарушение этих правил?
Вот несколько простых советов.
Получение документов
Чаще всего бумаги передаются из рук в руки: тут не исключены опоздания или потери. Если пользоваться услугами курьера или «Почты России», повышаются финансовые и временные издержки. В итоге бухгалтеру, особенно удаленному, чтобы получить документы от директора и менеджеров вовремя и в полном объеме, нужно приложить немало усилий.
Чтобы стимулировать сотрудников передавать документы вовремя, объясните директору важность своевременного получения первички для корректного учета и отчетности. Это позволит избежать штрафов и претензий от налоговой, а еще получать все вычеты по НДС и не нести финансовых потерь.
Чтобы оперативно заводить документы в учет, можно принимать сканы документов. Главное договориться о едином канале их передачи — электронной почте или мессенджере, чтобы избежать путаницы и потерь. Но при работе со сканами остается проблема с получением оригиналов по привычным каналам – отсюда риск дублирования документов. От этого избавляет работа с документами в бухгалтерской программе или сервисе. Она позволяет оперативно отправлять и получать документы от поставщиков и покупателей, распознавать сканы накладных, автоматически загружать банковскую выписку.
А если дать ограниченный доступ директору и сотрудникам к бухгалтерской программе или сервису, чтобы они ничего не испортили в учете, но в то же время могли в любое время выставлять счета и заводить накладные, делать сверки расчетов и владеть информацией по дебиторке.
Выставление счетов в неурочное время
Если предоставить директору возможность формировать документы, от которых зависит скорость оплат и сделок, то вы разделаетесь с еще одной проблемой. Собственники малого бизнеса щепетильны в вопросах сроков подготовки такой первички. Если директор договорился о сделке с клиентом в субботу, он не готов ждать до утра понедельника, чтобы выставить счет, ведь от этого зависит оплата. Поэтому когда директор может составить документ самостоятельно, он реже беспокоит бухгалтера.
Заведение первичных документов в учет
Обработка первички вручную — кропотливое и утомительное занятие, которое съедает огромное количество рабочего времени. Приходится в каждом документе проверять, все ли реквизиты и подписи проставлены, отвечает ли он требованиям закона. А ошибки все равно появляются. Чтобы свести рутинную работу к минимуму, нужно максимально автоматизировать эти процессы.
Например, интеграция бухгалтерской программы с банком позволяет автоматизировать разнесение банковской выписки, быстро формировать платежки и отправлять их в интернет-банк, где клиенту останется их только подписать.
Чтобы сэкономить время, которое тратится на ввод данных или устранение ошибок распознавания сканов, переходите на электронные юридически значимые документы. Они вводятся в учет в несколько кликов и без ошибок.
Хранение и систематизация первички
Для хранения бумаг понадобится много места. Также нужно следить за полнотой первички, а документы располагать в удобной системе, чтобы в случае налоговой проверки не возникло проблем с поиском и предоставлением большого объема бумаг.
Чтобы сэкономить время, деньги и офисную площадь, переносите архив в цифровой мир. От бумажных документов можно отказаться полностью или частично.
Чтобы решить все эти проблемы, вы можете подать заявку на подключение «Астрал.Онлайн» или «1С-ЭДО». Ознакомьтесь с возможностями каждого сервиса и выберете то, что подходит именно вам.