В преддверии Нового года многие компании предоставляют подарки своим сотрудникам, причем часто они делают это в натуральном виде (часы, дорогая канцелярия, бытовая техника и так далее). Если цена подарка существенная, рекомендуется заключать с работником соответствующий договор (желательно в письменной форме).
Для отражения такого действия в решении Зарплата и управление персоналом потребуется выполнить два действия:
- произвести определенные настройки для того, чтобы операцию по выдаче подарка можно было отразить в учетных регистрах;
- сформировать специальный документ, которым отражается выдача подарков и призов.
Порядок выполнения настроек в 1С ЗУП для отражения факта дарения
Прежде всего, необходимо указать, что призы и подарки работникам в принципе выдаются (потребуется поместить флажок в соответствующее поле).
Как только указанный флажок будет установлен, в 1С Зарплате появится возможность формировать документ, которым фиксируется операция по выдаче подарка в натуральном виде работнику, чтобы в будущем корректно начислить НДФЛ и обязательные платежи во внебюджетные фонды.
Особенности заполнения документа при регистрации подарка в 1С Зарплате
В 1С ЗУП требуется в разделе меню, где хранятся документы для проведения операций по начислению вознаграждения открыть форму для заполнения сведений об операции по выдаче подарка. Заполнять ее необходимо в соответствии со следующими рекомендациями:
- Установить месяц, когда работнику был выдан подарок в не денежной форме.
- Ввести дату регистрации создаваемого документы в 1С ЗУП. Как правило, это день, который установлен на компьютере. Эта информация указывается в напечатанном приказе о поощрении сотрудника.
- Обязательно следует ввести сведения об организации, где происходит данная операция. В 1С ЗУП предусмотрено, что указывается компания, которая определена в начальных настройках. Наименование можно легко изменить.
- Необходимо проверить, чтобы переключатель с возможностью выдачи подарков работникам был установлен в корректное положение. При этом код дохода для определения величины НДФЛ должен быть 2770 (стоимость имущества, полученного в виде подарка), а код вычета – 501.
- Далее требуется установить дату, в которую работник получил подарок (как правило, это день, который установлен на компьютере). Необходимо помнить, что в документе следует указывать дату, когда фактически произошел факт дарения. Эти сведения влияют на период, когда будет удерживаться НДФЛ.
- На вкладке с настройками взносов необходимо указать, что возможность дарения предусмотрена в коллективном договоре. В этом случае стоимость подарка будет считаться доходом, а значит, он будет облагаться установленными законодательством взносами. Обязательные платежи рассчитываются в 1С ЗУП стандартным образом документом, которым осуществляется начисление вознаграждения.
- В таблицу формы сведения вносятся с использованием функции добавления. Во-первых, указывается работник, которому предоставляется подарок (его следует выбирать из справочника). Во-вторых, требуется установить размер стоимости подарка, код и сумму вычета. Сам код устанавливает самостоятельно исходя из настроек программы, а сумма льготы составляет 4000 рублей в соответствии с нормами, установленными в НК РФ. При необходимости все показатели кроме суммы дохода можно заполнить автоматически для всех работников, которым предоставляются подарки. Размер НДФЛ рассчитывается автоматически, основываясь на внесенных данных и по ставке в 13%.
- Следует обязательно указать мотив, по которому выдается подарок (в честь праздника, за особые заслуги и так далее). Данная информация будет отражаться в приказе, который потребуется напечатать.
- Данные о руководителе компании и его должности вносятся в автоматическом порядке на основании сведений из карточки организации. За корректностью и актуальностью информации рекомендуется внимательно следить, чтобы в будущем не было проблем с признанием их недействительными.
- По окончании всех действий, необходимо сохранить документ в базе данных.
При необходимости приказ можно напечатать непосредственно из документа. Это позволяет сделать соответствующая функция.
Стоимость подарка работник может увидеть в специальном листке с расчетами вознаграждения (данные отражаются справочно).
Если работникам выдаются подарки в денежной форме, то их можно отразить в 1С ЗУП документами, фиксирующими разовые начисления, но предварительно потребуется выполнить в программе определенные настройки и создать новый тип выплат. Таким образом, имеется возможность автоматизировать различные выплаты и упростить работу сотрудников бухгалтерии.