В соответствии с условиями договора поставки, поставщик обязан предоставить товар покупателю, а последний обязан его оплатить в установленные сроки. Как правило, перечисление средств осуществляется с банковского счета организации. Для регистрации данного факта хозяйственной деятельности в 1С Бухгалтерии 8.3, требуется знать наименование поставщика и товара, сумму обязательств и применяет ли организация ПБУ 18/02.
Прежде чем перечислять денежные средства поставщику, необходимо узнать размер кредиторской задолженности. Для этого рекомендуется использовать стандартный отчет решения 1С Бухгалтерии – оборотно-сальдовую ведомость. Она формируется по счету 60.01, где фиксируются все расчеты с контрагентами по поставке товаров или выполнения подрядных работ. Имеется возможность формировать отчет по каждому договору или в разрезе каждого расчетного документа. Для этого потребуется осуществить некоторые настройки (в закладке с параметрами группировки указать соответствующие субконто – договоры или расчетные документы). При отсутствии в перечне нужного варианта субконто, его можно добавить. Также имеется возможность установления порядка использования субконто для вывода данных в отчете (менять порядок можно с помощью стрелок). При необходимости, можно узнать задолженность перед конкретным поставщиком или по отдельному договору (для этого следует использовать функцию отбора).
Далее следует осуществить списание необходимой суммы с банковского счета с помощью одноименного документа. Открыть требуемую форму для заполнения можно, выполняя процедуру ввода нового документа на основании имеющегося платежного поручения (в этом случае все поля будут заполнены автоматически сведениями, которые 1С Бухгалтерия скопирует из документа-основания), используя ссылку для осуществления списания средств с банковского счета, получить из сервиса «Банк Клиент» или создать заново.
При заполнении формы следует учитывать ряд особенностей:
- Тип операции необходимо устанавливать, как оплата контрагенту за поставку товара или другого имущества.
- Проверить корректность заполнения всех элементов формы: правильность наименования поставщика и реквизитов договора, включая сумму для перечисления, величину НДС; указание статьи расходов (если необходимая статья отсутствует, ее следует создать в соответствующем перечне), статьи БДДС (при этом, вид движения должен соответствовать операции по оплате ТМЦ, работ или услуг); определить, какой счет использовать для регистрации данных расчетов и аккумулирования сумм авансов; указать документ, которым зарегистрировано поступление (в ситуации, когда платеж необходимо разнести по нескольким договорам или документам, следует воспользоваться функцией разбивки платежа и заполнить появившуюся таблицу).
- Обязательно следует указать, что списание подтверждено полученным документом из банка или выпиской из сервиса «Клиент-Банк».
- По завершении процедуры заполнения, необходимо провести документ.
В 1С Бухгалтерии имеется возможность проверить корректность проводок документа с помощью специальной обработки.
Чтобы быть уверенным в том, что в 1С Бухгалтерии учет ведется корректно, все изменения в регистрах произведены правильно, рекомендуется после проведения операции еще раз сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Если все действия были выполнены верно, кредиторская задолженность по поставщику будет отсутствовать или станет меньше.