Для нас мероприятие не заканчивается с уходом последнего гостя. По завершению всего действия мы собираем обратную связь от клиента и анализируем свою работу. Серьезного разбора обычно заслуживает встреча гостей. Мы, как и организаторы событий, озадачены, как максимально упростить идентификацию участников.
На примере конгресса педиатров и детских хирургов разберем парочку кейсов, как организатору проконтролировать доступ участников на площадку.
Кейс
Российский конгресс «Педиатрия и детская хирургия в Приволжском федеральном округе. Количество участников - более 2000. Целевая аудитория - врачи. В программе - выступления научных сотрудников и обсуждение актуальных проблем детской медицины. Продолжительность - один день. Мероприятие ежегодное.
Как было раньше
Гостей конгресса встречали на ресепшен волонтеры с листочком регистрации. Туда гости вписывали свои данные - ФИО, телефон, почта. Разумеется, процесс это небыстрый, так что очереди были неизбежны. Дополнительная сложность ждала организаторов уже после мероприятия. Как бы это не было комично, но при обработке листов регистрации оказалось сложно разобрать почерк врачей. Следовательно, большой объем данных в таких условиях просто терялся.
Три года назад организаторы внедрили новый инструмент - автоматическая регистрация гостей и печать бейджей от REG.FM. Они предоставили нам списки своих участников, мы синхронизировали их с системой, и обученный персонал на месте печатал на специальном принтере бейдж и выдавал участнику. По такому сценарию мы проработали два года.
Новая задача
При подготовке юбилейного конгресса поступила новая задача - предварительная регистрация, идентификация гостей, выдача сертификатов о повышении квалификации врача участникам, 100 процентов посетивших ивент. Нам предстояло зарегистрировать желающих посетить конференцию, учесть каждого гостя и отследить его участие.
Предварительная регистрация
Функционал системы REG.FM позволяет встраивать в основной сайт события виджет для онлайн-регистрации участников. Технология позволяет организаторам настроить анкету регистрации под себя и менять ее в зависимости от задач. Через виджет REG.FM на участие в конференции заявилось около 2000 человек.
Встреча гостей
Оффлайн регистрация гостей - это дополнительная услуга компании. Наш опыт позволяет организовать стойки регистраций на мероприятиях любого масштаба. Анализируя пропускную способность ивентов, где также работали специалисты REG.FM, мы снизили время обслуживания одного посетителя до 7 секунд. На конгрессе детских врачей планировалось участие более 2000 человек. Для оперативной встречи и выдачи бейджей каждому гостю, нами было оборудовано 13 стоек регистрации из расчета 100 человек в час минимум. В итоге 13 волонтеров провели 2100 человек. Персонал справился отлично, очередей не наблюдалось. Использование офлайн регистрации REG.FM дало организаторам дополнительные бонусы. Например, они могли в режиме реального времени отслеживать статистику. Программа REG.FM собирает данные о том, сколько человек уже пришли на площадку, а сколько еще ожидается. Опция доступна клиенту абсолютно с любого устройства. Также, по окончании регистрации, организатор видит аналитику - полную информацию по посещаемости мероприятия (пиковое время визитов, количество гостей).
Идентификация участников
Цель медицинской конференции заключалась в повышении квалификации ее участников. Им гарантировали вручение специального сертификата с уникальным номером. Однако получить его мог только тот, кто действительно посетил мероприятие. Отследить 2100 человек и идентифицировать их при выдачи сертификата практически невозможно. Благодаря дополнительным бонусам оффлайн регистрации, каждого гостя можно было легко “опознать”. Его данные и статусы хранятся в системе. Поэтому по окончании мероприятия, каждый, кто пожелал получить сертификат о повышении квалификации, мог без проблем это сделать на стойке регистрации. Организаторы могли не переживать относительно того, заслуженно ли он выдается. Систему REG.FM обмануть нельзя.