Эксперты уверены, что данные, которые накапливаются в различных ИТ-системах, используемых бизнесом и организациями, должны приносить пользу. Т.е. задача любой ИТ-системы не просто автоматизировать отдельных процесс (хотя и это безусловно важно), но и генерировать данные, которые могут стать основной для принятия решений и выработки стратегии развития.
СЭД и ECM-системы не исключение. Данные в них – это кладезь информации и о текущей работе организации: и о результатах, и о перспективах. Аналитические возможности заложены и в решениях EOS for SharePoint и СЭД «ДЕЛО». И опыт показывает, что некоторые предприятия уже активно их используют.
Ниже – лишь несколько примеров.
Пример первый
В СЭД «ДЕЛО» есть возможность создания сводки об исполнении поручений. Одна крупная компания сделала выгрузку данных об исполненных в срок и неисполненных поручениях. Интегрировав сводку с модулем расчета заработной платы, компания стала учитывать количество просроченных и непросроченных поручений при расчете заработной платы определенных сотрудников. Таким образом был создан механизм финансового стимулирования персонала.
Пример второй
Ряд сотрудников имеют доступ к одному и тому же кабинету в СЭД «ДЕЛО», соответственно каждый из них может обработать поступившие документы. Например, в договор разные юристы могут внести правки, согласовать его. Система учитывает, какой сотрудник сколько документов обработал, и на основе этих данных на предприятии составляется регулярный рейтинг персонала. Это способ нематериального стимулирования сотрудников к эффективной работе.
Пример третий
Крупное предприятие регулярно сталкивалось с тем, что в определенное время от контрагентов поступает большое количество документов – это обусловлено особенностями функционирования предприятия и сезонностью. Анализ статистики по получению документов от контрагентов за год позволил выявить периоды пиковых нагрузок. Теперь в те моменты, когда нагрузка на сотрудников существенно увеличивается, к работе с документами привлекаются дополнительные сотрудники. Это позволило избежать удлинения сроков обработки документов и повысить оперативность и продуктивность взаимодействия с контрагентами.
Эти примеры показывают, что даже те данные, которые уже есть в СЭД, можно использовать как для оперативного контроля за деятельностью организации, так и для результирующего контроля для прогнозирования дальнейшего развития и принятия управленческих решений.
О том, какие аналитические возможности есть в EOS for SharePoint и в СЭД «ДЕЛО», мы расскажем позже.
