Сначала напомню сухие нормы:
Обязательными требованиями при выдаче под отчет является документальное подтверждение выдачи.
Выдача фиксируется распоряжением руководителя компании.
В распоряжении руководителя должны быть указаны:
— сумма, подлежащая к выдаче,
— срок,
— подпись ответственного лица (руководителя) ,
— дата выдачи.
Соблюдение включения данных пунктов требует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, который описывает порядок ведения кассовой дисциплины.
Требования перед выдачей денежных средств получить от сотрудника заявку (служебную записку) уже нет. Поэтому этот документ составлять не надо. И выдавать следующие суммы можно без получения отчета о потраченных суммах, выданных по предыдущим авансам.
То есть сегодня получил из кассы (или на счет своей карты) 10 тысяч рублей, завтра можно еще 100 тыс., потом миллион рублей и отчитываться за все эти суммы можно сразу или постепенно (с соблюдением сроков выдачи конечно же).
Важно помнить о том, что взаиморасчеты между юридическими лицами ограничены 100 000 рублей по одному договору, поэтому при выдаче под отчет и получении отчета о потраченных средствах надо быть предельно внимательными. А то на штраф нарваться можно. Большой.
Вы вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физическим лицам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).
А что делать, если подотчетное лицо пропустило срок, установленный для отчета о полученных суммах?
В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника (ст. 137 ТК РФ).
И здесь необходимо сделать 2 шага:
— не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя об удержании;
— ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он напишет, что согласен с суммой и основанием удержания.
А если срок пропущен?
Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо сотрудник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд.
А что делать с НДФЛ?
Если сотрудник не вернул подотчетные деньги и уволился, то это еще не повод бежать платить НДФЛ. Доход появится только на дату, когда станет невозможно взыскать такой долг (то есть на дату истечения срока исковой давности).
Этот срок надо отсчитывать со дня, следующего за днем, когда сотрудник должен был вернуть неизрасходованные деньги и определяется он по правилам гражданского, а не трудового законодательства и равен 3 годам.
Понятно, что удержать деньги с уже уволившегося работника организация вряд ли сможет. В таком случае по итогам того года, в котором истек срок исковой давности, надо заполнить на этого работника справку 2-НДФЛ, отразив в ней доход в виде невозвращенной суммы и сумму исчисленного и неудержанного налога.
Эту справку надо представить в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором истек срок исковой давности.
А страховые взносы?
Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взносы.
А если простить долг сотруднику?
С доброты душевной руководителя, проявленной по отношению к неотчитавшемуся сотруднику, надо удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы.
А сколько раз можно брать и не возвращать?
Если получить под отчет сегодня 10 тыс рублей, а через неделю еще 20 тысяч, а потом через пару месяцев отчитаться или вернуть в кассу (на расчетный счет компании), то ни налоговая, ни банк не обратят на это внимание. А если взять миллион, потом два, через неделю еще три, а перед новым годом еще десять и не возвращать эти суммы годами, то суд найдет в этом чистой воды обналичку и с помощью налоговиков начислит НДФЛ и страховые взносы.
Знайте меру.
Делайте бизнес аккуратно.
Оформляйте операции документально.
Всему находите экономическое обоснование.