Когда пора переходить на электронный обмен данными с партнёрами и как понять, что EDI принесёт очевидную пользу бизнесу? И может ли внедрение новых технологий не оправдать первоначальных ожиданий? Рассказывает бизнес-аналитик Алексей Порубов.
Для начала нужно пояснить, чем отличается EDI от электронного документооборота в нашем привычном понимании. Электронный документооборот всегда предполагает перевод какого-либо бумажного документа в цифровой формат. Такие документы нужны, чтобы закрепить определённые договорённости или факт хозяйственной деятельности на бумаге, заверить всё подписями сторон и защититься от возможных споров. А EDI возник не столько, чтобы перевести документы в электронный вид, а для передачи сообщений, возникающих в ходе работы предприятий-партнёров друг с другом.
В самом простом случае одна сторона говорит: «Я у тебя заказывают товар». Другая отвечает: «Хорошо, у нас есть этот товар в наличии». Поставщик также может отправлять своим логистическим подрядчикам информацию о необходимости перевезти товар, а те отвечать согласием, либо самостоятельно отчитываться о доставке покупателю. Покупатель, в свою очередь, волен реагировать на все действия финальным акцептом.
Большинство компаний на рынке так или иначе занимаются куплей-продажей товаров или услуг. Это может быть закупка сырья, готовой продукции, её перепродажа и логистика. Когда обмен бизнес-информацией носит постоянный и массовый характер, когда его можно структурировать и где от него зависит прибыль, а доставка сообщений сопровождается большой ответственностью, то у бизнеса появляется смысл перевести взаимодействие в электронный вид.
EDI не отменяет общение деловых партнёров – эти информационные потоки курсируют в реальной жизни вне зависимости от внедрения технологий. Но EDI помогает: 1) автоматизировать и ускорить процессы 2) уменьшить количество ошибок 3) сократить ручной труд. EDI позволяет перевести обмен данными в стандартизированный формат, посылая информацию партнёрам в удобном виде по электронным каналам связи через специальных провайдеров легко, быстро и удобно.
Ожидание и реальность
Встречается мнение, что EDI – это универсальное «лекарство» от любых проблем в бизнесе и подходит буквально для каждой компании. Но здесь кроется ошибка. Не стоит уповать на технологию, как на единственный способ сэкономить деньги или достичь успеха в продажах.
Например, поставщик и покупатель договариваются по определённому списку товаров. Такое происходит один раз на этапе подписания бумаг. Это можно не переводить в электронный вид, поскольку от того, что мы пустим подобное сообщение по каналам связи и оно дойдёт до получателя, особого толка не будет. Но при этом, если в дальнейшем потребуется регулярно синхронизировать каталоги и цены, то вопрос внедрения EDI стоит всё же рассмотреть.
Может сложиться ситуация, если после запуска EDI один сотрудник, занимавшийся заказами, стал тратить времени на час в день меньше. Прямой выгоды компания от этого не получит. Проведите расчёты – какой объём задач выполняют ваши сотрудники, сколько вы тратите на это денег и как сократятся трудозатраты после перехода на электронный обмен данными. Только тогда можно будет объективно оценить экономическое обоснование инноваций.
Нужно исходить из следующего принципа. Все внедряемые ИТ-решения должны служить существенному снижению финансовых издержек или рисков, связанных с человеческим фактором. Если мы внедрим EDI там, где технология не требуется прямо сейчас, где объём информации незначительный, это не даст заметных результатов. Но, с другой стороны, если небольшой бизнес не получит фантастическую экономию времени и средств прямо сейчас, то доступ к EDI поможет открыть вход на полки в новые торговые сети и станет преимуществом при заключении договора. Поэтому выгоду надо просчитывать с учётом не только прямой экономии здесь и сейчас, но в среднесрочной перспективе.
Когда пора задуматься об EDI
Более всего заинтересованы в EDI крупные узловые компании, взаимодействующие со значительным количеством мелких контрагентов – торговые сети, дистрибьюторы, оптовые компании, крупные поставщики, либо бизнес со внушительным объёмом ежедневного внешнего документооборота и типовыми операциями – производители продуктов питания и товаров массового спроса.
Например, торговая сеть – это компания, работающая по чётко отлаженным бизнес-процессам. Именно дешевизна товаров на полках обеспечивается тем, что она закупает их огромными объёмами и у неё очень низкие издержки на типовые процессы, поскольку большинство вещей автоматизированы. Благодаря точным бизнес-процессам, полнейшей унификации и огромным партиям удается достичь высокой эффективности, обеспечить присутствие товара на полках по низким ценам. Чтобы этого достичь, надо максимально упростить операции и максимально исключить человеческий фактор.