Информацию в бухгалтерской отчётности могут признать недостоверной в случае, если были допущены ошибки при проведении инвентаризации, а также если выявлены нарушения при оформлении результатов ревизии.
Порядок проведения инвентаризации
Когда и как проводить инвентаризацию, определяет руководитель организации.Но не стоит забывать про случаи, в которых инвентаризация обязательна, а именно:
1. Составление годовой бухотчётности. Перед этим всегда нужно проводить инвентаризацию. Исключение – имущество, инвентаризацию которого провели не раньше 1 октября отчётного года.
2. Смена материально ответственных лиц.
3. Реорганизация/ликвидация предприятия.
4. Наличие выявленных злоупотреблений, фактов хищения/порчи имущества.
5. Пожар, стихийное бедствие и прочие ЧС, которые были вызваны экстремальными условиями.
Подготовка к инвентаризации
Первое, что необходимо оформить – это приказ руководителя организации о проведении инвентаризации. Для этого существует типовой бланк, утверждённый Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Приказ необходим, во-первых, для назначения членов инвентаризационной комиссии. А во-вторых, для определения видов имущества, на которые будет проводиться инвентаризация. Это могут быть, к примеру, основные или денежные средства, нематериальные активы и так далее.В-третьих, приказ устанавливает дату начала и дату окончания инвентаризации.
Руководителем организации должны быть созданы условия для наиболее полной и точной проверки наличия имущества в сроки, установленные приказом.
Минфин отмечает: если инвентаризация проходила в течение нескольких дней, помещения, в которых находятся материальные ценности, должны быть опечатаны сразу после ухода комиссии. Кроме того, во время перерывов описи должны находиться в ящике, сейфе или шкафу в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация. До начала инвентаризации комиссия должна получить от бухгалтера сведения бухучёта, содержащие в себе перечень имущества и его стоимость . Эти данные содержатся в регистрах бухучёта, а также в отчётах о движении материальных ценностей.
Все сведения, содержащиеся в регистрах, необходимо подтвердить первичными документами. Основываясь на этих документах, комиссия может определить стоимость имущества и обязательств организации и занести эти данные в инвентаризационные акты и описи.
Результаты инвентаризации
Результаты инвентаризации отображаются в инвентаризационной описи (акте), причём для каждого вида деятельности есть своя форма, утверждённая постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
В инвентаризации активов должны принимать участие материально ответственные лица – кассиры, кладовщики и так далее. С этих лиц необходимо взять расписки о том, что поступившие ценности были оприходованы, отпущенные ценности были списаны, а также о том, что первичные документы по ним были сданы в бухгалтерию.
Инвентаризационная опись подписывается всеми членами комиссии и работниками, которые несут ответственность за сохранность имущества. В противном случае результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными. Инвентаризационную опись организация должна хранить как минимум в течение пяти лет.
По завершению инвентаризации описи и акты отправляются в бухгалтерию. Если по ним обнаруживается расхождения между фактическими остатками материальных ценностей с остатками по данным бухучёта, то суммы отклонений заносятся в сличительные ведомости. Эти ведомости также заполняются по типовым формам – по каждому виду ценностей. В них указывают суммы недостач/излишков.
Главная задача инвентаризации – сравнить данные бухучёта с фактическим наличием ценностей (либо суммой задолженностей). Она необходима для обеспечения достоверности данных, которые будут указаны в отчётности.