Для упрощения документооборота и борьбы с поддельными листками нетрудоспособности еще со второго полугодия 2017 г. была запущена электронная система по выдаче и учету больничных. Однако на практике не всегда электронные больничные листки облегчают работу бухгалтера. Какие проблемы могут возникнуть у организации при принятии к учету электронного больничного листа и как их решить, расскажем далее.
Чем удобен электронный документ?
Больничный лист подлежит оплате, а стало быть, предоставление поддельного документа влечет за собой неоправданные расходы средств. По объявлениям в интернете и «по знакомству» довольно просто можно оформить больничный лист, по которым недобросовестные работники фактически получают себе лишние оплачиваемые выходные. Эту проблему и призван был решить электронный лист нетрудоспособности.
Инициатором внедрения новой системы стал ФСС РФ, создавший единую электронную базу, в которой больничный можно увидеть сразу с момента его «открытия» в медучреждении. И это выгодно отличает электронный документ от его бумажного аналога. Также ФСС контролирует любые действия с больничным листом, что делает невозможным выдачу подделки. Работодатель, принимая к оплате электронный больничный, может быть уверен, что получил от работника подлинный документ.
Какие на практике возникают проблемы?
В настоящее время больше половины российских медучреждений перешли на выдачу электронных больничных. Планируется, что к 2021 году бумажные аналоги полностью прекратят хождение. Пока же работник имеет право предоставить в бухгалтерию любой вариант. Однако, пока система еще не до конца отлажена во всех организациях, у бухгалтеров могут возникать ряд проблем при приеме электронных документов. Чаще всего на практике бухгалтеры сталкиваются со следующими затруднениями:
- организация подключилась к системе электронных больничных, а работник принес бумажный;
- организация еще не подключилась к системе электронного обмена, но работник уже оформил электронный документ;
- непонятно, как предъявить электронные документы на проверку;
- ФСС не видит больничный в системе;
- электронный бюллетень выдала частная поликлиника.
На самом деле подобные затруднения не должны становиться поводом для беспокойства.
По поводу электронных и бумажных бюллетеней есть четкие указания, содержащиеся в законе от 29.12.2006 № 255-ФЗ (ч. 5. ст. 13) и в письме ФСС от 29.11.2017 № 02-11-09/22-03-4326П. Даже если организация уже перешла на учет электронных бюллетеней, она обязана принимать бумажные листки, если его предоставил работник. Если же переход еще не произошел, а в бухгалтерию предоставлен электронный документ, это не обязывает работодателя немедленно подключаться к системе электронного документооборота с ФСС. Можно просто запросить в поликлинике выдачу бумажного бланка (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Для проверки распечатывать электронные бюллетени не нужно. ФСС хранит их в системе, а организация может всегда получить к ним доступ через личный кабинет компании на сайте Госуслуг.
Иногда ФСС действительно не видит некоторые документы из-за технических сбоев в системе. Чтобы доказать его наличие, можно сделать скрины из личного кабинета организации на сайте Госуслуг и направить их в ФСС. После устранения неполадок организации будет возмещен платеж.
Принимать к учету можно бюллетени, выданные как частными, так и бюджетными клиниками.
Итоги
Большинство затруднений с электронными бюллетенями возникают из-за слабой информированности организаций. По наиболее частым вопросам даны разъяснения в официальных письмах ФСС.
О других новостях, касающихся различных выплат, узнайте в нашей рубрике «Льготы, гарантии и компенсации».
Подписывайтесь на наш канал и получайте ценные советы!