Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ разрешил применять листки нетрудоспособности и в бумажном, и в электронном виде.
Однако электронные больничные всё ещё не применяются широко. И если медицинские учреждения обязаны выдавать их по требованию работника, то у работодателей обязанности использовать электронные больничные нет.
Зачем, собственно, на них переходить?
1. Чтобы минимизировать вероятность ошибки
Ошибаются все: и врачи, и работодатели. Использование электронных больничных поможет свести к минимум возможность ошибки в расчёте пособий по временной нетрудоспособности.
2. Чтоб избежать фальсификаций
Электронный больничный защищён квалифицированной ЭЦП. Подделать его гораздо сложнее, чем бумажный больничный.
3. Чтоб сэкономить место
Тут всё просто: электронные больничные хранятся в базе ФСС, а у вас нет обязанности выделять в архиве место для хранения бумажных копий.
4. Чтоб сэкономить время
В отличие от бумажных, электронные больничные не нужно передавать в ФСС. Опять же, отпадает необходимость в хранении и учёте больничных листов (а они относятся к бланкам строгой отчётности).
А какие есть плюсы для работников?
● Электронный больничный нельзя потерять. А также его нельзя помять и испортить.
● В отличие от бумажного, электронный больничный не нужно относить бухгалтеру. Достаточно просто передать ему номер, и бухгалтер сам найдёт больничный в базе ФСС. Это большое преимущество для тех работников, которые работают удалённо.
● В той же базе ФСС работник может посмотреть информацию о своём больничном и проверить расчёт пособия по нему.
● В случае опечатки или ошибки, допущенной в больнице, работнику не нужно возвращаться в больницу.
Как перейти на электронный больничные?
Чтобы начать использовать электронные больничные в своей организации, необходимо зарегистрироваться в информационной системе «Соцстрах». Для этого можно использовать учётную запись с сайта Госуслуг.
В личном кабинете можно будет скачать бесплатную программу для работы с электронными больничными.
Когда сотрудник, получая в больнице лист временной нетрудоспособности, попросит выдать его в электронном виде, врач заполнит форму в системе «Соцстрах» и подтвердит её ЭЦП.
После этого сотрудник получит номер своего электронного больничного, который ему нужно будет потом предоставить бухгалтеру.
Бухгалтер, в свою очередь, найдёт больничный по его номеру в «Соцстрахе», и система предложит ему ввести дополнения: название компании, стаж сотрудника и т.д. Затем эти дополнения необходимо заверить ЭЦП, и форма мгновенно поступит в ФСС.