Финансово-учетная документация составляет основную часть документооборота организации, поэтому оптимизация внутренних и внешних процессов обмена отчетностью – цель для развития бизнеса. Существенный пласт организаций до сих пор использует “бумажный” документооборот, при этом крупные развивающиеся компании стали включать в договоры на оказание услуг пункт об обязательном применении контрагентом электронного документооборота.
Сервисы ЭДО пользуются спросом у различных сбытовых компаний. Из-за широкого круга клиентов и партнеров, электронный документооборот для них - просто спасение. Одной из таких организаций является «Пермэнергосбыт», деятельность которой предполагает подписание и согласование большого объема произвольных и закрывающих документов.
Как осуществляется электронный документооборот в ПАО «Пермэнергосбыт»
Основное направление работы компании - торговля электроэнергией. В свою работу организация внедряет современные информационные технологии. Через Интернет жители Перми передают показания счетчика, а сама компания ведет документооборот с партнерами.
ПАО «Пермэнергосбыт» перешло на ЭДО и теперь предлагает своим контрагентам обмениваться расчетной документацией в электронном виде. Переход был осуществлен посредством интеграции учетной системы «Пермэнергосбыт» с решением для ЭДО «Астрал Онлайн» от “Калуга Астрал”.
Технология «файлового» документооборота с контрагентами у «Пермэнергосбыт».
1. «Пермэнергосбыт» формирует акт в учетной системе и, посредством интеграции (API), неподписанный файл загружается в систему ЭДО «Астрал Онлайн».
2. Зарегистрированный в «Астрал Онлайн» пользователь из «Пермэнергосбыт» с квалифицированной электронной подписью подписывает и отправляет загруженный акт своим контрагентам. Подписанные ЭП файлы передаются через Оператора ЭДО «Калуга Астрал» и обладают такой же юридической силой, как и бумажные.
3. Бухгалтер контрагента, работающий в «Астрал Онлайн» или «1С-ЭДО», проверяет сведения в акте, подписывает и отправляет ответ сотруднику «Пермэнергосбыт».
4. Подписание акта происходит в считанные секунды. Чем быстрее будет подписан акт, тем быстрее на расчетном счете получателя появятся денежные средства.
На ЭДО переведены следующие документы:
- Счет-фактура;
- Счет;
- Акт приема-передачи;
- Акт сверки взаимных расчетов;
- ТОРГ-12;
- Договор;
- Заявка на плановое почасовое потребление;
- Показания приборов учета.
Теперь каждый документ, находящийся в системе ЭДО “Астрал Онлайн”, на своей «полке» и не потеряется. С помощью привычного интерфейса пользователь системы легко найдет нужный файл, проверив его рабочий статус.
Решения для документооборота ЗАО “Калуга Астрал”
Переход на электронный документооборот возможен с использованием готовых клиентских решений: «Астрал Онлайн», «1С-ЭДО» либо посредством интеграции функции ЭДО в информационную или учетную систему.
«Астрал Онлайн» – не требующий дополнительной установки новый сервис для юридически значимого документооборота между контрагентами через Интернет с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Офис пользователя там, где «Астрал Онлайн».
«1С-ЭДО» также позволит обмениваться юридически значимыми документами только в «1С». Модуль 1С-ЭДО уже встроен в популярные конфигурации «1С» (в том числе БП 2.0 и 3.0). Отправить приглашение контрагенту и обменяться любыми видами документов возможно прямо из интерфейса 1С.
Преимущества ЭДО от «Калуга Астрал»:
- 1. Автоматическая проверка документов;
- 2. Регистрация нескольких сотрудников организации с разграничением прав доступа;
- 3. Согласование документов;
- 4. Бесплатный электронный архив;
- 5. «Живые» статусы файлов о ходе работы;
- 6. Работа с другими Операторами ЭДО в роуминге;
- 7. Приглашение контрагентов к документообороту, в том числе используя массовую рассылку.
- 8. Гибкие интеграционные решения для встраивания в любую информационную систему.
Что необходимо для подключения к ЭДО?
- Интернет-браузер или программа 1С;
- Квалифицированная электронная подпись;
- Регистрация у оператора ЭДО ЗАО «Калуга Астрал».