ИСТОРИЯ ОДНОГО ФАКАПА
Однажды я согласилась на подготовку мероприятия, ставшего просто энциклопедией всевозможных ошибок, которые только могут быть в event-индустрии. Еще никогда в моей практике не случалось настолько болезненного и поучительного опыта. Для того, чтобы закрыть гештальт, поделюсь этой историей в качестве инструкции – как делать не надо.
Речь шла о подготовке пятидневного международного мероприятия, включавшего в себя проведение соревнований, а также выставки, форума и серии торжественных церемоний и банкетов. Необходимо было также обеспечить гостей и участников гостиницами, питанием, трансфером.
В проведении мероприятия было заинтересованно наше уважаемое Правительство, потому логотипы наиболее заинтересованных госструктур уверенно встали во все рекламно-информационные материалы в разделе «при поддержке». А денег не дали. Сперва на камеру пообещали дать. А потом как всегда – денег нет, но вы держитесь. И кстати, отчитывайтесь регулярно о проделанной работе. И все-все согласовывайте с нами, иначе последуют санкции.
Считаю бюджет проекта, при скромных подсчетах выходит 120 млн., а дают 14, и еще 20 должно прийти в виде оргсборов. Включаю логику, где можно попробовать получить часть ресурсов в обмен на рекламно-информационное освещение в рамках мероприятия – то есть по бартеру. Если затянуть все пояса – можно уложиться в 90 млн + бартер. Все равно не выходит каменный цветок.
Начинается работа со спонсорами методом угрюмого шантажа. В госструктурах намекают, в какие компании нужно обратиться за деньгами. Со своей стороны, обещают «звонок сверху». Правда на дворе тополиный пух, жара, июль - многие и рады бы отвязаться от нас парой-тройкой миллионов, но все бюджеты расписаны до копейки, а те кто отвечают за дележ – в отпусках. Но и отбрыкаться так просто нельзя, потому с миру по нитке собираются какие-никакие крохи. И это съедает очень много времени. Я вместо маркетинга занимаюсь фандрайзингом и координирую вверенную мне команду менеджеров.
Это отдельная боль. Когда мы с руководителем всего этого безобразия ездили на встречи в event-агентства, с просьбой взять часть организации на себя и посчитать во сколько нам это встанет, по самым скромным подсчетам бюджет мероприятия, которого и так не было, возрастал вдвое. Потому было решено справляться посильными ресурсами – нанимать недорогих специалистов на проект. Конечно, хотелось видеть не абы кого, а профи, но таких за предлагаемые деньги встречалось крайне мало. Например, две девочки, которые на протяжении всей работы добросовестно и круглосуточно выполняли свои задачи. И, увы, были и те, кто обманывался списком госструктур, поддержавших мероприятие, и думал, что по его итогам, команда будет пилить «большое бабло» и красиво укатит в закат, потому соглашались на низкий оклад.
Это привело к тому, что смета вместо того, чтобы уменьшаться – стала расти. Ко мне приходили менеджеры со списками наиболее вероятных подрядчиков и проектами договоров, делали круглые глаза и кричали о том, что невозможно сбить ни рубля, и вообще - нужно немедленно подписывать договоры, и завтра же перечислять 100% предоплату иначе никто не будет снами работать.
Я, в свою очередь, раскладывала на рабочем столе пасьянс из документов и звонила подрядчикам сама. Смета, странным образом, уменьшалась в среднем в 2 раза, а 100% предоплата превращалась в 70-100% постоплату. На ходу я вносила соответствующие правки в договоры и пачками высылала их на проверку юристу. Юрист, пораженный скоростью появления в почте новых входящих от меня, сказался больным и отказался работать в таком режиме. И вообще, предложил не заключать ни с кем из подрядчиков договоры до проведения мероприятия, а ограничиться гарантийными письмами. А документы оформить позже. Так я отвлеклась от фандрайзинга и взяла на себя работу юриста.
Теперь, чем о том, чем может аукнуться «господдержка». На круглых столах в одном из министерств, с участием профильного федерального Министра! - региональным чиновникам было поручено обеспечить дружественные цены на размещение в гостиницах их региона всем участникам мероприятия. Знаете, какие цены я получила? На некоторое количество процентов выше, чем те, что заявлены на официальных сайтах гостиниц и отелей. При том, что на тех же сайтах было указано: групповое размещение (от 10 человек) позволяет получить скидку. А тут всего-то речь шла о том, чтобы разместить на несколько дней около пяти тысяч человек. Все были уверены, что деньги гребутся лопатой и каждый хотел свой кусок несуществующего пирога. Причем, когда я билась за каждый рубль экономии и открыто заявляла о том, что денег нет, в это просто отказывались верить.
Все мои рабочие командировки в регион были с навязаным сопровождением руководителей конкретных компаний, с кем в крайне категоричной форме местная администрация рекомендовала подписать договор-подряда. Цены были выше рыночных в несколько раз, а при попытке встретиться с кем-то не из списка приближенных к власти – тут же поступали жалобы в Москву. Это все отнимало много времени и сил. Приходилось врать, изворачиваться, и буквально сбегать из отеля, чтобы встретиться с представителями компаний, которые были готовы дать адекватные цены на нужные услуги. Результат – много-много сэкономленных миллионов и очень много потраченного на безумные игрища времени.
Важный момент: дело в том, что вся подготовительная работа включала в себя большой блок технических вопросов. Необходимо было обеспечить соответствие определенным стандартам по освещению, обеспечить звук, монтаж сцены, выставочной зоны, завоз всего этого на территорию объекта и многое-многое другое. Наняли технического директора. Нас представили друг другу. Пообщалась, вроде бы человек с опытом. Я выдохнула и передала ему дела, связанные с его зоной ответственности. В какой-то момент показалось, что вырулили – живем.
И вдруг оказывается, что технический директор не довел до конца подписание договора аренды на площадку проведения мероприятия, а администрация региона за 3 недели до «дня икс» отказывает нам в этой площадке по совершенно невнятной причине. И в качестве альтернативы предоставляет другой объект, чья аренда обойдется в 5 раз дороже. Видимо, не получилось нагреть на гостиницах и питании, так хоть на аренде площадки заработать. Решение возникшей проблемы передали мне.
Раз в два дня я получала новое коммерческое предложение, в котором магическим образом менялись цифры. При этом речь всегда шла об одном и том же предмете договора. Откуда берутся такие цифры – никто так и не смог объяснить. Пришлось каждый раз озвучивать, что мы можем заплатить ровно ту сумму, о которой была изначальная договоренность. И если мы не увидим ее – то не будет и мероприятия, за что по шапке получат все, вот только я – не государственный служащий. Доходило до того, что в телефонных беседах меня спрашивали – ну а какую сумму сможете заплатить? В конечном итоге, удалось добиться справедливой цены, но времени было потрачено преступно много.
В это время один из участников команды заказывал медали для наградного фонда мероприятия – и не нашел ничего лучше металлических заготовок с дешевыми вкладышами. Так еще и в половине из них – были допущены ошибки. Этот тираж я спрятала, чтобы не позориться. Но когда грузила в машину реквизит, в последний момент положила туда и их. Опыт не пропьешь, даже если очень стараться. О том, почему погрузкой машины занимался человек, который курировал фандрайзинг, всю договорную работу и многое-многое другое. Руководитель отбыла в регион проведения мероприятия за неделю до его начала. А через два дня вызвала к себе всю команду за исключением меня и еще одного человека. Я должна была отправиться в путь, завершив подготовку всего пакета документов из Москвы. Когда за 3 дня до старта в пустом офисе одновременно звонили все телефоны, а я отвечала на сотни входящих звонков, писем и сообщений в сутки, в том числе разруливая вопросы, которые должны были решать менеджеры, уже находящиеся на объекты – вот тогда казалось, что дно достигнуто. Увы, нет. Вернемся к злосчастным медалям. Был разработан нормальный дизайн, менеджеру поставили задачу заказать производство в соответствии с макетом из оргстекла. Подумаешь, оргстекло. Человек решил проявить креативность и самостоятельность, сделав нам всем сюрприз, заказав медали из обычного стекла. А за 15 минут до начала церемонии награждения коробку со стеклянными медалями жахнули о пол. Треть – не пережила падения. Я помню как с интервалом в десять минут отправила два сообщения руководству. «Медали разбиты, награждать нечем, решаю вопрос». «Медали есть. Вопрос решен». По моей не вполне цензурной просьбе были принесены медали из тиража с ошибками, после чего я, сидя на полу за сценой, вручную отбирала металлические медали, на которых не было ошибок и уцелевшие медали из стекла. Методом перебора был собран полный комплект. Вопрос и правда был решен.
На объект я прилетела за двое суток до дня Х. И оказалось, что монтажные работы даже не начаты. На монтаж было необходимо 4 дня, оставалось всего 2, а технический директор прогуливался по объекту в 50 тысяч квадратных метров и не мог мне внятно ответить на вопрос, почему все так паршиво. В первый же час я перезнакомилась лично со всеми ключевыми сотрудниками, осуществляющими обслуживание объекта, привлекла дополнительные руки, и нашла верного боевого товарища в лице владелицы одной из подрядных организацией, отвечающей за застройку одной из площадей, которая, к слову, единственная была застроена. Именно она, а не коллеги рассказали мне реальное положение дел, а потом провела на основную площадку. Ткнув пальцем в потолок она сказала, что предоставленная нам «бетонная коробка» - не соответствует техническим требованиям по освещенности помещения. За 1,5 дня до начала масштабного международного события я вдруг узнаю от постороннего человека, что имеющегося потолочного освещения недостаточно. Нужно раз так в сто больше источников света. Это тот вопрос, который мог быть легко решен в рабочем режиме еще даже неделю назад. Но не за 1,5 дня. Я звонила менеджерам в единственную компанию, которой было по силам решить этот вопрос. Говорила как есть, о том, что дела - дрянь, а самое главное, что нет возможности привезти чемоданы денег, потому что денег – нет. И что отсутствие этого чертового освещения сорвет мероприятие и будет скандал, после которого никто из госструктур не вспомнит, что это они зажали деньги, и на протяжении всей подготовки вставляли палки в колеса. Виноватыми окажемся мы и подрядчики, которые могли бы решить вопрос, но не стали этого делать. Просила связать меня с владельцем компании. Я предложила выставить нам счет на полную стоимость данных работ с незначительной надбавкой за срочность, просто потому, что значительную – мы все равно не смогли бы компенсировать. И пообещала обеспечить подписание с нащей стороны договора с любыми штрафными санкциями за каждый день просрочки платежа. Также я оговорила 100%-ю постоплату в течение месяца. Просто потому, что эти условия мы могли выполнить. Мое руководство подписало крайне непростой, как и вся ситуация, договор, а ночью на территорию объекта заехали машины с рабочими.
А чего стоила пресс-конференция с участием одного из федеральных министров, на которую руководитель пиар-службы забыла заказать микрофоны… Еще был мини-пикет, устроенный представителями одной из зарубежных делегаций. И средний палец моей коллеги, показанный одному из телеоператоров на камеру…
На этом я хочу закончить свою байку из склепа, и на описанном примере рассказать, какие действия и мероприятия помогли бы сохранить нервные клетки всем участникам истории.
1. Трезво оценивать имеющиеся ресурсы. Не нужно стараться выглядеть перед всеми, особенно высокими чинами, респектабельным успешным всезнайцем, а потом бегать в панике. Если денег нет – об этом нужно заявлять с порога, сразу, и не позволять диалогу скатываться в пустые дискуссии. Мы все прекрасно знаем, когда нашему Правительству что-то нужно, деньги находят. Поэтому если государственные структуры берут что-то под свой контроль, и призывают вас к ответу за каждый шаг, значит и ресурсы предоставляют – они. И никак по другому. Кто платит – тот девушку и танцует. Если денег не дают – значит и ввязываться в такие проекты – не стоит.
2. Резать косты. Беспощадно и безжалостно. Не дали денег – вычеркиваем банкеты. Отменяем бронь в пятизвездочных отелях. Отменяем трансфер на машинах представительского класса. Убираем из деловой программы мероприятия выступления чиновников и прочие подмазывательные к власти действа. Сразу отпадет потребность во многих помещениях – а значит, уменьшится арендная плата. А еще снизятся человеческие ресурсы на организацию всех этих процессов, что снизит нагрузку на фонд оплаты труда и позволит перейти к следующему пункту.
3. Нанять профессионалов. Сэкономленный ресурс вполне позволит нанять небольшую команду высококлассных специалистов, которые блестяще закроют каждый свой блок работ. Которые будут разбираться в вопросах высотного монтажа, понимать отличия стекла от оргстекла, обеспечат наличие микрофона на мероприятии и все остальное.
4. По минимуму соприкасаться с нашими органами власти. А если это неизбежно – см.п.3 - нанять профи, который будет виртуозно выигрывать бюрократические баталии.
5. Производить любую сувенирку/ раздаточные материалы с запасом.
6. Обеспечить присутствие на площадке проведения мероприятия юриста компании, и опять же – он должен быть профессионалом.
7. Обеспечить наличие на площадке технического оборудования и расходных материалов, позволяющих оперативно распечатать любые текстовые, графические материалы в любом количестве.
8. Предоставить всем членам команды портативные зарядки к телефонам/ рации.
9. Ценить людей.
Я неимоверно благодарная всем тем людям, благодаря которым смогла справиться с этим семимесячным адом.
Полученный опыт показал мне, что и невозможное оказывается возможным, однако больше в подобных проектах я не участвую.