Мне не раз приходилось собирать прессу на различные форматы мероприятий, где от присутствия СМИ зависит успех всего мероприятия: это и выставки, и форумы, и пресс-конференции, и брифинги, и пресс-завтраки. Вариантов масса.
Прежде всего, хочу сказать, что дело это очень и очень непростое. Особенно в Москве, особенно сейчас. Ведь в этом городе к концу года проходит стоооолько мероприятий, что для того, чтобы СМИ выбрали именно ваше для посещения придется изрядно потрудиться.
Итак, вот основные моменты, которые надо проанализировать ДО того, как вообще принять решение, собирать ли на мероприятие прессу:
· адекватно оцените, какую значимость для общества имеет ваше мероприятие или повод, по которому вы собираете прессу. Важно! Чтобы в 21 веке, когда всю информацию можно получить по почте, журналисты пришли к вам, нужен очень весомый повод.
· поймите, какой сегмент прессы вы хотели бы видеть. Одно дело, когда нужно собрать на пресс-завтрак отраслевые СМИ, совсем другое - крупное федеральное мероприятие.
· залог явки журналистов всегда - интересные спикеры. Это могут быть чиновники, руководители крупных компаний, знаменитости. Если честно, это почти весь список интересных СМИ персонажей, если речь идет именно об очном присутствии на событии) Если у вас не планируется присутствие таких личностей, лучше не раздражайте журналистов звонками с приглашением) Это добрый совет) В моем случае главным спикером был министр образования.
· посмотрите, не выступает ли в этот день президент с обращением к народу, нет ли в этот день государственного праздника, не планируют ли ваши конкуренты мероприятие для прессы в этот день, не приезжает ли в этот день в Москву или в ваш город звезда мирового уровня. Все события, по значимости и интересу превосходящие ваши в эту дату снижают вероятность прихода прессы почти до нуля.
Вы приняли решение приглашать прессу. Что важно!
· Подготовьте анонсирующий мероприятие пресс-релиз. Разошлите его не раньше, чем за неделю до мероприятия. Оптимально - за 3-4 дня. Раньше все равно ни один журналист не подтвердит свое присутствие. Важно! Ставьте адреса из рассылки в скрытую копию. Иначе вы сдадите всю свою базу и покажете журналистам, что их много, приглашение будет восприниматься как спам-рассылка. Пишите с рабочей, а не с личной почты, если хотите, чтобы ваше письмо восприняли серьезно.
· После рассылки пресс-релиза подождите половину дня и начинайте обзвон. Это обязательно. Журналисты получают такой поток писем в течение дня, что ваше может просто потеряться в общем потоке. В конце концов оно легко могло попасть в папку "Спам". Если вам действительно важно присутствие СМИ, потрудитесь позвонить и пригласить журналистов лично.
· По звонкам - звоните только в профильные отделы или давно знакомым журналистам. Не раздражайте журналистов из других отделов, у них много работы и без вас.
· Накануне сделайте контрольный звонок и пришлите журналисту точный адрес, время, информацию о парковке, ваш контактный номер (укажите мобильный телефон).
· Аккредитуйте журналистов заранее и подготовьте каждому именной бейдж с названием СМИ и именем корреспондента.
В следующей статье продолжу - расскажу про работу непосредственно на мероприятии и после него, а также про технические и тактические моменты, о которых важно знать).