В настоящее время большинство бизнес-вопросов решается с помощью деловой переписки. Благодаря письмам компании находят новых клиентов независимо от региона, решают рабочие моменты. При этом грамотно составленное письмо помогает добиться успеха, заручится поддержкой партнеров, благоприятно повлиять на репутацию компании и т.д.
Различают два вида деловой переписки:
1. Письма на бумажном бланке.
2. Письма, отправленные по электронной почте.
Какой должна быть структура письма?
Необходимо определиться с тем, как начать письмо, чем закончить, как представить основные факты в теле письма. Рассмотрим основные принципы.
1. Четко и кратко сформулируйте, что вам нужно
Не следует в письме сразу же переходить к деталям обсуждения. Помимо слов приветствия необходимо сказать о причине, по которой вы вторгаетесь в личное пространство человека. Читатель должен понимать, что вы от него хотите: просто проинформировать, предложить покупку, попросить помощи и т.д.
Человек обрадуется, если вы начнете с сути письма в самом его начале. Так он не потеряет своего времени и определится, интересно ли ему ваше сообщение. Правильно подайте суть письма, заинтересуйте. Ведь, если вы что-то предлагаете, то предложение должно выглядеть привлекательно.
2. Используйте тему письма
Помните, что в начало письма мы помещаем суть письма, а в тему вкладываем из этой сути основную мысль, краткое ее содержание. Формулируйте тему четко и понятно, без лишних слов. Помните, что, указывая тему письма, вы уберегаете свое послание от сиюминутного попадания в корзину. Занятые люди не любят, когда их попусту беспокоят.
3. Избегайте сплошных текстов
Письмо, написанное в форме «кирпича» без абзацев и разделения на смысловые блоки, воспринимается большим монолитным текстом. Занятый или незаинтересованный человек в каких-либо предложениях просто пролистает мимо. Поэтому письмо должно строиться по принципу: одна мысль – один абзац.
4. Начинайте с сути и заканчивайте выводами
Иногда в одном абзаце нагромождают сразу несколько фактов. На самом деле нужно начинать просто с краткого описания основного достоинства или преимущества вашей компании. А в конце письма разместите емкий вывод, который будет отражать не только суть письма, но показывать перспективы на будущее.
Какими должны быть стиль и слог письма?
Итак, план письма готов. Теперь необходимо написать текст грамотным языком. Поэтому воспользуемся следующими правилами:
- Выбирайте конкретные части речи. А именно, используйте конкретные подлежащие и глаголы-сказуемые. Конструкция «при наличии проблем по факту оплаты» и в таком роде ничего конкретного не несет читателю. Подлежащее должно стоять в начале предложения, а не после причастного оборота и т.д.
- За действие в предложении отвечает сказуемое. Даже, если в нем несколько слов, главным остается глагол. Отметим, что простое глагольное сказуемое воспринимается гораздо легче (вместо занимаюсь сбором средств на…, пишите «собираю средства на…» и в таком духе).
- В каждом предложении обязательно должны присутствовать подлежащее и сказуемое. Так текст будет легче восприниматься читателем, и соответственно, есть вероятность, что он его дочитает до конца.
Форматирование текста
Вы составили план письма, правильно написали предложения. Теперь необходимо хорошо отформатировать текст.
1. Между абзацами должно оставаться место
Важно, чтобы смысловые части были отделены друг от друга и их можно было отметить беглым взглядом. При необходимости используйте увеличенное межстрочное расстояние между ними.
2. Маркированные списки
Читатель не приходит от монотонности в восторг, поэтому маркированный список отлично разбавляет текст. Письмо без маркированного списка (если это уместно) значительно проигрывает.
3. Не следует переусердствовать с жирным шрифтом
Как и маркированный список, выделение жирным шрифтом разбавляет большой текст. Выделяет значимую мысль. Но не стоит разбрасывать выделенные жирным слова по всему тексту. Жирный шрифт должен притягивать к одной или нескольким конкретным точкам, но взгляд не должен беспорядочно бегать по всему тексту.
Результативность деловой переписки зависит от грамотного использования всех этих правил вместе. Не забывайте, что каждый пункт цепляется за другой и только применяя в совокупности эти правила, вы можете рассчитывать на успех.
