Представим ситуацию: бухгалтер начинает работу в новой организации и обнаруживает, что часть документов попросту отсутствует , а журнал проводок не ведётся (или же хозяйственные операции отражены только частично). Связаться с деловыми партнёрами возможности нет. Что делать? Восстанавливаем учёт в организации.
Акт приёма-передачи дел
Первое, чем нужно заняться сразу после заключения трудового договора, – это составление акта приёма-передачи дел. Это необходимо для разграничения периодов, за которые вы должны будете нести ответственность как бухгалтер компании. Законодательных требований к оформлению этого документа нет, поэтому его можно составить в свободной форме. Главное – в акте должен быть перечень документов, которые вам передаются и за хранение которых вы несёте ответственность.
Проверяем, есть ли в наличии:
– бухгалтерская, налоговая, статистическая отчётность (и прочие формы отчётности, которые так или иначе связаны с деятельностью компании);
– бухгалтерская и налоговая учётная политика;
– локально-нормативные акты;
– бухгалтерские программы, а также копии сохранённых баз данных;
– сертификаты ключей ЭЦП для ЭДО с контролирующими органами, банками и контрагентами;
– первичные документы, акты, счета-фактуры и прочие подобные документы.
Не забудьте указать в акте количество и периоды передаваемых бумаг, а также приложить к нему оборотно-сальдовую ведомость.
Бухглатерский учёт
Итак, при приёме-передаче дел обнаруживается, что отсутствует значительная часть документов, в оборотно-сальдовой ведомости есть остатки по счёту 26 «Общехозяйственные расходы», валюта баланса по дебету и кредиту не сходится, по счёту 51 «Расчетные счета» – отрицательное значение, по счетам 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеются значительные остатки, 90-е счета не закрыты. Что же нужно предпринять, чтоб восстановить бухгалтерский учёт?
В первую очередь, нужно определить вид деятельности, которую осуществляет ваша организация. Возьмём для примера ОКВЭД 68.2 «Аренда и управление собственным или арендованным недвижимым имуществом». Дальше выясняем систему налогообложения. К примеру, ОСНО.
Так как организация в этом случае работает исключительно с юрлицами, ККТ применять не нужно. Все расходы должны быть отражены а счёте 26 «Общехозяйственные расходы». В конце месяца все затраты по счёту 26 должны быть списаны на счёт 90 «Продажи» (метод директ-костинг). Так как компания занимается оказанием услуг, в конце месяца остатка по счёту 26 быть не должно.
Также нужно заняться изучением и проверкой порядка учёта, который предусмотрен учётной политикой организации. Если такой политики в организации нет, нужно её создать – по тем нормам, которые действуют сейчас.
После этого можно заняться непосредственно наведением порядка в бухучёте организации, а именно – взять оборотно сальдовую ведомость и проверить остатки по всем счетам. Проведите инвентаризацию, сверьте ОС, имеющиеся в наличии, с указанными в бухучёте, проверьте первичные документы, которые связаны с начислением амортизации, а также с приобретением ОС и материалов.
Если в отражении ОС или материалов будет обнаружена ошибка, исправьте данные в текущем периоде на дату обнаружения ошибок (предыдущие периоды корректировать не нужно).
Для определения остатков по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный счет» используйте кассовую книгу, приходные и отходные ордеры, а также выписку банка. Остаток на интересующую вас дату должен совпадать с тем, который указан в кассовой книге или банковской выписке.
Проверьте остатки по счетам 60 «Поставщики и подрядчики», 62 «Покупатели и заказчики», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Хорошо, если по контрагентам есть все необходимые документы и если есть акт сверки на нужную нам дату. В таком случае просто сверьте остаток по счёту учёта с остатком в акте сверки, а при обнаружении ошибки сделайте корректировку сведений. Но это в идеале. А что делать, если документы по контрагентам отсутствуют? Обратитесь к руководителю или сотрудникам, которые отвечают в компании за составление договоров и актов, – нужно составить список контрагентов. После получения этой информации свяжитесь с представителями контрагентов и получите от них акты сверки. Все факты хозяйственной деятельности должны быть отражены на основании первичных документов.
Обратите внимание: при обнаружении ошибок, приведших к занижению налоговой базы, нужно будет подать в налоговую уточненную информацию. Если же ошибки не привели к занижению базы по налогам и страховым взносам, их можно просто исправить в текущем периоде.
Проверьте счёт 70 «Оплата труда», основываясь на расчётных ведомостях. Чтобы вычислить остатки по налоговым платежам, нужно будет обратиться за актом сверки в ИФНС, ФСС по взносам на травматизм. Корректировку остатков можно произвести, основываясь на актах сверки и декларациях, которые есть в наличии в компании.
Также проверьте 90-е счета. Аналитические счета 90 «Продажи», 91 «Прочие расходы», 99 «Прибыли и убытки» в большинстве случаев на конец месяца должны быть закрыты в корреспонденции с субсчетами 90-9 «Прибыль/Убыток от продаж», 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов», 99-9 «Прибыль (убыток) после налогообложения». В противном случае нужно будет определить причину. Если это ошибка, то нужно будет провести закрытие счетов. Если же закрытие счетов происходило раз в год, то в таком случае закрытие счетов производится на 31 декабря отчетного года.
Дальше проверяем, есть ли нестыковка по дебетовым и кредитовым сальдо. Если в ходе проверки ошибка не была обнаружена, то корректировку баланса осуществляем с помощью счёта 91 «Прочие доходы и расходы» на недостающую сумму.
Осуществив проверку всех остатков и оборотов в бухучёте, начинаем восстанавливать налоговый учёт организации.
Налоговый учёт
Нужно приложить все усилия к восстановлению налоговых документов – запросить их у контрагентов или, в крайнем случае, сделать самостоятельно. Отправной точкой здесь будет налоговая отчетность. В случае отсутствия каких-либо документов нужно, в первую очередь, выяснить, почему их нет.
Заполненную налоговую отчетность можно поискать в бухгалтерской программе, в программе электронной отчетности. В случае, если вы так и не обнаружили итоговые документы, получите копии сданных отчетов в ИФНС, ПФР и ФСС. Для этого сделайте запрос в свободной форме.
Итак: если в организации при ведении учёта в прошлых периодах были совершены ошибки, то исправления этих ошибок должны быть отражены в текущем периоде. В налоговом учёте ошибки должны быть исправлены в том же периоде, к которому они относятся.
Если же учёт в организации вёлся не в полной мере (или не вёлся практически совсем), то усилия нужно приложить именно к его восстановлению. Для этого все операции в бухгалтерском и налоговом учёте в прошлых периодах должны быть воспроизведены на основании первичных или других документов.