Правила казначейского сопровождения средств предполагают проверку соответствия информации в контракте и первичных документах фактически поставленным товарам/выполненным работам/оказанным услугам. Проверки осуществляются Федеральным казначейством на основании решения Правительства Российской Федерации (Порядок проведения проверок установлен Приказом Федерального казначейства от 09.01.2020 г. № 5н).
Проверка проводится по месту поставки товара/выполнения работы/оказания услуги и представляет собой визуальный осмотр без нарушения целостности товара или результата выполнения работ/услуг. В ходе осмотра могут использоваться видео-, фотофиксация и измерительные приборы. Если осмотр без нарушения целостности предмета невозможен, проверка документов осуществляется без выезда на место поставки/выполнения работ/оказания услуг.
Предмет осмотра: товары/работы/услуги, полученные в результате выполнения договора (этапа договора).
Объекты осмотра: госзаказчики, заказчики по договору, их подведомственные организации, обособленные подразделения.
Порядок осмотра.
Заказчик за 5 рабочих дней до даты приемки направляет в ТОФК информацию о дате приемки, графике поставки с приложением договора и документов о приемке. Информация о дате приемки и графике поставки оформляется в произвольной форме на бланке организации и подписывается уполномоченным лицом.
ТОФК назначает сотрудников, ответственных за проверку. Если для проведения проверки требуются специальные знания, к смотру привлекаются сотрудников ФКУ «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России».
На основании предоставленных заказчиком документов ТОФК определяет продолжительность осмотра, необходимость применения средств видео-, фотофиксации и измерительных приборов, уведомляет заказчика о дате проверки не позднее чем за 1 рабочий день до начала осмотра. Документы, подтверждающие своевременное уведомление заказчика, прикладываются к материалам, сформированным в процессе осмотра. Нахождение представителя заказчика при осмотре не является обязательным.
Результаты осмотра.
Результаты осмотра оформляются в отдельных документах по каждому предмету осмотра с приложением фото- и видеоматериалов, результатов измерений, на которых указывается дата и время фото- видеосъемки (измерений).
Если отсутствуют факты несоответствия информации, указанной в договоре, документах о приемке, и поставленные товары/выполненные работы/ оказанные услуги соответствуют условиям договора, составляется Справка. Если несоответствия выявлены - составляется Акт.
Справка или Акт оформляются и подписываются в течение трех рабочих дней после дня осуществления осмотра в двух экземплярах. На документах ставится подпись заказчика. Один экземпляр Справки (Акта) остается у руководителя группы проверяющих, второй направляется заказчику.
Если заказчик отказывается подписывать или принимать документ, это фиксируется проверяющим в специальной графе.
Копия Справки (Акта) с приложением фото- и видеоматериалов (при отсутствии в них сведений ограниченного доступа) на следующий рабочий день после дня подписания направляется в структурное подразделение ТОФК и Управление казначейского сопровождения Федерального казначейства для анализа и систематизации.
После получения Справки, заказчик направляет в ТОФК платёжные и первичные документы для санкционирования расходов по договору.
После получения Акта заказчик направляет в ТОФК первичные и платежные документы для санкционирования расходов на сумму подтвержденного объема поставленных товаров/выполненных работ/оказанных услуг, отраженных в Акте.
Повторный осмотр осуществляется после устранения всех замечаний, указанных в Акте.
Кроме осмотра поставленных товаров/выполненных работ/оказанных услуг для санкционирования расходов казначейство проверяет структуру цены контракта, выполнение требований о раздельном учете затрат, наличие документов-оснований в ЕИС, корректность и полноту заполнения требуемых документов.