Управление проектами | Часть 2\2

Вчера мы разобрали с основными понятиями проектного менеджмента, историю, подходы и многое другое. (Подробнее читайте в статье). Сегодня предлагаем перейти к практической части.

Цель, успешность

Цель управления проектом заключается в выполнении предварительно поставленных задач при имеющихся ограничениях, в грамотном использовании возможностей, оперативном внесении изменений в ответ на риски.

Успешность оценивается участниками проекта через определенные методики:

• по PMBOK — предусматривается договор с чётко прописанными требованиями; об успешности говорят, если работы выполнены, договор закрыт, показатель успешности единый для обеих сторон (заказчика и исполнителя);
• по SCRUM: об успешности говорят, если заказчик доволен;
• по PRINCE2: оценка даётся с точки зрения бизнеса, потребителя, исполнителя; если категории сбалансированы, результат достигнут.

КСУП

КСУП, или корпоративная система управления проектами, представляет собой совокупность методологии, информационной системы и административных средств для внедрения процессов управления в организации. С помощью КСУП можно достигать поставленных целей, реализовать стратегию.

Процедуры

Проектный подход формализует процедуры управления проектами. Согласно методу Oracle PJM (стандартный подход), они делятся на несколько групп:

• контроль;
• управление работами;
• ресурсами;
• качеством;
• конфигурацией.

Процедуры управления проектами по PRINCE2:

• начало проекта — формулируется краткое описание проекта (project brief), продумываются способы его реализации;
• инициация — осуществляется планирование, экономическое обоснование, оценка рисков;
• управление — принятие решений;
• контроль стадий — выдача и приёмка заданий, отчётность;
• управление производством;
• контроль границ этапов для своевременного перехода между ними;
• завершение.

План, стандарты

Под планом управления проектами понимают утверждённый документ, описывающий содержание, границы проекта, бюджет, стандарты и др. Этот документ постоянно корректируется.

Стандарты относятся к ключевым понятиям управления проектами. Они делятся на международные, которые предназначены для международного применения, национальные, которые применяются внутри одной страны.

Международные — наиболее полные, так как, помимо прочего, включают консультирование, аудит, обучение. К ним относятся:

• PMBoK — основывается на процессном подходе к управлению проектами;
• ICB — на компетентностном подходе, то есть сводится к оценке кандидата;
• ISO 10006 — группирует процессы по двум критериям: те, что сводятся к созданию продукта, то есть проектирование, производство, и, собственно, процессы управления.

Наиболее известные национальные: C-PMBOK (China), VZPM (Switzerland).

Методологии

В теории управления проектами под методологией понимают набор базовых принципов и процедур для управления проектом. От методологии зависит ход работы.

Рассмотрим самые популярные.

• Waterfall, или водопадная. Классическая, состоит из 3 отдельных этапов: сбор и анализ требований, разработка подхода, внедрение и исправление ошибок. Чтобы перейти к новому этапу, нужно завершить предыдущий. Методология проста в применении, тем более что она опирается на документацию, где отражаются требования, но её результат напрямую зависит от правильности понимания требований.
• Agile. Гибкая, не требует сбора требований, поскольку если они меняются, то продумываются и внедряются изменения в ответ на них. Риски срыва сроков проекта минимальны, так как есть все необходимые ресурсы, обратная связь от участников. Но, из-за того что нет чёткого плана, сторонам сложнее взаимодействовать.
• PRINCE2. В её основе 7 принципов: регулярная проверка экономической выгоды, обучение на ранее полученном опыте, чёткая организационная структура и определение ролей, поэтапное управление, определение границ ответственности и отклонений, фокус на результатах, адаптация к условиям проекта. Поскольку эта методология управления проектами предусматривает детальное документирование и учитывает ранее полученный опыт, риски минимизируются. Но изменения при этом вносить сложно — надо переделывать документы.

Программное обеспечение

ПО объединяет программы для планирования, управления бюджетом, ресурсами, документирования и т. д. Выбирать его нужно в зависимости от задач.

Самые популярные:

• Basecamp — одна из лучших для управления проектами, преимущества: удобство работы, возможность взаимодействия с клиентами;
• Resource Guru позволяет планировать нагрузки, сообщать о статистиках сотрудников;
• Asana упрощает процесс создания, назначения, управления задачами, позволяет осуществлять экспорт файлов с компьютера, Google Диска.

Можно выделить и другие программы, например: Trello, ActiveCollab, Podio, Taskworld.

Управление проектами на профессиональном уровне

В последнее время бизнес всё чаще становится проектно-ориентированным. В частности, речь идёт о производственных, консалтинговых, инжиниринговых компаниях. Когда работа начинается с определения стратегии управления проектами и выявления задач для достижения результатов, реализовать задуманное удаётся в разы быстрее, тем более что если раньше под проектом понималась документация на возведение построек, то сегодня это комплекс мероприятий, направленных на формирование новых продуктов и услуг в рамках имеющегося бюджета, времени.

Мировая практика

Инструменты управления проектами активно применяются бизнесом в Америке и европейских странах. В Японии проектный подход используется в реализации всех инвестиционно-строительных проектов. В России эта область деятельности ещё только развивается, но об актуальности управления проектами говорят эксперты.

Так, в мире грамотное использование его инструментов позволяет экономить до 30% времени и до 20% средств. В случае активного внедрения и правильного использования методологии в российских компаниях проектный подход способствует и вовсе повышению экономики минимум на 15%.

Принципы управления проектами

Рассмотрим принципы УП.

• Целенаправленность. Важная особенность управления проектами — в определении и формулировке целей.
• Системность. Сводится к структурированию работы и реализации проекта к определённому сроку.
• Комплексность. Предусматривает рассмотрение явлений, требований и их взаимосвязей как между собой, так и с основной целью.
• Обеспечение. Согласно ему, должны быть все ресурсы, необходимые для реализации проекта.
• Приоритетность. Означает, что при разработке и реализации проектов сначала выполняются более приоритетные задачи, согласно стратегии развития.
• Экономическая безопасность мер. Просчитывается с учётом оценки вероятности появления убытков из-за невыполненных, но запланированных событий.

Преимущества УП

Для инвесторов:

• прозрачность ведения проектов;
• минимизация рисков;
• экономия средств за счёт их более эффективного распределения.

Собственнику управление проектами позволяет стать конкурентоспособным, получить дополнительную прибыль.

Государство при условии грамотного использования методологий и инструментов лучше контролирует расходование денег, ресурсы. При этом снижаются риски.

Как научиться управлять проектами

Чтобы достигать поставленных целей и показывать результаты, важно придерживаться нескольких правил.

• Уметь подбирать нужных людей, которые будут работать над проектом. Для этого важно понимать работу каждого изнутри, так как в противном случае контролировать её не удастся.
• Планировать и организовывать работу людей, а для этого необходимо иметь навыки менеджера. По сути, руководитель проекта должен поддерживать связь со всеми функциональными подразделениями, следя за тем, чтобы они договорились и работа была выполнена в срок. Помимо прочего, здесь важно уметь договариваться, решать конфликтные ситуации.
• Знать процедуры, методологии, инструменты в сфере и уметь их применять на практике.

И самое главное — не бояться непредвиденных ситуаций, ведь, что бы ни случалось, результат по проекту должен быть достигнут.