После аудита на следующем этапе специалисты формируют рекомендации по оптимизации парка печатающей техники, производят расчет стоимости отпечатка при условии соблюдения этих рекомендаций. Предложение по оптимизации затрат на печать формируется на основе полученных данных о клиенте с учетом всех индивидуальных особенностей, вплоть до культуры печати (рекомендации по данным, полученным из аудита).
Очень важно прописывать в SLA уровни критичности реагирования на каждую единицу техники. Есть устройства, на заявку о поломке которого нужно отреагировать в течение 4 часов, а есть резервные, с другим приемлемым временем реагирования. Такие исключения нужно прописывать. Время реакции отражается на стоимости копии. Если парк техники расставлен правильно, нагрузка распределена правильно, клиенту не понадобится прописывать в SLA срочность реакции на каждый аппарат в 2 часа.
Существуют два способа снятия показаний счетчиков: ручной и автоматический. При ручном методе распечатывается страница конфигурации печатающего аппарата. Это самый верный, но не очень удобный способ, а данные, полученные подобным образом, сложно учитывать в автоматическом режиме. Второй вариант – использовать специальный софт для мониторинга принтеров (CleverPrint Key, PrintMonitor, PaperCut, Printer Activity Monitor, SNMP Discovery и многие другие). Все эти программы показывают количество напечатанных листов, количество чернил или тонера в картридже, примерный срок замены картриджа и многое другое. Проблема в том, что это ПО предназначено для работы в сети, и некоторые руководители компаний отказываются устанавливать такой софт, беспокоясь за сохранность конфиденциальных данных компаний.
У некоторых компаний (в основном это крупные розничные сети) стоят биллинговые системы (автоматизированная система расчётов – АСР), с помощью которых снимаются показатели по количеству отпечатков.
В компаниях, где таких систем нет, и где пользуются локальными принтерами, показатели снимает вручную инженер компании. В этом случае отчет представляет собой сводную статистику: отчет клиента (по сетевым принтерам) и расчеты инженера (сбор данных по числу отпечатков с локальных принтеров).
Узнать больше о покопийных проектах, получить расчет для вашей компании можно здесь.