Всем добрый день, друзья. В нашей статье рассмотрим новые сроки хранения документов по охране труда (ОТ), которые утверждены с февраля 2020 года.
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). На смену ему пришел Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и с 18 февраля 2020 года стал обязательным для работодателей.
В первую очередь ответственность за организацию хранения документов по ОТ лежит на специалисте/ответственном по ОТ, поэтому необходимо вести весь процесс хранения правильно.
Согласно статье 13.20. КоАП РФ штраф за неправильное хранение устанавливается на должностной лицо, а не на предприятие.
Так же стоит обратить внимание, что если документ не будет храниться установленный срок, то его посчитают отсутствующим, а мероприятие — не проведённым.
Например, по новому приказу Росархива журнал регистрации вводного инструктажа должен храниться 45 лет, а не десять, как раньше. Поэтому, начиная с 18 февраля 2020 года, обеспечьте хранение документов по новому приказу.
Специалисты по ОТ, согласно профессионального стандарта № 524 н, обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. Должностная обязанность 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.
Сроки конкретного ведения документации по ОТ могут быть установлены в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.
Срок хранения документов зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:
- если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет
- если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ уже меньше – 50 лет
Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат.
Наша компания занимается оказанием услуг аутсорсинга по охране труда, берем на себя все ведение и хранение документации согласно действующего законодательства. Подробнее на сайте www.kontrrisk.com