Проведение тендера условно можно разбить на несколько этапов
Осознание необходимости провести тендер
Уточнение задач
Разработка конкурсной документации
Извещение претендентов о проводимом тендере
Подведение итогов тендера
Заключение договора
Рассмотрим каждый этап подробно
1. Осознание необходимости провести тендер
В большинстве случаев предстоящие закупки для внутренних нужд организации можно предвидеть на несколько месяцев. Как только можно с уверенностью сказать, что через месяц или два потребуется закупка, стоит обдумать вариант проведения тендера как способ осуществления этой закупки.
2. Уточнение задач
Тендер призван решить конкретную задачу, то есть главное в проведении тендера — это цель с которой он проводится, грамотно поставленная цель — половина успеха в проведении выгодного тендера. При постановке цели следует учитывать следующие моменты:
Не во всех случаях Вы можете сами сформулировать, что должно быть результатом, в этом случае возможно Вам целесообразнее будет провести двухэтапный тендер — на первом этапе обозначить желаемую цель, предполагаемую стоимость решения и критерии по которым будут оцениваться поступившие предложения, так же следует определить количество победителей в первом этапе, поскольку второй этап в таких случаях принято проводить в виде закрытого тендера, в котором могут принять участие только претенденты прошедшие предварительный отбор на первом этапе. При разработке конкурсной документации для второго этапа можно и нужно учесть предложения присланные участниками в ходе первого этапа и дополнить и/или скорректировать задачу.
Другим вариантом является проведение запроса котировок — Вы ставите примерную цель, в приглашении к конкурсу Вы предлагаете претендентам разработать предложения по осуществления поставленной задачи, и примерную сумму, после получения предложений Вы сможете определить, возможно ли вообще за указанную сумму реализовать задуманное, можно ли урезать немного или Вы попали в точку, на основании этого решения Вы можете либо обратиться напрямую к одному из претендентов, можете провести тендер среди участников запроса котировок с вводом дополнительных условий, а можете просто отложить решение задачи на неопределенный срок, известив об этом участников с указанием причины.
Рассмотрим другой вариант, Вы знаете, что хотите и знаете сколько это стоит, и даже знаете где это можно купить.
В данном случае Вы можете провести закрытый тендер, то есть в Вашем конкурсе могут принять участие только те организации, которые Вы сами выберете. В закрытом тендере сообщается, кто в нем принимает участие, и поскольку конкурирующие стороны примерно знают ассортимент и цены конкурентов, будут предлагать максимально низкие цены. Однако даже в этом случае мы считаем более целесообразно провести открытый тендер, в нем может принять участие любая организация (Вы можете ограничить круг потенциальных участников в Приглашении), и не исключено, что Вы получите более выгодные предложения.
3. Разработка конкурсной документации
Определившись с целью и способом проведения тендера, следует разработать конкурсную документацию: Приглашение (Положение, Условия), Приложения (номенклатура товаров/работ/услуг, техническое задание, другие документы).
Приглашение (Положение, Условия) — в данном документе указывается цель и задачи проводимого тендера, сроки его проведения, общие требования к поставщикам/подрядчикам, требованию к оборудованию/работам/услугам, критерии по которым будет выбран победитель. В Приложениях указывается вся дополнительная информация необходимая претендентам для участия в конкурсе, либо указывается как и на каких условиях ее можно получить.
4. Извещение претендентов о проводимом тендере
Известить претендентов о проводимом тендере можно следующими способами:
Непосредственная рассылка извещений претендентам любым доступным способом (факс, электронное почта, письмо, курьер, телефонный звонок).
Приглашение принять участие в тендере через средства массовой информации (радио, телевидение, периодические издания).
Разместить объявление о проведение тендера в электронных каталогах
5. Подведение итогов тендера
6. Заключение договора
Практические рекомендации по составлению конкурсной документации Для проведения выгодного и успешного тендера можно выделить следующие моменты:
Четко сформулированная задача, которую должен решить проводимый тендер
Привлечь как можно больше потенциальных участников конкурса
Грамотное и разумное составление конкурсной документации.
Рассмотрим последний пункт, мы составили список наиболее важных моментов при составлении конкурсной документации, упущение которых способно свести на нет все плюсы от проведения тендера. условия поставки — до куда производиться поставка победителем, стоимость доставки должна учитываться в цене товара представленной претендентом в заявке на участие в тендере, фиксировать дату не позднее которой должна быть произведена поставка, если предполагается поставка в несколько этапов, обозначить крайние сроки для каждого из этапов; условия платежа — валюта платежа, условия оплаты, максимальный размер авансового платежа, фиксированные цены в валюте договора; монтаж поставляемого оборудования — сроки монтажа, монтаж должен осуществляться сертифицированными специалистами, либо под руководством сертифицированных специалистов, техническая поддержка — указывайте на необходимость технической поддержки с указанием местного времени и дней недели в которые можно будет получить поддержку, если для осуществления поддержки требуется присутствие сертифицированных специалистов, указывайте местное время и дни недели, а также адрес (а) на которых требуется таковая поддержка, так же следует указывать максимальное время с момента обращения в поддержку до появления сертифицированного специалиста в Вашем офисе, гарантийные обязательства — указывайте минимальный гарантийный срок, а также возможность подмены оборудования в случае выхода его из строя в гарантийный период аналогичным оборудованием и максимальный срок в течении которого должен быть произведен ремонт или замена неисправного оборудования.
Приведенные рекомендации не являются исчерпывающими или обязательными. Данный перечень могут дополнить Ваши специалисты отдела снабжения с учетом специфики закупаемого Вами оборудования.
Следует заметить, что для эффекта подобные моменты должны быть отражены именно в конкурсной документации, если их не отразить в конкурсной документации, а только в договоре с победителем, велика вероятность изменения условий поставки в худшую для Вас сторону