Какое количество мероприятий, которые вы посетили в жизни, вы считаете действительно хорошими?
Я считаю действительно удавшимися единицы. Очередь на входе, неудобная рассадка, скучные выступления лекторов – очень, очень часто приходится сталкиваться с такими явлениями. На самом деле, чтобы сделать действительно яркое и запоминающееся событие, нужно выполнить лишь несколько простых условий.
Думай, как посетитель.
Как маркетологи, мы всегда должны думать как наша целевая аудитория. Составляя план мероприятия, думайте прежде всего о том, то принесло бы пользу вашим посетителям, а не о том, чем запомнить тайминг. Я провела более сотни мероприятий, и они все были успешны, потому что я четко понимала интересы своей ЦА и старалась дам им то, что им действительно нужно. Пример: вы собираете мероприятие для начинающих бизнесменов. Плохое решение: приглашенный список зачитывает выдержки из законодательства, как зарегистрировать юрлицо. Хорошее решение: приглашаете эксперта-юриста, эксперта-бухгалтера. Успешного бизнесмена, спеца по продвижению и так далее и емко и коротко освещаете каждую тему. Получается динамичное, насыщенное и полезное событие.
Пропиши чек лист
Залог успешной организации – списки. Тогда ничего не останется незамеченным и ничего не потеряется. Списки помогают как составить план самого мероприятия так и распределить ответственность между исполнителями и учесть все необходимые мелочи, вплоть до бумаги для принтера и удлинителя для проектора.
Составь четкий тайминг
Нет ничего хуже мероприятия, которое растягивается до бесконечности, и спикеров, которых никто не контролирует. Вы замечали, в какой динамичный век мы живем? Вы ведь цените свое время? Тогда цените время и других людей, пропишите четкий тайминг мероприятия, обяжите спикеров не выходить за рамки тайминга, предусмотрите систему сигналов, которую вы будете использовать, чтобы дать спикеру понять, что его врем на исходе. Многие спикеры, входя в «поток», перестают чувствовать время, а так как они в основном говорят о своем любимо предмете – они могут говорить о нем бесконечно.
Убедись ,что все задействованные в процессе люди поняли тебя правильно
Сколько мероприятий пошли не так, из-за того что кто-то перепутал время, место, тему. Представьте, что это был оператор, в хону ответственности которого входило отснять весь материал мероприятия, чтобы вы его использовали для последующего продвижения. Или хозяин арендуемого помещения, который обещал передать вам ключ именно утром в день мероприятия. Лучше напомнить всем три раза, где, когда и что происходит и накануне убедиться, что все все правильно поняли.
Делегируй
Были времена, когда я сама организовывала, сама рекламировала и регистрировала гостей на мероприятия, сама же выступала, сама снимала фото или видео. Теоретически это возможно, и я даже могу научить, как это делать, но это очень тяжело. Лучше на каждую сферу ответственности нанять отдельного человека: оператора, фотографа, технического специалиста, ответственного за звук и подключение презентаций, административного сотрудника, который поможет ам встречать и регистрировать гостей.
Это я, делегирую и режиссирую)
Во время мероприятия следи за всем, как дирижер, и вмешивайся в случае необходимости. Мероприятие – это всегда живой организм, которое живет собственной жизнью даже несмотря на самый тщательный план, и требует контроля, потому что все, что не контролируется – может начать развиваться по собственному сценарию!
Удачных мероприятий!