Конференц-колл давно стал важным и востребованным инструментом для общения между коллегами, партнерами, заказчиками. Чтобы получить максимальную пользу от онлайн-встречи, стоит придерживаться определенных правил.
Рассказываем об основных рекомендациях.
Если у конференц-звонка нет конкретной цели, это будет время, потраченное зря. Ключ к успеху — тщательная подготовка к встрече.
Если вы организатор
За день до конференц-колла отправьте участникам приглашение с приложенной повесткой и списком участников. Расскажите о цели созвона и ожидаемых результатах.
Если участникам встречи необходимо изучить дополнительные материалы (отчеты, презентации) не забудьте приложить их к приглашению.
Добавив мероприятие в календарь, можно минимизировать риск человеческой ошибки. Календарь напомнит о звонке всем участникам.
Важно распределить роли модератора встречи и ответственного за подготовку протокола, который понадобится при подведении итогов встречи.
Представьте участников разговора, заодно убедитесь, что все подключились и готовы к общению.
Следите за временем. Тактично прерывайте тех, кто говорит слишком долго. Следите за тем, чтобы высказались все участники. Оптимальная длительность разговора – 30 минут. Если созвон длится дольше, то участники начнут уставать и разговор будет уже не таким продуктивным.
В конце встречи кратко резюмируйте итоги встречи и достигнутые договоренности. Расскажите, когда будет разослан протокол по итогам переговоров, как можно задать вопросы, которые не успели обсудить во время встречи.
Если вы участник
Не поленитесь, изучите присланные материалы заранее. Нет ничего хуже, чем вникать в тему беседы «на лету». Если возникнут вопросы или понадобится дополнительная информация, вы успеете запросить недостающие материалы у организаторов.
Запишите вопросы, которые планируете задать на встрече.
Будьте точны. Не заставляйте коллег ждать, если опаздываете, предупредите об этом заранее. Если ваше участие в конференц-колле обязательно постарайтесь расположиться в тихом месте, подойдет маленькая кофейня, библиотека, лобби отеля.
Во время разговора не забывайте выключать микрофон. Если участников колла много, то даже минимальный фоновый шум будет мешать.
Онлайн-встречи и видеоконференции — эффективное средство для общения и решения рабочих вопросов. Но без подготовки участники конференц-колла рискуют потратить время впустую и не добиться результата. Если вы будете следовать нашим несложным советам и требовать их выполнения от коллег, можно гарантировать, что все переговоры будут проходить максимально продуктивно.
Протестируйте сервис на сайте Плюсофона https://plusofon.ru/service/conference-calls.html
