Перевод сотрудников на удаленку уже перестал вызывать вопросы у большинства компаний. Отмечают, что кроме оптимизации расходов удаленка положительно влияет на эффективность работы сотрудников. Это может означать, что тренд перехода на удаленку будет сохранен и укреплен в будущем.
При выборе удаленного формата работы важно уделить особое внимание процессу документального взаимодействия между сотрудниками и организацией. Необходимо средство, позволяющее автоматизировать внутренние процессы компании с сохранением ответственности ее участников.
Среди прочих, решение 1C-Битрикс “Корпоративный портал” позволяет обеспечить организацию процесса работы с внутренними документами. Для применения на этой платформе электронной подписи разработано решение “КриптоАРМ. Документы”, которое дает возможность создавать произвольные бизнес-процессы и подписывать документы участвующие в них.
К примеру, приведем ряд бизнес-процессов, в которых возможно применение электронной подписи:
- Прием на работу нового сотрудника.
- Увольнение сотрудника.
- Заявления на отпуск, командировку и больничный.
- Ознакомление сотрудников с нововведениями и приказами.
Согласование и утверждение документов различными отделами.
“КриптоАРМ. Документы” позволяет:
- активировать бизнес-процессы при загрузке документов на портал
- требовать подпись документа отдельным сотрудником или несколькими
- обеспечить уведомление об изменении стадий выполнения бизнес-процесса
- применять готовые шаблоны бизнес-процессов
Юридическая значимость электронного документа
Согласно ч.1 ст. 6 63-ФЗ усиленная квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи, таким образом при использовании УКЭП документы будут иметь юридическую силу. Для обмена документацией в электронном виде работнику потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), работодателю – УКЭП.
Требования к рабочему месту
Применение КриптоАРМ Документы требует на рабочем месте пользователя наличие программ: СКЗИ КриптоПро CSP и КриптоАРМ ГОСТ, а также сертификата электронной подписи. Сертификат электронной подписи можно использовать не только на ПК, но и на планшете или смартфоне.