Существует несколько видов бюджетов. Мы рассмотрим самый простой из них – бюджет движения денежных средств (Далее - БДДС). Обычно именно с этого вида бюджета и начинают все пользователи т. к. он требует меньше всего ресурсов для получения результата как организационных, так и технических. Суть этого бюджета - планирование и сбор фактических данных аналогична тому, что происходит у человека при движении денежных средств в личных финансах, т.е. мы планируем поступление денег, их расход, сравниваем с тем, что произошло по факту, а данные берем из различных мест хранения, например, счета в банке, кошелька и пр. БДДС наглядно показывает данные, которые нужно продемонстрировать руководству.
Для создания нового Вида бюджета в ERP необходимо перейти в раздел Бюджетирование и планирование-Настройки и справочники-Виды бюджетов.
Созданию нового вида бюджета предшествует заполнение справочников:
o Статьи бюджетов
o Показатели бюджетов
o Правила получения фактических данных
o Сценарии бюджетирования
o Связи показателей бюджетов
o Модель бюджетирования
Статья бюджета- основной элемент структуры Вида бюджетов, то что будет выводиться в Бюджетный отчет и Экземпляры бюджетов.
В статье бюджетов можно указать до 6 Аналитик, они используются для детализации оборотов по статьям и показателям бюджетов. Аналитиками статей могут быть различные справочники: Организации, Подразделения, Сотрудники, Направления деятельности и т.д.
По аналитикам настраивается возможность количественного и валютного учета, указываются источники единицы измерения и валюты.
Показатели бюджетов — это сумма фактических остатков на начало периода и запланированных оборотов по статьям бюджетов.
Так же как и в статьях бюджета можно указать до 6 Аналитик и способ ведения учета (по количеству/валюте).
На вкладке Настройки типа показателя можно настроить каким образом будут получаться данные. При выборе Расчетного типа расчет остатков будет автоматизированным (рассчитывается по Правилам получения фактических данных), а при выборе Целевого типа данные нужно будет вводить вручную или автоматически при помощи Экземпляра бюджета.
Показатели определяют перечень операций (оборотов по статьям бюджета или остатков по показателям), включаемых в тот или иной бюджет. Например, в бюджет движения денежных средств (БДДС), включаются данные по операциям, изменяющим остаток денежных средств.
Примеры показателя: Товары, Денежные средства, Дебиторская и Кредиторская задолженность.
Для проведения план-фактного анализа показателей бюджетов и их аналитик предусмотрен отчет Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Бюджеты – Оборотно-сальдовая ведомость по показателям бюджетов.
Правила получения фактических данных.
Фактические данные не вводятся и не хранятся в системе. Они вычисляются при помощи настраиваемых правил.
Сами правила настраиваются индивидуально для каждой статьи и показателя бюджета либо из формы объекта (ссылка в окне Статьи бюджетов/Показатели бюджетов), либо из Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование – Правила получения фактических данных.
Настройка правил получения фактических данных может осуществляться в двух режимах:
· по статьям и показателям бюджетов - позволяет настраивать источники получения фактических данных для каждой статьи и показателя бюджета (используется опытными пользователями);
· по источникам получения фактических данных - позволяет пользователям получить сначала перечень всех доступных источников и потом приступить к настройке связей данных источников со статьями и показателями бюджетов. Причем если для показателя было настроено более одного правила, то при формировании бюджетных форм значения по данному бюджетному показателю будут суммироваться автоматически.
В качестве источника данных можно выбрать: Оперативный или Регламентированный учет, Произвольные данные.
* Источник данных Оперативный учет – источникам данных для статей бюджетирования являются Хозяйственные операции с возможностью определения источника суммы для выбранной операции. Для показателя бюджетирования источником данных будут, в свою очередь, выступать статьи активов и пассивов;
* Источник данных Регламентированный учет- источниками данных являются: для показателей бюджетирования – остатки и обороты по счетам соответствующего плана счетов, а для статей бюджетирования – обороты;
* Источник данных Произвольные данные-можно настроить схему получения доступных фактических данных.
Дополнительный отбор позволяет ограничить получаемые данные источника.
Существует два способа определения источников данных для аналитик:
1. При отключенном режиме - заполнение аналитики определяется системой автоматически, на основании типов данных имеющихся в источнике.
2. При включенном режиме Расширенной настройки заполнения аналитик выбирается способ и значение заполнения каждой аналитики при получении фактических данных.
Связи показателей бюджетов.
Для создания связи необходимо перейти в Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование - Связи показателей бюджетов или перейти по ссылке в форме статьи бюджета/показателя бюджета.
Связь между статьей бюджета и показателем бюджета определяет, каким образом статья влияет на показатель (Влияние на показатель: Приход/Расход и коэффициент).
Настройка связей необходима для корректного планирования и анализа бюджетного процесса.
Для проверки правильно ли настроена связь между статьей и показателем существует отчет «Проверка связей показателей бюджета». Перейти к данному отчету можно либо из списка связей показателей бюджета, либо перейдя в Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – НСИ бюджетирования – Проверка связей показателей бюджетов.
Сценарии бюджетирования.
Для создания сценария необходимо перейти в Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование-Сценарии бюджетирования.
Сценарий-это версия плана финансового состояния вашей организации. Пример сценария: Квартальный, Квартальный с учетом внешних факторов, Оптимистичный, Пессимистичный и т.д.
Валюта сценария показывает в какой валюте будет хранится сумма плана. Также в сценарии указываются Прогнозные курсы, либо другой сценарий, из которого будут браться эти курсы.
В системе существует два предопределенных сценария: Фактические данные (идентифицируются фактические данные бюджетирования) и Исполнение бюджета (контроль исполнения лимитов указанных в документах Заявка на расходование ДС).
При сравнении нескольких финансовых планов можно использовать сценарии с различными валютами т.е. план будет пересчитываться в зависимости от валюты, указанной в сценарии (прогнозного курса).
Модель бюджетирования.
Модель бюджетирования - это совокупность правил, по которым будут вводится данные для последующего анализа.
Для создания новой модели необходимо перейти в Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование-Модели бюджетирования.
В самой модели можно настроить период действия модели, указать разрезы формирования бюджетов: по организациям и/или по подразделениям, необходимость утверждения бюджетов т.е. в Экземпляре бюджета будут использоваться статусы.
Также для каждой модели бюджетирования можно установить Статус (Действует, В разработке, Закрыта), который будет показывать возможность использования модели для планирования (одновременно могут действовать несколько моделей).
Во вкладке Бюджетный процесс можно указать каким образом будут формироваться бюджетные задачи:
· автоматически, в таком случае необходимо настроить расписание
· вручную, с помощью документа Процесс подготовки бюджетов
Существует возможность настройки правил лимитирования расходования денежных средств из модели бюджетирования, для этого необходимо открыть нужную модель и перейти по ссылке на форме «Лимиты расхода ДС» (доступно, если в НСИ и администрирование-Казначейство и взаиморасчеты включено использование лимитов).
Приступать к созданию модели бюджетирования рекомендуется, когда заполнены справочники: Статьи и Показатели бюджетов, Сценарии, Связи показателей бюджета и Правила получения фактических данных.
Виды бюджетов
Для создания Вида бюджета необходимо перейти в Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование - Виды бюджетов.
Вид бюджета представляет собой иерархический список статей и показателей бюджетов с соответствующими аналитиками.
На основании Вида бюджета создается Экземпляр бюджета (при условии, что на вкладке Основное стоит отметка «Использовать для ввода плана»; Виды бюджетов без отметки использования для ввода плана используются только как отчеты), а также формируется Бюджетный отчет.
На вкладке Основное указываются Модель бюджетирования, Аналитические разрезы бюджета (например, Направление деятельности, Контрагенты и т.д.), Способ планирования (На фиксированный период или Скользящий).
В поле Бюджет составляется на период, рекомендуем указывать Месяц, в таком случае при формировании Экземпляра бюджета будут выводиться данные по каждому месяцу в периоде, указанном в самом Экземпляре бюджета.
Структура бюджета формируется на одноименной вкладке, здесь настраивается, то как будет в итоге выглядеть бюджет в Экземпляре бюджета и Бюджетном отчете.
Узнать больше о БДДС и других возможностях 1С, а также заказать консультацию вы можете на сайте
