Приветствую вас друзья.
Возникла недавно одна ситуация, когда срочно понадобился документ который получали более 20 лет назад. Сунулись его искать - нету.
За 20 лет, по съёмным квартирам я переезжал не один раз. Где то документик и затерялся. А он сейчас оказался очень нужен. Контора которая затребовала документ сказала:
Ну вы хотя бы его исходящий номер нам сообщите, будет проще найти.
Но номера тоже не было.
Пришлось писать в архивы и делать кучу запросов, что затянулось на огромную кучу времени.
Итак, к чему это я.
К тому, что после этого возникла идея оцифровать совершенно ВСЕ документы.
И не только документы, но к этому позже.
Конечно создание такого архива займёт очень много времени, но сделать это нужно только 1 раз, а дальше только поддерживать в актуальном состоянии).
Итак: Что необходимо оцифровать:
1. Паспорт, военный билет (все страницы включая пустые).
2. Аттестаты ( школа, техникум, ВУЗ включая оценки)
3. Свидетельства о рождении, браке, разводе.
4. Все документ на авто (включая ДКП при его покупке). Медсправки, права, СТС, страховку, техосмотр и т.д.
5. Все документы на недвижимость (здесь вообще сканируем всё включая пустые страницы).
6. Медицинский полис
7. Все медицинские документы. Прямо берите свою карту в поликлинике, везите домой и сканируйте её от первой до последней корки.
8. Ломали ногу в детстве, снимок на окно и фотографируйте.
9. Купили новую дорогостоящую технику? Чек сканируем и в архив. Это поможет впоследствии спасти от приставов.
10. Делаем качественные фотоснимки всех членов семьи. Желательно в ателье. Лицо, как на документы и в полный рост.
11. Делаем копию записной книжки с телефона. Сохраняем ВСЕХ. Не важно общаетесь ли в с этим человеком. Если он у вас записан, значит вы его знаете.
12. Любые другие документ к которым у вас есть доступ. Даже если это просто ответ на ваш запрос в управляющую компанию.
Запомните, не существует ненужных документов. Если на бумажке стоит подпись должностного лица и тем более есть печать, её тоже в архив. Даже если бумажка не ваша, а вашего уже умершего родственника, её туда же. Никогда не знаешь, что и когда может пригодится.
Точно таким же образом делаем документ НА ВСЕХ членов семьи и для каждого делаем отдельную папку с его документами. Соответственно дублируем общие документы. То есть скан свидетельства о браке, кладём и в свою папку и в папку жены.
Итак, вы промучались несколько дней и получили в свои руки цифровой архив. А что же с ним делать дальше?
А вот тут возникает интересный парадокс. Он должен быть доступен в любой момент, но в то же время недоступен для посторонних.
А самое главное, он должен храниться годами.
И вот этому момент стоит уделить особое внимание!!!
Итак, дальше идём и покупаем 2-3 НОВЫЕ флешки РАЗНЫХ производителей. Здесь не нужно гнаться за объёмом, чем меньше тем лучше. Флешки на 2-4 GB. вам хватит с лихвой, а надёжны они намного больше чем на 64 GB.
Сейчас продают даже специальные флешки с защитой от случайной перезаписи. Их потом желательно ещё отдельно усилить до пожарно-ударнобезопасной, но об этом в другой статье, которую напишу чуть позже.
Дальше несём домой и обязательно производим их низкоуровневое форматирование. (как это делается - гуглим).
После чего берём наш архив документов, который пока ещё лежит на компе и прогоняем его через любую программу-архиватор И СТАВИМ ПАРОЛЬ!
Лично я например использовал программу WiNRAR. В можете использовать конечно любую.
Главное пароль не забыть, но он и не должен слишком лёгким, типа вашим днём рождения. Дабы злыдни, найдя эту флешку, не получили доступ ко всем вашим данным.
После этого запароленный архив загружаем на эту флешку.
Ну и последнее, на флешке создаём открытый txt- файл и обзываем его "Прочитать.txt"
Внутри его пишем свои данные, как с вами связаться в случае нахождения этой флешки. Желательно предложить там вознаграждение.
Вот собственно и всё. Делаем 2-3 копии этой флешки и храним их в разных местах.
Например одну дома, одну в сейфе на работе, одну например у родителей.
Раз в год (или по мере необходимости) актуализируем информацию.
Закончились права на авто, сканируем новые, вносим изменения. Старые не удаляем, а переносим в папку "Архив".
Перенесли операцию, отсканировали все медицинские документы, внесли на флешку и т.д. и т.п.
Поверьте, рано или поздно оно вам может очень пригодится.
Самый пакостный вариант - пожар. Когда можно за мгновение потерять все документы. Станешь как младенец, как будто никогда и не жил!
Паспорт вы конечно сможете восстановить впоследствии, а вот например медкнижку никогда.
Кто то спросит конечно, а для чего это?
Всё очень просто. В можете быстро (в любой точке мира) сделать копию любого документа не разыскивая оригинал. При утере оригинала, у вас будет копия с номером. А имея номер, намного проще восстановить его. Особенно это касается всяких бюрократических бумажек, типа выданных сто лет назад ордеров или судебных решений.
Вот лично у меня, именно с такой бумажки из одной бюрократической конторки всё и началось. Ведь одно дело, когда вы имеете исходящий номер и получили бы нужный документ за день.
А вот когда в пришли и сказали: Мне нужно решение за 199-затёртый год - то с вероятностью в 95% девочка-клерк даже искать не пойдёт. Накатает вам на компе отписку - "Документ не найден" и забудет про вас навсегда. А вам потом придётся пройти семь кругов ада!
А лично вы бы, что ещё на такую флешку добавили?
P.S. Как показала практика, чем меньше объём флешки, тем надёжнее и дольше она работает. Например у меня есть флешка, на 8 МЕГАБАЙТ которой уже 20 лет и она всё ещё работает.
Про неё можно почитать здесь:
https://zen.yandex.ru/media/o_mire/otkopal-drevniuiu-sdfleshku-proveriaiu-zarabotaet-li-5f2301b33f701e6126a15202
На этом всё, всём удачи.
