Наш клиент, офис, которого состоял примерно из 100 сотрудников, в период начала пандемии, особенно его второй волны, резко осознал, что пандемия надолго и придется учиться управлять сотрудниками не работающими вне офиса.
При казалось бы, банальной задаче, при реальной работе распределенного офиса, остро встали вопросы:
- Как понять, что задача сделана?
- Какие вообще задачи стоят перед сотрудником, не перегружен ли он?
- Работает ли сотрудник над важной для вас задачей, если нет, то над какой работает?
- Где хранить файлы проекта, задачи, над которой работает несколько сотрудников? Как отслеживать, кто поменял и когда содержимое файла?
В общем, наверняка вы уже столкнулись, с аналогичными проблемами и можете назвать еще миллион мелких "заноз", влияющих на качество управления в организации в этот непростой период.
Что мы предложили и что произошло в итоге
Хроника изменений:
1. Решено: все управление перевести в 1С:Документооборот
2. Развернули 1С:Докуметооборот
3. Завели всю почту через 1С:Документооборот
Как было до: перенеправленные письма из почты просто исчезали из поля зрения руководителя (нужно было помнить кому, какую задачу переслал и пр.) и большинство "почтовых" задач оставалось не выполнено.
Итог работ
Все письма, судьбу, которых необходимо отследить нужно пересылать через задачу, в этом случае они попадают в общий список задач, который контролируется в разрезе нужной аналитики: исполнителя, подразделения, вида задач.
Контроль задач стал наглядным
4. Все задачи стали ставить через 1С
Как было до
Задачи ставились устно, либо отправлялось письмо (см предыдущий п.3). Большинство задач оставалось не выполнено, т.к. исполнитель и постановщик банально забывали о сроках, да и о самих задачах.
Итого работ
В 1С:Документооборот описали структуру предприятия. Для задач придумали категории, чтобы они визуально группировали задачи по процессам.
Как итог: задачи в разрезе отделов и процессов как на ладони. Виден срок просрочки, ответственный.
5. По итогам совещаний оформляется через протокол, кроме того на основе протокола в 1С создаются задачи
Как было до
По итогам совещаний создавался протокол и приказы на бумаге. С приказом знакомились под роспись. Спустя короткое время задачи, поставленные в приказе забывались.
Итого работ
Приказы стали оформляться в 1С:Документооборот, на основании приказов оформляются задачи. Они попадают в общий список задач со своими сроками. Таким образом процесс контроля исполнения прост и прозрачен.
6. Создали структуру хранения файлов
Как было раньше
Файлы хранились в папках на сервере, структура папок была хаотичной - по проектам, пот отделам, доступ к файлам разграничивался на уровне операционной системы с помощью сисадмина. Отсутствовал контроль за изменениями файла.
Итог
Структура папок прописывается в 1С, точно известно кто какие изменения внес в файл, удалить файл "по-тихому" стало невозможно, доступ к файлам проекта организуется в 1 действие, доступ стали предоставлять только через задачи, благодаря чему повысился контроль за безопасностью.
Резюме:
Спустя менее чем полгода эксплуатации в компании все отметили, что исполнительская дисциплина резко повысилась, задачи перестали "пропадать". Самое главное стал возможен контролируемый процесс изменений, все принятые решение на совещаниях теперь исполняются или, по крайней мере, становятся подконтрольными. Компания не потеряла, в период пандемии, управляемость, а наоборот, смогла выстроить стройный процесс управления процессами и персоналом.
Каждое совещание теперь проходит с обязательным разбором ранее поставленных задач, наглядно представленных в 1С:Документооборот.
Проекты стало удобно вести благодаря общему хранилищу документов, доступ к которому предоставляется участникам проекта в 1С. Доступ стал контролируемым и легко проверяемым без привлечения сисадмина.
Свяжитесь с нами в мессенджерах WhatApp или Telegram или по телефону +7(495)542-1469 и мы проконсультируем вас о возможностях 1С:Документооборот для вашего бизнеса
Наш сайт с материалами по 1С:Документооборот - doc.avangardb.ru