Я для себя сформулировала такой АЛгоРИтМ.
(1) НЕ ПАНИКОВАТЬ. Для начала нужно успокоиться и все хорошенько перепроверить.
Постараться вспомнить когда его видели в последний раз, где и при каких обстоятельствах.
Проверить не завалился ли он за тумбу, стол, шкаф или еще куда.
Внимательно и, я бы сказала: "на выдохе" - проверить ВСЕ папки, даже которые не имеют отношения к этому документу.
Я, однажды, так "закрутилась", что один документ, который нужен был для трудинспекции, положила в личное дело сотрудника не имеющего к нему никакого отношения. Хорошо хоть решила там проверить. А то вся на нет изошла - "Помню как вчера держала этот документ в руках, а сегодня найти не могу".
(2) Если найти не удалось - СОСТАВЛЯЕМ АКТ И ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ.
В АКТЕ отражаем ЧТО потеряли и ГДЕ это хранилось, а в ЗАПИСКЕ - при каких обстоятельствах обнаружили пропажу.
(3) СОЗДАЕМ КОМИССИЮ для расследования обстоятельств пропажи.
В нее включаем кадровика (если есть начальник отдела кадров - то его), представителя от службы безопасности (если такая имеется) и кого-то третьего (бухгалтера, юриста или еще кого-то, кто поможет в расследовании).
Приказ о создании комиссии издаем от имени директора.
(4) По результатам расследования создаем ОТЧЕТ, в котором отражаем - что удалось выяснить.
(5) Следующий этап - ВОССТАНОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА.
Если сохранилась копия или электронная форма документа, то это идеальный вариант.
Если ни того ни другого нет, то нужно будет стараемся найти как можно больше документов которые могут нам помочь с восстановлением. Это могут быть и трудовые книжки, и личные дела, карточки Т2, трудовые договора, дополнительные соглашения.
Если не получается восстановить полностью, восстанавливаем частично.
Когда издаем документ заново - делаем это ТЕКУЩЕЙ датой, а не той которой от был издан изначально.
(6) ПОДПИСЫВАЕМ этот документ.
Если в документе нужны подписи тех кто уже не работает - составляем акт и пишем причину по которой не хватает подписей.
Если кто-то из работающих работников не желает подписывать - объясняем им, что их нежелание подписать данный документ будет актироваться. И если они все равно не согласны - составляем акт.
ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА КАНАЛ, что бы получать информацию о трудовом законодательстве в легкой и доступной форме.