Во время пандемии многие сменили офис на удаленную занятость. Есть ли нюансы в оформлении командировки для дистанционного сотрудника?
Важно помнить про работников, которых нельзя отправить в командировку:
- Беременные (статья 259 ТК РФ);
- Не достигшие 18-ти лет (статья 268 ТК РФ);
- Специалисты, работающие по ученическому соглашению (статья 201 ТК РФ);
- Работники, которые зарегистрировались как кандидаты в выборный орган в период проведения выборов (ч.2 ст. 41 ФЗ № 67 «Об основных гарантиях избирательных прав»);
- Инвалиды, если это противоречит медицинским рекомендациям (ст. 23 ФЗ № 188 «О социальной защите инвалидов»).
А для следующих категорий ст. 259 ТК РФ накладывает ограничения:
- Матери детей до 3 лет;
- Матери и отцы, в одиночку воспитывающие детей до 5 лет;
- Опекуны и попечители детей до 5 лет;
- Родители детей-инвалидов;
- Сотрудники, ухаживающие за больными родственниками.
Таких сотрудников можно отправить в командировку только с их письменного согласия.
Для начала работодатель оформляет приказ. Его можно составить:
- По унифицированной форме Т-9 и Т-9а;
- По форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в ред. от 18.07.2017).
Если в компании используется электронный документооборот, то приказ нужно отправить сотруднику заранее в электронном виде. Сотрудник заверяет приказ электронной подписью и пересылает его обратно работодателю. Также сотрудник может явиться в офис лично для подписания документа, или работодатель может отправить приказ в бумажном варианте по почте.
Оплатить командировочные расходы дистанционного сотрудника можно переводом на банковскую карту. Деньги переводятся на зарплатную карту. Дистанционный сотрудник предоставляет работодателю авансовый отчет в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. К отчету прикладываются проездные билеты, счета на оплату жилья и другие документы, подтверждающие расходы.
Командировка дистанционного сотрудника оформляется согласно стандартным правилам. Работнику можно даже не посещать офис — это возможно, если в компании есть электронный документооборот. Достаточно поставить на документах электронную подпись — она позволяет заверять все соглашения на расстоянии.
Ознакомить сотрудников с документами удаленно можно с помощью «DiState: Кадры». Как только работник ознакомится с документом, система сообщит об этом работодателю.
«DiState: Кадры» автоматизирует весь кадровый документооборот и хранит в едином локальном архиве электронные юридически значимые документы по каждому сотруднику.
Хотите узнать больше?
☎️ Свяжитесь с нами по телефону: +7 (812) 372-66-15
📩 Пишите на почту: contact@distate.ru
💬 Или в WhatsApp: +7 (999) 031-68-92
Расскажем все подробности о продуктах DiState!
«ДиСтэйт» — разработчик программного обеспечения в области электронного юридически значимого документооборота.