Как работать с документами в Word
Весь документооборот Microsoft Word зациклен на одной единственной вкладке Файл. Здесь есть своя панель управления, на которой находится множество интуитивно понятных разделов, пройдёмся по порядку:
Главная: это так называемый "раздел быстрого доступа", его удобнее всего использовать для создания или открытия файлов, поскольку основные функции собраны в одном месте.
Верхний блок отвечает за создание новых документов, также он предлагает выбор из богатейшей коллекции шаблонов Word.
Нижний блок отображает последние открытые файлы, которые, как можно догадаться по соседней вкладке "Закреплённые", разрешают навеки оставлять на этом экране. Чтобы закрепить файл, наведите на него курсор мыши, а потом посмотрите, какие символы появились слева от даты изменения файла – кликайте на изображение кнопки и фиксируйте документ (только нажимайте не спеша). Аналогичное движение открепляет файл.
Слева от иконки прикрепления располагается кнопка "Поделиться общим доступом" для конкретного файла. Чтобы воспользоваться ею, Word попросит авторизоваться в облаке OneDrive и только затем отобразит экран выбора пользователей, с которыми вы хотите редактировать документ. Также программа обеспечит вас соответствующей ссылкой и отправкой открытого доступа через Outlook.
Проекты, для которых был открыт общий доступ, будут отображаться на экране Главная, рядом с закреплёнными и последними документами.
Тут есть ещё и поиск документов, но, думаем, с ним всё понятно.
Создать: экран создания файлов в отдельном виде буквально набрасывается на пользователя и заваливает его ранее выбранными проектами и целой коллекцией ярких шаблонов, рассредоточенных по различным категориям, будь то бизнес, письма, сопроводительные письма и резюме и другие.
Можете создать новый пустой документ, либо выбрать любую понравившуюся заготовку, просто кликнув по ней, либо, воспользовавшись местным поиском. Шаблоны яркие, на предпросмотре видны все детали – это упрощает ориентирование.
Открыть: на этом экране мы выбираем из последних открытых файлов и папок, которые тоже можно закреплять и выбирать для общего доступа, а также видим, к каким документам предоставлен общий доступ.
Под строкой "Личные" обычно находится облачный сервис OneDrive, и здесь вы можете просматривать его содержимое, создавать новые каталоги и совершать пробежки по всему, что там хранится. Ниже находятся такие вкладки, как Этот компьютер, Добавление места и Обзор.
Добавление места – это выбор облачного сервиса, и тут Word ведёт себя как редкий собственник, разрешая указать только OneDrive или OneDrive для бизнеса, никаких сторонних облаков вроде Яндекс Диск или Google Drive.
Вкладка Этот компьютер отличается от Обзор тем, что в первом случае мы перебираем папки и документы прямо в окне Word, а во втором – открывается Проводник. Выбирайте, что вам удобнее.
Сведения: здесь содержится вся исчерпывающая информация о созданных документах, начиная от размера, общего времени правки и заканчивая связанными документами. Тут вы можете установить защиту , проверить документ, просмотреть журнал версий, дабы вернуться к определённой стадии редактирования, а также – что крайне важно – восстановить несохранённые документы.
Мы рассмотрим этот раздел подробнее, когда начнём создавать документы в Word, дабы нам было, над чем работать и, как вариант, что защищать.
Сохранить: сохраняет документ в один клик. Быстрее всего здесь использовать комбинацию клавиш Ctrl+S, когда вы работаете на белом листе.
Сохранить как: выбор места среди тех источников, которые мы видели на вкладке "Открыть".
Печать: раздел полностью посвящён тонкой или простой настройке печати ваших проектов. Он также будет рассмотрен в более подробном виде.
Общий доступ: отправляет приглашения другим пользователям несколькими способами, будь то раздача ссылок и подключение людей напрямую, как и отправка по почте, онлайн-презентация или публикация в блоге.
Экспорт: тут всё просто – экспортирование проекта, например, в PDF, и изменение типа файла. Этот раздел является отличный способом превратить нагромождённый документ в обычный текст, либо сохранить веб-страницу в одном файле.
Кстати, про веб-страницы: вкладка "Преобразовать" служит для трансформации ваших документов в веб-страницы с потрясающим дизайном. По нажатию на эту кнопку, вас перебрасывает на печатное поле, справа от которого появляются качественные шаблоны. Они показывают, как может выглядеть ваш документ в веб-формате, то есть с другим фоном, шрифтами, анимацией, совершенно иной вёрсткой. Иными словами, в мгновение ока вы получаете собственный сайт! Раньше о таком можно было только мечтать.
Следующий раздел "Закрыть" намекает на то, чтобы мы покидали этот экран и отправлялись к следующему уроку, в котором будет разбираться с PDF.
