Организация и менеджмент файлов - это дело привычки. Чтобы не потерять нужный файл в хаосе - нужно выработать свой подход и следовать ему. В этом случае, вы всегда сможете легко найти и никогда не потеряете важные файлы.
Для работы с файлами существует много решений. Одно из самых надёжных - это облачные сервисы (Яндекс диск, Google drive, Dropbox и др).
Создавайте копии важных файлов в облаке и на физическом носителе (память смартфона, флешка, внешний жесткий диск). Например мы в своей работе всегда создаём копии исходных материалов на двух жестких дисках и в облаке на Яндекс.Диск. Мы делаем это сразу после съёмки.
Помимо хранения, стоит ещё задуматься о нейминге (naming) - то, каким образом вы называете файлы. Не следует лениться и давать непонятные названия файлам, проектам или папкам.
Например, назовите папку «предметная съёмка в студии - 21.09» вместо «Новая папка 3». Согласитесь, что сразу из названия можно получить много информации и быстрее отреагировать на неё, избегая лишних движений - типа открывание папки и изучение ее содержимого. Также вы сможете легко найти необходимые файлы с помощью поиска, например, написав дату создания.
Тоже касается и названий проектов. Выработайте свой собственный шаблон называния.