Срочно и Важно: в чём разница?
Примерно в шесть-восемь лет мы начинаем осознавать понятие "время”.
Мы начинаем понимать секунды, минуты, часы и наше восприятие проходящего времени.
Вскоре после этого мы начинаем вырабатывать привычки и принимать решения о том, как использовать свое время.
На наших стадиях развития другие обычно диктуют нам, как мы должны проводить время. Однако по мере того, как мы становимся профессионалами, у нас появляется все больше и больше самостоятельности в отношении своего времени.
Мы разрабатываем свои собственные личные системы для того, чтобы тратить свое время–иногда успешно, иногда нет.
И каждый из нас должен решить: как наиболее эффективно использовать свое время?
В этом процессе принятия решений мы можем быть обмануты, думая, что задачи важны, когда это не так. Или мы откладываем самые важные пункты в нашем списке задач, потому что они часто самые трудные.
И тогда мы путаем, что важно, а что-нет.
Это важнейшее различие, которое может изменить наши приоритеты и списки дел.
Прежде чем двигаться дальше, вот как мы определим эти термины:
Срочный:
Предметы, требующие немедленного внимания.
Важный:
Элементы, влияющие на ваши долгосрочные цели и стратегию
Один из способов думать о том, что вы должны делать и что вы хотите сделать, - это поместить свои задачи в матрицу управления временем, часто известную как Матрица Эйзенхауэра.
Квадрант 1: Срочно И Важно
Это те вещи, которые вы должны сделать прямо сейчас, иначе вскоре возникнут негативные последствия. Они могут быть немедленными проверками и изменениями, которые вам нужно сделать до истечения крайнего срока, и могут иметь другие временные последствия.
Эти высокоэффективные мероприятия принесут прибыль вашей компании, что также должно быть сделано немедленно.
Квадрант 2: Не Срочно, Но Важно
Вот самое приятное место для расстановки приоритетов в вашей работе.
Ваша самая продуктивная работа может произойти здесь. Это то, к чему вы стремитесь. Эти проекты, задачи и другие элементы действий являются кирпичиками, которые помогают вам достичь ваших долгосрочных инициатив.
Они не являются срочными, но помогают вам достичь успеха в достижении ваших целей.
Иногда эти задачи включают в себя тушение пожаров, которые могут не быть вашей ответственностью или не должны были произойти в первую очередь.
Квадрант 3: Срочно, Но Не Важно
Это самый опасный сектор.
Именно здесь многие из нас живут и дышат, не испытывая ни малейшего желания.
Другим людям легко предъявлять требования к нашему времени, не осознавая, что именно они делают.
Их проблема - это не обязательно ваша чрезвычайная ситуация. Если они пытаются найти быстрое решение или ответ на что-то, что не продвигает бизнес вперед, то четкая коммуникация чрезвычайно важна.
Квадрант 4: Не Важно, Не Срочно
Также известен как квадрант прокрастинации.
Это то, что вы делаете, даже если это не важно и не срочно. По сути, это то, что вы делаете, когда должны работать.
Это не значит, что у вас никогда не должно быть перерыва, отдыха или расслабления. Но иногда хорошие вещи могут быть возведены в высшую степень. И вы не хотите, чтобы они стали такими для вас.
Какие задачи идут в каждом квадранте?
Как вы решаете, что куда пойдет?
Это очень просто и хорошо сочетается с квадрантами. Они помогут:
- Решите, срочное это дело, важное или и то и другое вместе
- Проанализируйте ценность: какова ценность этой задачи для вашего руководства, организации и бизнеса? Что изменится и улучшится, если вы его завершите или доведете до конца?
- Подумайте о времени: сколько времени у вас уйдет на это? Это несколько минут или несколько недель? Несколько месяцев? Если вы создадите план проекта для реализации более масштабных инициатив, то будете выполнять мелкие задачи, ориентируясь на общую картину.
- Подумайте о сокращении: какие пункты вашего списка или проекта кажутся несущественными? Что несущественно? Если задачи или задания можно комбинировать, то комбинируйте их.
- Подумайте о делегировании: есть ли задача, которая была назначена вам, но на самом деле она находится в компетенции другого члена команды? Или есть коллега, который более квалифицирован или более квалифицирован, чтобы взять его на себя? Понимание своих пределов и того, что можно сделать практически, также является частью процесса определения приоритетов.
________________________________
Спасибо за внимание! Ставьте лайки и подписывайтесь на канал!