До боли знакомая ситуация. Надо печатать... А принтер опять пустой... Сколько можно покупать "на свои"? Реально ли получить потраченные деньги от бухгалтерии?
Бумагу дают в очень малом количестве. Практически сразу она расходится по подразделениям. На самостоятельную закупку отделам выделяют крохи. А работать как-то надо. Сотрудники тратят львиную долю своего денежного довольствия на бумагу и прочую канцелярию.
При обращении в бухгалтерию за возмещение потраченных сумм однозначно все получают отказ. На самом ли деле главный бухгалтер не в силах вернуть деньги сотруднику? Подкреплено это объективными нормами закона? Или все же нежелание главная причина?
Возмещение через авансовый отчет
Итак, сотрудник пришёл в бухгалтерию с чеками на приобретение бумаги. Первое, что приходит на ум бухгалтеру, оформить это как перерасход по авансовому отчёту. Аванс в этом случае будет нулевым, а вся выделенная сотруднику сумма - перерасход.
По проводками все выйдет более-менее красиво. А вот с юридической точки зрения не совсем правильно. Авансовый отчёт на то и авансовый, что предполагает наличие хоть какой-нибудь суммы аванса.
Первая проверка КРУ признает такое возмещение перерасхода неправомерным. Сотруднику придётся вернуть деньги в кассу. Главного бухгалтера ждёт выговор.
Возмещение через договор
Наиболее правильным в таком случае является заключение договора. Договора с физическим лицом. С самим сотрудником. Для правильного оформления потребуется составление ещё двух документов:
- Акта закупки имущества
- Приходного ордера на приёмку материальных ценностей
Такой подход вполне закончен. Был! До 1 марта 2019 года.
С это даты все учреждения исполнительной системы обязаны осуществлять закупки малого объёма через единый агрегатор торговли "Берёзка" (распоряжение N 824-р). А значит, вернуть деньги сотруднику, составив с ним договор, не представляется возможным.
Административная ответственность за приобретение товаров без использования площадки пока не предусмотрена. А вот дисциплинарного взыскания бухгалтеру на основании заключения проверки не избежать.
Лазейка в законе
Механизм закупок товара через агрегатор Берёзка ещё настолько сырой, что пока позволяет находить выходы из сложившихся жизненных, так сказать, ситуаций.
Лирическое отступление! 44 закон о закупках, казалось, совсем сковал свободу действий. Но и к нему приспособились. Теперь вот Берёзка совсем закручивает гайки.
Есть два условия, при которых учреждение может заключить договор малого объёма без использования ЕАТ:
- если товара нет в справочниках ЕАТ;
- если цена приобретения меньше, чем на площадке.
И если первый вариант не подходит: бумага присутствует в справочниках агрегатора. То второй вполне можно использовать с пользой.
То есть, договор между сотрудником и учреждением нужно составить по цене меньшей, чем цена на этот товар на площадке. Возможно, сотрудник потратил больше, чем удастся вернуть. Но, так у него появляется шанс хоть немного покрыть свои расходы.
Как быть с датами
Возникает вопрос, каким числом провести приобретение. Сотрудник ведь уже совершил расход. На Березке все операции проводятся в режиме реального времени. Ответ прост. Договор с сотрудником должен быть заключен после закрытия сессии на агрегаторе торговли.
Где взять денег
Бухгалтер, наверняка, сошлется на отсутствие денег по данной статье расходов. Однако, это не всегда правда. Чаще всего, это просто отговорка, чтоб не связываться с "мутными", на первый взгляд, операциями.
Как правило, и при небольшом финансировании свободные остатки имеют место быть. Например, при осуществлении закупки на конкурсной основе остаётся небольшая экономия.
Да и в течении года деньги на канцелярские товары выделяют ни один раз. Минимум два. Бухгалтер вполне может предложить дождаться нового финансирования и тогда вернуть деньги сотруднику.
Итак
При большом желании бухгалтер вполне может возместить сотруднику хотя бы небольшую часть расходов на приобретение бумаги. Пока ещё есть для этого вполне правомерные способы. Проблема в другом, ни всегда есть желание!
С уважением, Дарья Сергеевна.