Головная боль любого руководителя — невозможность следить одновременно за процессами и эффективностью работы сотрудников. Бесконечные отчеты и совещания съедают время, и все равно то и дело вылезают ошибки и просчеты. Самостоятельная установка CRM-системы не всегда спасет ситуацию: сотрудники могут с недоверием отнестись к нововведению или запутаться в ненужных функциях, а важных опций в базовой версии может не хватать. На примере системы Мегаплан рассказываем, как правильно внедрить CRM и не потратить лишних денег.
Шаг 1. Признать, что система нужна
«У нас небольшая юридическая фирма, зачем нам CRM»? Действительно, есть те, кому CRM не пригодится — это маленькие магазины и компании, которые работают со случайными и разовыми клиентами. «Подогревать» таких клиентов не нужно. Но как только в фирме решат заняться контактом с клиентами, продвижением, развитием, надобность в CRM возникнет очень быстро — даже если работают всего пять человек.
Базовые функции CRM-системы упростят бизнес-процессы, а значит, сэкономят время и деньги. Вот что полезного есть в CRM-системе Мегаплан:
- таск-менеджер с канбан-доской (легко управлять проектами и задачами, отслеживать этапы и видеть ответственных);
- планировщик дел с напоминалками и календарь для записи;
- шаблоны для документов;
- облачное хранилище документов и баз данных;
- безопасный чат для общения;
- мобильное приложение для работы со смартфона.
Шаг 2. Определить цели и задачи
На этом этапе нужно очень точно расписать в деталях, что конкретно нуждается в автоматизации, упрощении и контроле — от этого будет зависеть набор функций. Если не работал с CRM-системами раньше, нелегко понять, понадобится ли CRM для отчетов и общения с клиентами, для бухгалтерии, нужно ли автоматизировать ежемесячную рассылку?
Собственный отдел по внедрению и обучению Мегаплана перед разработкой проекта проводит аудит бизнеса с участием руководства компании. Обычно на этом этапе создают проектную команду со специалистами в бизнес-аналитике и IT. Специально обученный внутренний эксперт из числа сотрудников компании будет консультировать коллег и следить, чтобы они правильно пользовались системой.
Шаг 3. Определиться с функционалом и расширениями
Стандартные функции CRM-системы — базовый набор, которого, как правило, достаточно для большинства задач:
- учет клиентов (можно вести его отдельным списком, заводить отдельные карточки на каждого и вести журнал контактов с историей общения);
- учет сделок (единый список или отдельные карточки с текущим статусом сделки);
- воронка продаж или другие отчеты на любую тему (здесь могут фиксироваться личные результаты менеджеров, прибыль за конкретный период, цифры возврата, отказа от сделок или товаров),
- автоматизация согласования документов или работы с клиентами (на операционную деятельность менеджеры потратят на 15–20% меньше времени, и за счет привлечения новых клиентов выручка увеличится).
Но, чтобы сделать работу еще удобнее, в Мегаплане есть и другие возможности. Например, можно интегрировать систему с IP-телефонией с возможностью записи звонков и с электронной почтой — удобно, если менеджеры много общаются с клиентами и поставщиками. И с облачной бухгалтерией, чтобы проверять контрагентов, формировать отчеты для налоговой и подписывать документы электронной подписью в одном месте.
Мегаплан интегрируется со всеми нужными сервисами и программами, так что их можно запускать прямо из CRM, ничего заново не открывая. Информацию будет достаточно внести всего один раз — система автоматически сама дублирует ее туда, где она должна быть.
Шаг 4. Установить CRM и перенести клиентскую базу
Теперь основная часть работы по внедрению и настройке CRM — на специалисте Мегаплана. Он перенесет нужные базы, подключит сотрудников и вместе с руководителями распределит права. А при настройке системы добавит все необходимые поля в карточки и формы отчетов. Ваши сотрудники увидят привычные названия без лишних данных. Изменить настройки можно и самостоятельно, навыки программирования для этого не нужны.
В CRM Мегаплан установлен интерактивный помощник, который проводит по модулям и подробно рассказывает про команды и кнопки — не нужно куда-то дополнительно ехать и решать проблемы вручную.
Шаг 5. Обучить сотрудников
Неправильная адаптация, консервативный настрой сотрудников или банальная лень — если устанавливать CRM-систему самостоятельно, все это может погубить хорошую для бизнеса идею. Бывает, что даже с простым интерфейсом могут разобраться не все.
В услугу внедрения CRM-системы Мегаплан входит и обучение сотрудников. Потребуется всего один день. Специалист познакомит всех с нужными функциями, а в конце проведет мини-экзамен, чтобы убедиться, что все могут приступать к работе.
Шаг 6. Не забыть про сопровождение после установки
Частая проблема — только вчера поставили новое ПО, кто-то нажал не на ту кнопку, и у всей компании пропал доступ к почте, клиентской базе и папкам внутренней сети. Работа стоит, миллионные сделки под угрозой. С CRM-системой Мегаплан такого не случится по двум причинам:
- Здесь стоит защита от подобных досадных ошибок.
- Всегда можно вернуться к последней сохраненной версии.
Любые обновления CRM-продуктов будут загружаться автоматически, удаленно и совершенно бесплатно. Если возникнут вопросы — можно обратиться к сотрудникам Мегаплана в режиме онлайн или заглянуть в справочный центр. Ничего дополнительно устанавливать или покупать не нужно.
Шаг 7. Правильно рассчитать ежемесячную оплату
Кажется, что за расширенный функционал придется платить много — а лишних денег у большинства предпринимателей в 2020 году просто нет. «Мегаплан» можно оплачивать на разные периоды (от 3 до 24 месяцев), подключать нужное прямо сейчас количество лицензий.
При оплате годового пакета скидка от базового ценника составляет 30%. Например, при покупке тарифа Совместная работа + цена на одного пользователя онлайн в месяц будет составлять всего 384 рубля (число пользователей при этом не ограничено). В «Мегаплане» простая и понятная система тарифов с разными ценами: модули можно подключать отдельными блоками.
Переходите на сайт «Мегаплана», чтобы узнать подробности подключения CRM и получить скидку 20% на внедрение Мегаплана до 31 декабря по промокоду «МегаДзен». Чтобы воспользоваться кодом, назовите его специалисту отдела внедрения.