В статье я использую фразу "сессионные залы", однако их так же называют сессионными комнатами. Часть скриншотов на русском языке, а часть - на английском, поэтому во всей статье все названия на рус/агнл через черту.
Постепенно функционал Zoom расширяется, что-то меняется, поэтому если что-то отличается по местоположению в интерфейсе или названию, не теряйтесь.
В этой статье я разбираю несколько тем
Если вам необходимо срочно сделать сессионные залы, пролистайте вниз до большого заголовка "Как сделать-создать-включить сессионные залы"
- Для каких форматов online-мероприятий подойдут сессионные залы
- Как сделать-создать-включить сессионные залы
- Как работать с сессионными залами
- Основные ошибки и нюансы при работе с сессионными залами
- Другие вопросы/ответы
Для каких форматов online-мероприятий подойдут сессионные залы
- Совещания. Вы можете использовать Zoom для совещаний, а сессионные залы - как пространство обсуждения внутренних вопросов каждого отдела.
- Онлайн-занятия. Сессионные залы отлично подойдут для онлайн-школ и онлайн-курсов. Представьте, что Основной зал конференции - это холл школы, а кабинеты - это сессионные залы. С помощью опции создания залов "Дать участникам выбирать зал самостоятельно / Let participants choose room", участники могут самостоятельно зайти в нужный кабинет.
Например, в начале дня администратор может создать сессионные залы по фамилии преподавателя, теме или времени занятия ("Купирова А.Н.. группа для взрослых, 18:30" / Анусов Д. В., детская группа 19:00" и тд).
- Практическое задание. Распределите всех участников для работы в группах. Это очень крутая фишка, когда нужно провести практику в нескольких группах параллельно, где никто не будет мешать друг другу.
- Тест, анкетирование и экзамен. Приглашайте по очереди участников в отдельный сессионный зал для проведения экзаменационных процедур.
Как сделать-создать-включить сессионные залы
Пользоваться функцией сессионных залов Zoom и участвовать в них можно пользователям с помощью Zoom Desktop Client и приложения Zoom Mobile (и устройств H.323 / SIP). Если у каких-либо участников нет подходящей программы или устройства, вы можете использовать основной зал как дополнительный сессионный зал. В Zoom можно создать до 50 залов, а в каждом зале может быть до 200 участников.
Как открыть сессионные залы?
1. Включаем функцию сессионных залов для вашего аккаунта
Очень важно: эту функцию можно подключить к вашему аккаунту только в браузер-версии Zoom. В установленной программе Zoom и в приложении на телефоне вы это сделать не сможете.
Переходим в личный кабинет на сайте Zoom.
Моя учетная запись / My account -> Настройки / Settings -> На конференции (расширенные) / In Meeting (Advanced) -> нажимаем на ползунок вправо в Сессионный зал / Breakout Room
+ ставим галочку в "Разрешить организаторам назначать участников в сессионные залы при планировании" / "Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling"
Если вы создали конференцию и во время нее вспомнили, что не включили функцию Сессионных залов в настройках, функция отобразится только после того, как вы завершите эту конференцию.
2. Создаем сессионные залы на конференции
Важно! Создавать залы можно только с браузер-версии и программы Zoom.
В Zoom у вас есть панель управления, которая находится внизу экрана. Чтобы открыть залы достаточно нажать на значок сессионных залов / Breakout Rooms.
Если вы не можете найти кнопку Сессионных залов, скорее всего у вас открыт Zoom не на все окно. Поэтому, чтобы найти кнопку Сессионных залов, нажмите на значок "Еще / More", либо откройте программу/браузер на все окно.
Все! Идем дальше.
Как распределить участников по залам?
Есть три варианта.
- Автоматически / Assign automatically. Вам достаточно выбрать количество участников в зале, и от этого Zoom автоматически сделает нужное количество залов. После этого до открытия залов вы можете вручную что-то подкорректировать и поменять участников между собой, добавить дополнительные залы или же убрать.
Скорее всего, у вас будет неравное количество участников в залах. Поэтому Zoom будет показывать примерное количество, например, 5-6 человек.
- Вручную / Assign manually. Вы выбираете нужное количество залов, после чего добавляете в каждый зал участников.
- Дать участникам выбирать зал самостоятельно / Let participants choose room. Для этого не забудьте поставить галочку в опции "Позволить участникам возвращаться в основной зал в любое время / Allow participants to return to the main session at any time". Вы можете найти ее в опциях сессионных залов, нажав на значок шестеренки в левом нижнем углу окна сессионных залов. Создание залов с этой опцией доступно только при работе с программой Zoom. В браузере недоступно.
Если участники назначаются автоматически, и вы не можете назначить их вручную или дать возможность выбирать самостоятельно, скорее всего, вы не поставили галочку в "Разрешить организаторам назначать участников в сессионные залы при планировании" / "Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling" в настройках. Смотрите об этом выше.
Как закрыть сессионные залы?
Нажмите на красную кнопку "Закрыть сессионные залы / Close All Rooms" внизу окна Сессионнных залов.
По умолчанию у участников будет 60 секунд, чтобы перейти в Основной зал самим или автоматически. Изменить время, которое дается после закрытия комнат, вы можете в настройках. Как? Читайте ниже в "Другие вопросы-ответы". Участник может нажать "Отменить / Cancel", чтобы остаться в комнате до окончания времени, или нажать "Покинуть сейчас / Leave Now", чтобы выйти в Основной зал конференции.
Как работать с сессионными залами
Пока участники распределяются по залам и работают в своей группе, только вы можете технически помочь участникам конференции. Поэтому будьте здесь и сейчас.
Механика
- После открытия сессионных залов участникам приходит приглашение перейти в назначенный зал. Если они не могут найти приглашение, смотрите ниже "Основные ошибки при работе с сессионными залами".
- Как только участник переходит в назначенный зал, он уходит из Основного зала конференции: его имя в списке участников исчезает, а в списке Сессионного зала начинает отображаться. Все те участники, которые не приняли приглашение и по каким-либо причинам не смогли перейти в один из сессионных залов, остаются в Основном зале.
- В течение всего времени открытия сессионных залов вы можете общаться с участниками с помощью опции "Трансляции сообщения" / "Broadcast Message to All", и сообщение отобразится у всех участников во всех сессионных залах.
- После закрытия сессионных залов все участники перейдут в Основной зал. В зависимости от настроек, перемещение участников в Основной зал будет моментальным или по истечении заданного времени.
- После закрытия сессионных залов, вы можете открыть сессионные залы заново с той же структурой или пересоздать залы по-новому.
Как участники заходят в сессионные залы и выходят из них?
После открытия залов участникам приходит приглашение зайти в сессионный зал.
Если участник не хочет входить в Зал, он может нажать на кнопку "Не сейчас / Not Now" и зайти позже. Кнопка Сессионного зала на смартфонах будет отображаться на экране наверху, а на десктоп-версии в панели управления внизу.
Чтобы выйти из сессионного зала, нужно нажать на кнопку "Выйти / Leave": на телефоне по кнопке справа наверху, на десктопной версии по кнопке справа внизу.
Все те участники, которые не приняли приглашение и по каким-либо причинам не смогли перейти в один из сессионных залов, они продолжают оставаться в Основном зале, а их имена в окне сессионных залов будет блеклыми. Если кто-то из участников присоединился к конференции уже после открытия сессионных залов, он отобразится в верху списка как "Не назначено". Вы можете назначить для него любой из залов, а также оставить его в основном зале конференции.
Перемещение участников между залами
Чтобы перемещать участников между залами, а также менять участников между собой местами, наведите мышкой на участника, и справа от него появится "Переместить / Move to" и "Поменять / Exchange".
Если вы меняете участников местами до открытия залов, как на скриншоте, вы можете это сделать в несколько кликов. Менять местами участников можно только ДО открытия сессионных залов. О механике перемещения участников между залами во время открытия залов, написала ниже в "Нюансы при работе с сессионными залами".
Транслирование сообщений
Вы можете общаться с участниками, которые находятся в разных залах с помощью опции "Транслировать сообщение всем / Broadcast message to All". Это сообщение будет показано участникам как всплывающее окошко.
Попросить помощь / Ask for Help
Участники, находясь в сессионных залах, могут обратиться за помощью к организатору. Для этого нужно надать на кнопку (Попросить помощь / Ask for Help) в нижней панели управления в десктоп-версии, а на кнопку слева вверху на телефоне.
После этого организатору придет всплывающее уведомление, в котором у него будет возможность выбрать: войти в сессионный зал или нет. Если организатор выбирает не входить в сессионный зал, у участника всплывает окошко, уведомляющее о том, что организатор помогает другим участникам, "пожалуйста, попробуйте позже".
Переименование сессионных залов
Вы можете переименовать любой зал. Можете назвать его по названиям отделов компании для проведения совещания, названиям команд, перечислить все фамилии в группе, если участники сами выбирают зал, а также просто пронумеровать или оставить по умолчанию "Зал 1 / Room 1" и т.д.
Удаление сессионных залов
Напротив каждого зала есть кнопка "Удалить".
Основные ошибки при работе с сессионными залами
В этом блоке приведены основные вопросы и ошибки по работе с сессионными залами, с которыми я сталкивалась.
1. Нет значка "Сессионные залы / Breakout Rooms"
Во-первых, снова вернемся к пункту статьи выше "Как сделать-создать-включить сессионные залы" и убедимся в том, что включили функцию сессионных залов в настройках.
Во-вторых, убедимся, что мы работаем с компьютера, а не с телефона, так как функция доступна только на в десктоп версии.
В-третьих, посмотрите, открыта ли программа Zoom на весь экран, так как некоторые элементы просто не поместились и скрываются в значке "Еще / More".
2. Кто может создавать сессионные залы?
Простой ответ: только организатор
Если вы хотите, чтобы ваш помощник занимался залами, то либо расширьте тариф, либо наделите его правами организатора, а он, в свою очередь, предоставил вам права соорганизатора, чтобы вы могли делиться презентацией, выключать звук участников и тд - в общем, всем тем минимумом, который необходим для ведения конференции.
3. Можно ли перемещаться между залами?
Да, но по базовому платному тарифу самостоятельно перемещаться по сессионным залам может только организатор. Вы можете либо создать залы с опцией "Дать участникам выбирать зал самостоятельно" либо участник может попросить организатора переместить его с помощью кнопки "Попросить помощь".
4. Участнику не приходит приглашение в сессионный зал
Да, такое может быть, но участник может найти приглашение в кнопке "Сессионные залы" или "Еще" в панели управления внизу на десктоп-версии или нажать на кнопку "Сессионные залы" на телефоне.
5. А сессионные залы работают в бесплатном тарифе?
Да. Вы можете пользоваться сессионными залами даже в бесплатном тарифе, однако помните, что продолжительность конференции при бесплатном тарифе составляет всего 40 минут, после чего конференция автоматически завершится. Так что следите за таймингом, благо Zoom напоминает организатору конференции о том, что время заканчивается.
6. Идет ли запись в сессионных залах?
Облачная запись
Облачная запись идет только в основном зале. Ставьте запись конференции на паузу, когда участники работают в сессионных залах.
Если вам нужна запись хотя бы одной группы, вы можете оставить одну группу участников в основном зале, для этого определите эту группу в один из сессионных залов и предупредите о том, чтобы они не принимали приглашение войти в сессионный зал, нажав на "Позже / Later ".
Также не подтверждено, но, возможно, есть возможность делать локальную запись соорганизатору / участнику (зависит от настроек Zoom), находясь в сессионном зале, однако на своем опыте на данный момент это не было проверено. В скором времени проверю и допишу.
Локальная запись
Если вы используете локальную запись, она будет записывать комнату, в которой находится организатор.
7. Участник по ошибке зашел в другой зал. Можно ли его переместить?
Да, чтобы переместить участника, найдите в его в списке сессионных залов и справа от него нажмите на текст "Переместить в / Move to" и выберите нужный зал. У участника всплывет окно, уведомляющее о том, что его переводят в другой зал.
Чтобы участник не растерялся в этой ситуации, лучше предупредить его.
8. Как поменять количество залов и распределить участников по-другому?
Допустим, участники проработали одно упражнение / один урок. Теперь они должны поработать в других группах. Как это сделать?
- Я рекомендую для удобства собрать всех участников в основном зале, а затем пересобирать залы.
- Для того, чтобы пересоздать залы, в окне Сессионных залов нажмите на кнопку "Восстановить / Recreate".
Нюансы при работе с сессионными залами
1. Участники работают в сессионных залах, и к конференции присоединился новый участник
В этом есть два момента:
Во-первых, если участник присоединился к конференции, когда сессионные залы уже сформированы и открыты, участник остается висеть в пустом Основном зале.
Чтобы назначить зал для нового участника, зайдите в окно Сессионных залов. Новый участник отобразится в списке "Не назначено". Справа от него вы увидите надпись "Назначить для / Assign to", нажмите и выберите нужный зал.
Во-вторых, когда все участники, включая вас, находятся в сессионных залах, основной зал остается пустым, и только что присоединившиеся участники могут не понять сразу этот факт и начать беспокоиться. Поэтому старайтесь оставлять помощника в Основном зале или предупреждайте участников заранее.
2. Участник зашел в сессионный зал и вышел в основной зал. Может ли он вернуться сессионный зал?
Да, может. Участник может вернуться в сессионный зал, нажав на кнопку "Войти в сессионный зал / Breakout Room".
Для этого организатору необходимо заранее поставить галочку в опции "Разрешить участникам в любое время возвращаться к основному сеансу / Allow participants to return to the main session at any time". Вы можете найти эту опцию, нажав на значок шестеренки в левом нижнем углу окна сессионных залов.
Другие вопросы-ответы
Видны ли списки сессионных залов всем?
Нет, но, если вы создаете залы, при которых участники сами выбирают зал, то тогда участники увидят. По умолчанию, когда участники распределяются автоматически или вручную, участники видят только список участников своего сессионного зала. Соорганизатор так же не видит сессионные залы.
Можно ли закрыть сессионные залы без ожидания 60 секунд?
Да, но вы должны настроить это в окне Настройки сессионных залов. Для этого нажмите на значок шестеренки в левом нижнем углу и либо уберите галочку в пункте "Давать время перед закрытием залов / Countdown after closing breakout room", либо измените время в строке "Установить таймер обратного отсчёта / Set countdown timer". Также вы можете изменить время в таймере (см галерею выше).
Можно ли назначать участников по залам заранее?
Да, но есть нюансы. Читайте выше в теме "Как сделать-создать-включить сессионные залы".
Я с телефона сижу. Я могу зайти в сессионные залы, или можно только с компьютера?
Есть разница: открывать залы как организатор и заходить в залы как участник. Участвовать в Сессионных залах можно как с телефона, так и с комьютера/планшета. Но открывать залы можно только с браузер-версии Zoom и программы Zoom для десктопов.
Можно, чтобы залы закрывались автоматически?
Да, для этого выставите время, после которого залы автоматически закроются. Перейдите в окно Сессионных залов -> шестеренка -> Поставьте галочку в "Автоматически закрывать сессионные залы через ... минут / Auto close breakout rooms after ... minutes"
Как общаться с участниками, если они в разных залах?
Для этого есть опция "Транслировать сообщение / Broadcast Message to All", которое будет показано всем. Об этом выше в "Как работать с сессионными залами".
А в сессионных залах что вообще можно делать?
Помимо ключевой опции - коммуникации, участники могут обмениваться аудио, видео и экранами мониторов.
________________________
Все!
Буду рада, если статья была ценной для вас.