И снова добрый день, дорогой читатель. Возможно,ты читаешь эту статью второй, преисполняясь познанием с момента выхода первой части. Возможно, ты просто тот, кто хочет начать работать над собой и рационально использовать своё время. На связи снова Никита, и я уже почти 10 месяцев практикую ежедневное планирование. Сказать, что это мне помогло - ничего не сказать: мои мысли стали яснее, работоспособность повысилась, а креативность при принятии решений возросла до каких-то космических масштабов. И, поступив в вуз, я осознал, насколько проблема тайм-менеджмента актуальна на сегодняшний день: лишь единицы способны грамотно расходовать своё время и силы на выполнение ежедневных задач. В стремлении помочь тем, кто для начала хочет научиться базовым методикам планирования, я и создал серию статей, посвящённых ежедневному планированию. Если вы не читали первую часть, то обязательно прочитайте ее, там указана информация о том, как начать свой путь к ежедневному планированию, даны небольшие советы по подготовке своего тела и разума к этому нелёгкому делу.
Во второй части, то есть здесь, я буду говорить уже основную теорию по планированию: методики планирования, типы планов - все, что нужно для того, чтобы иметь некоторую подушку из знаний и не бояться применять полученную теорию на практике.
📃Начнем!
Не нужно бояться плана, нужно его составлять!
Давайте поговорим о планах. Вообще тема составления планов настолько обширна, что по ней можно защищать докторские степени, да и то получиться лишь поверхностная оценка! Однако то, что потребуется нам для повседневной жизни, вполне возможно уместить в рамки пусть и немаленькой, но довольно компактной по сравнению с теми же докторскими, статьи.
Итак, план... Не будем прибегать к сухой теории и описывать научно, что же такое план. Тут не лекция, можете расслабиться. Окунёмся в понятие плана немного с философской точки зрения, ведь по сути своей план - это всё: желания, цели, стиль жизни. Вы составляете план - вы работаете со своими целями, вы уверены в том, что они осуществимы, вы уверены в себе и своих силах при его составлении. Это и есть план, план - это вы, план - это ваше будущее и ваша мотивация для реализации всех своих желаний.
Многие боятся радикально подходить к планированию своего дня, ведь "А ВДРУГ Я ЭТО НЕ УСПЕЮ, ВДРУГ У МЕНЯ НЕ ПОЛУЧИТСЯ, ВДРУГ МЕНЯ ПОЗОВУТ НА ПЬЯНКУ, И НИЧЕГО НЕ БУДЕТ ВЫПОЛНЕНО?!"
В первую очередь вы составляете план для себя. Да, именно для себя, для того, чтобы видеть свой прогресс. И если вас пригласили куда-то потусить, и вы целый день не работали по своему плану, то в этом нет ничего страшного. Как было сказано в первой части, отдых важен, и им нельзя пренебрегать! Однако надо давать себе отчёт в том, что дела, оставшиеся в плане, никуда не денутся, и их так или иначе придется выполнить, перенеся их уже в другой план другого дня, недели или даже месяца.
🔸 Дела должны быть доделаны, и чем быстрее - тем лучше!
Это немного противоречит моей идее, что никакие дела нельзя откладывать на потом, но тут уже играет роль контекст. Если вы в силу своей исключительно лени перекладываете дела на завтра/на следующий месяц/на неопределённый срок, то тут ваша проблема, вы виноваты и с вами надо работать. Если же вы не выполнили дела по причине, озвученной выше, то вы не причём, это не ваша лень, поэтому в данном случае существуют определённые поблажки.
Итак, план - это все наши цели, которые мы записываем на бумаге или печатаем на телефоне. Но наши цели необходимо как-то структурировать, не всё же в кучу складывать. Для этого существует несколько проверенных методов, каждый из которых имеет плюсы и минусы. Разберём каждый из методов, благо их не так много, и каждый по-своему интересен.
I. SMART-планирование
Эта методика построения планов относится скорее к постановке целей, но без грамотно поставленной цели невозможно составить план, который эту цель осуществит. По данному методу КАЖДУЮ цель необходимо расписывать, используя следующие переменные:
S - Specific – "конкретность"
M - Measurable – "измеримость"
A - Attainable – "достижимость"
R - Relevant – "важность"
T - Time-bounded – "ограниченность во времени"
Как это должно выглядеть? Давайте приведу рутинный пример цели по методике SMART: "Купить кроссовки Adidas NMD для бега не дороже 12500 рублей до 1 июня 2021 года". Разберём цель по этой схеме.
S - "Купить кроссовки Adidas NMD" - указана конкретная модель кроссовок, их марка;
M - "не дороже 12500 рублей" - указана точная максимальная цена товара;
A - до лета вполне реально накопить 12500 рублей;
R - "для бега" - грамотно поставленная важная цель покупки;
T - "до 1 июня 2021 года" - точная дата окончания накопления;
У этого метода определённо есть плюсы. Во-первых, это точность постановки цели. Чем точнее поставлена цель, тем проще будет акцентировать внимание на отдельных переменных и не забывать о них. Если бы мы убрали хотя бы одну из частей в нашем примере про кроссовки, то эта цель просто развалилась бы, превратившись в набор слов без конкретики и смысла. Во-вторых, это нацеленность на результат в самом начале пути. Мы сразу дали себе понять, что осуществление этой цели возможно, поэтому и составление плана действий для реализации целей, и его следование тоже не вызовет особых проблем. Мы дали себе мотивацию на работу, мы указали все главные аспекты цели, из-за этого мы готовы работать, чтобы эту цель осуществить.
Однако в этом методе есть и существенные недостатки. Самый главный минус - недостаточная универсальность. SMART-планирование невозможно использовать в краткосрочной перспективе, особенно, когда мы говорим о ежедневном планировании. Вы, конечно, можете попробовать, но пока вы запишите все ваши планы на день по системе SMART - пройдет целый день. Поэтому SMART можно и даже нужно использовать при составлении месячных и годовых планов: это надежнее, чем обычный план, и проще для мозга, и выгоднее в долгосрочной перспективе.
II. Диаграмма Ганта
Еще один проверенный способ распределить цели по степени их важности и затратности по времени - построить Диаграмму Ганта. Суть проста: надо построить координатные оси, где по горизонтальной оси будет время, необходимое на то или иное дело, а по вертикальной - список конкретных дел. Далее распределяем своё время на эти дела таким образом, чтобы вам хватило сил, желания, ну и времени,само собой. Выглядит это примерно так:
Плюс методики заключается в том, что диаграмма Ганта наглядно показывает, сколько времени можно будет затратить на то или иное дело, что побуждает к действиям и достаточно сильно мотивирует выполнять поставленные задачи. Однако и тут тоже не обошлось без минусов, ведь, во-первых, метод снова не универсален и может использоваться лишь в долгосрочной перспективе. Во-вторых, для идеального использования диаграмм Ганта нужно точно понимать, сколько времени требует то или иное дело, что порой бывает не так просто оценить. К тому же, им одним просто невозможно и неудобно пользоваться, то есть диаграмма Ганта - метод-дополнение к другим, более глобальным способам планирования.
Однако это не означает, что им нельзя пользоваться. Даже наоборот, им стоит пользоваться, но рекомендуется делать это только при планировании каких-то серьезных long-run дел, вместе с этим используя несколько других практик составления целей и планов для получения максимального результата.
III. Методика GTD планирования
Метод планирования "Getting Things Done" ( или GTD-планирование) был разработан американским экспертом и консультантом в сфере тайм-менеджмента Дэвидом Алленом. По его теории, человек должен освободить свой разум от запоминания задач.
🔸 В таком случае человек сможет сконцентрироваться на выполнении самих задач, не подвергая мозг лишней нагрузке.
Основная суть метода заключается в упорядочивании своих дел и планов при помощи составления календаря-планировщика. После этого дела будут делиться на 4 категории:
- Следующие действия – охватывают ближайшую перспективу;
- Проекты – задания, которые выполняются длительное время;
- Отложенное – раздел делегированных кому-то полномочий;
- Не обязательное – неопределенные дела, которые можно отложить на "когда-нибудь".
Также для успешного планирования необходимо ответить на 3 вопроса:
- Какая цель должна быть достигнута?
- Каким образом она будет реализована?
- Какой траекторией необходимо двигаться для ее достижения?
Упорядочив свои задачи и ответив на вопросы, человеку становится гораздо легче составить подходящий план действий и реализовать его.
IV. Метод ABC- планирования
Метод ABC-планирования, или ABC-анализ, пришёл в сферу тайм-менеджмента прямиком из экономики, а точнее из теории производства.
🔸 Сам метод основан на принципе Парето: 20 % всех товаров дают 80 % оборота.
В случае с нашей темой ABC-планирование можно описать так: необходимо проранжировать все свои дела и планы по их проценту на общее число дел и полезности примерно таким образом:
- А – наиболее значимые цели (как правило, их не более 15%, но они дают порядка 65% результата);
- В – дела средней важности (их около 20%, эффективность от их выполнения тоже примерно 20%);
- С – не важные задачи, рутина (обеспечивают 15% успеха при заполнении 65% времени).
Данная методика интересна тем, что позволяет определить времязатратность каждого типа дел и наилучшим образом скоординировать свой распорядок так, что на рутину мы будем тратить наименьшее количество времени, а на значимые цели - наибольшее. При этом он не требует каких-то сверхъестественных усилий для его составления, поэтому его можно легко использовать для ежедневного планирования. Но есть еще один, не менее привлекательный метод...
V. Методика "60/30/10"
Этой методикой пользовался и пользуюсь лично я, однако она не является результатом многолетних исследований видных учёных, хоть ее и можно считать производной от метода ABC-планирования, про который я писал выше. Вообще этот способ менеджмента пришел из колористики и теории цвета помещений.
🔸 Она регулирует соотношение цветов: 60% пространства отдаётся доминирующему цвету, 30% — дополнительному, 10% отводится под акцент на отдельных вещах
В случае с составлением плана мы действуем примерно в том же ключе:
- под 60% мы понимаем самые важные дела, то есть те, на которые у нас уйдет 60% времени;
- под 30% времени отводятся более рутинные, но не менее важные дела;
- ну и 10% времени мы отводим под элементарные, почти механические рутинные действия.
Чем интересен данный метод? Тем, что он сразу даёт понять, на какие дела сколько времени мы потратим, на какие моменты стоит сделать акцент, а на какие проще забить до вечера или сделать сразу под утро, чтобы больше к ним не возвращаться.
Также стоит отметить и универсальность этого метода, ведь его можно использовать при составлении как ежедневных, так и более длительных планов,поэтому можете смело брать его на вооружение.
Как итог, любая из представленных методик составления планов хороша по-своему, в каждой есть преимущества и недостатки, и лишь вам остается решать, какой способ тайм-менеджмента и планирования вам более привлекателен, а каким вы никогда в жизни пользоваться не будете. Так что смело выбирайте!
Итоги
Итак, подведём некоторые промежуточные итоги. В мире придумано невероятно большое количество разных способов планирования, и какой из них использовать - выбор исключительно за вами и вашими желаниями, потребностями и целями. Идеальный вариант - комбинировать все представленные тут методики в зависимости от ситуации.