В руководстве по установке для Redmine 3.0 есть шаги 1-10. Это получение кода Redmine, создание базы данных и ее пользователя, копирование и редактирование файла database.yml (с примерами) и установка bundler вместе с гемами для Redmine.
Пятым шагом идет генерация секретного ключа для шифрования куки, затем идут создание структуры базы данных и загрузка в нее данных по умолчанию для выбранного языка.
Восьмым шагом идут консольные команды chown, chmod, чтобы у вас были права записи на подкаталоги с файлами Redmine, а также с его логами, временными файлами, каталоги public/plugin_assets.
Девятый шаг это тестирование установки (запуск веб-сервера webrick), десятым идет авторизация с в веб-браузере с учетными данными администратора (admin/admin).
Есть конфигурационный файл config/configuration.yml с параметрами электронной почты/сервера smtp и др.
Параметрам электронной почты посвящена соответствующая вики-страница. На ней читаем примеры конфигураций (configuration.yml), в том числе для случая без аутентификации smtp, а также "troubleshooting".
Руководство администратора содержит определение роли, или набора разрешений, позволяющих вам определить права участников проекта. Разрешения бывают проектные, форумные, документные, файловые, проблемные, новостные и др. Например, на чтение форумных сообщений, разрешения на их создание, редактирование/удаление всех или только своих сообщений, просмотр файлов, новостей, комментирование новостей.
С трекером задач связаны права на добавление/правку/удаление категорий, добавление/правку/удаление/копирование проблемы, добавление/правку комментариев и др.
Есть системные роли для определения прав зарегистрированного пользователя, не являющегося участником проекта (non member), а также права анонимных участников проектов. Эти роли присваиваются пользователям или группам автоматически.
В руководстве пользователя в Getting Started есть пять шагов: создание проекта, регистрация пользователей и активация их учетных записей (по умолчанию - вручную) и подключение их к работе над проектом с помощью ролей по умолчанию (manager, developer, reporter).
Роль manager позволяет пользователю создавать новые (под)проекты, управлять форумами, вики, репозиторием и т.п. проекта. В свою очередь Developer не может редактировать проект или удалять сообщения форума. Кроме того роль дает разрешения на управление потоком операций (менеджеры могут отклонять задачи, разработчики не могут).
Поток операций (workflow) это путь задачи от ее создания до закрытия, состоящий из следующих этапов по умолчанию: новая, в работе, решена, обратная связь, закрыта, отклонена.
Шаги 3-5 это создание, работа над и закрытие задач.
В настройках проекта можно добавить участников проекта, а также форум и др. Еще есть руководство разработчика и переводы руководств по redmine.